PLANEACIÓN ORGANIZACIONAL Y FIJACIÓN DE METAS

PLANEACIÓN ORGANIZACIONAL Y FIJACIÓN DE METAS

Una de las principales responsabilidades de los administradores es decidir el punto al cual debe llegar la organización en el futuro y la manera de llegar a él debido a que la mayoría de las organizaciones se enfrentan a una incertidumbre creciente por lo cual se debe iniciar el proceso de planeación. En algunas organizaciones, generalmente las de tamaño pequeño, la planeación es informal. En otras, los administradores siguen un marco conceptual de planeación bien definido.

De las cuatro funciones administrativas (planeación, organización, dirección y control) la planeación se considera fundamental. Todo lo demás se origina a partir de la planeación. Las metas especifican los fines futuros; los planes especifican los medios del momento actual. La palabra planeación generalmente incorpora ambas ideas, significa determinar las metas de la organización y definir los medios para lograrlas y generalmente afecta en forma positiva el desempeño de una compañía.

El proceso general de planeación empieza con una declaración de la misión de la empresa y de las metas estratégicas de la organización. La misión describe los valores de la organización, sus aspiraciones y su razón de ser. Una misión bien definida es la base para el desarrollo de todas las metas y planes subsecuentes.

Metas y Planes: Las declaraciones de carácter amplio que describen el punto al que quiere llegar la organización en el futuro se denominan metas estratégicas. Pertenecen a la organización como un todo en lugar de pertenecer a divisiones y departamentos específicos.

El plan estratégico es el proyecto que define las actividades organizacionales en la asignación de recursos que se requerirán para el logro de estas metas. El propósito de los planes estratégicos es convertir las metas organizacionales en realidades. En este orden de ideas, los planes tácticos definen lo que deberán hacer los principales departamentos y unidades organizacionales para implementar el plan estratégico de la organización.

Los resultados específicos que se esperan de los departamentos, de los grupos de trabajo y de los individuos reciben el nombre de metas operacionales. Están son precisas y mensurables.

Los planes operacionales se desarrollan a los niveles más bajos de la organización para especificar las etapas de las acciones hacia el logro de las metas operacionales y para dar apoyo a los planes tácticos.

Las metas organizacionales efectivamente desarrolladas se articulan dentro de una jerarquía; es decir, el logro de las metas a bajos niveles permite el logro de las metas de alto nivel.

Criterios para la elaboración de metas efectivas: Para obtener los resultados deseados las metas deben ser específicas y mensurables, desafiantes pero realistas, cubrir las áreas clave de resultados, con periodos definidos y vinculadas a resultados por ejemplo, recompensas a las personas que logran las metas.

Tipos de planeación y desempeño

Administración por objetivos: Método a través del cual los administradores y los empleados definen las metas para cada departamento y las usan para vigilar el desempeño. Para que la administración por objetivos sea exitosa, deben ocurrir cuatro actividades principales: 1) Fijación de metas: involucra a los empleados de todos los niveles. Una buena meta debería ser concreta y realista, proporcionar un blanco específico y una estructura de tiempo, así como asignar responsabilidades. Las metas pueden ser cuantitativas o cualitativas. 2) Desarrollo de planes de acción: Un plan de acción define el curso de una acción necesaria para lograr las metas fijadas. 3) Revisión del progreso: Una revisión periódica del progreso alcanzado es importante para asegurarse de que los planes funcionen o si se requiere de una acción correctiva. 4) Evaluación del desempeño general: Evaluar cuidadosamente si las metas anuales se han logrado tanto para los individuos como para los departamentos.

Los beneficios del proceso de la administración por objetivos pueden ser muchos. Se tiene más probabilidades de lograr las metas corporativas cuando centran la atención en los esfuerzos del administrador y de los empleados. El desempeño se ve mejorado porque los empleados están comprometidos con el logro de la meta. De manera opuesta, los problemas con la administración por objetivos ocurren cuando la compañía se enfrenta a un cambio rápido. Del mismo modo, la existencia de relaciones deficientes entre el patrón y el empleado reducen la eficacia porque existe desconfianza.

Planes que se usan una sola vez y planes permanentes: Los planes que se usan una sola vez se desarrollan para lograr un conjunto de metas que probablemente no habrán de repetirse en el futuro. Los planes permanentes son planes continuos que se usan para proporcionar una guía para las tareas que se ejecutan de manera repetida dentro de la organización.

Planes basados en contingencias: Planes que definen las repuestas de una compañía a situaciones específicas, tales como emergencias, impedimentos o condiciones inesperadas. Algunas veces, los eventos son tan repentinos y tan devastadores que requieren de una respuesta inmediata. Los administradores deben hacer todo lo que puedan para evitar la crisis. La formación de buenas relaciones con los proveedores, empleados, clientes, gobiernos, sindicatos

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