AUDITORIA CASO MALVINO

SINTESIS GERENCIAL

A. ORGANIZACIÓN - HALLAZGOS

ORGANIGRAMA:

• Las líneas de autoridad no están bien definidas.

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS:

• No se proporciona al momento de ingresar a la empresa.

INSTRUCTIVOS ESPECIALES:

• No existen para todas las actividades que se desarrollan.

B. INTEGRACIÓN - HALLAZGOS

SELECCIÓN:

• El proceso se lleva a cabo parcialmente.

INDUCCIÓN:

• No existe previa inducción al momento de ingresar a la empresa.

• Se desconoce el manual donde se especifican las condiciones de trabajo de la empresa.

C. DIRECCIÓN - HALLAZGOS

COMUNICACIÓN

• Es deficiente la intercomunicación entre las coordinaciones y los otros departamentos.

MOTIVACIÓN

• Son pocos los estímulos proporcionados, y cuando se otorgan, sedan sólo en ciertos departamentos o coordinaciones.

• La variedad de estímulos necesita diversificarse.

• El empleado no conoce cuáles son los estímulos o motivaciones que ha recibido, está recibiendo o podría recibir.

LIDERAZGO

• Se dificulta el tomar en cuenta las ideas aportadas por los empleados.

D. CONTROL - HALLAZGOS

FIJACIÓN DE ESTÁNDARES:

• La elaboración o el conocimiento de éstos no han sido claros.

SUPERVISIÓN:

• Se realiza de manera informal.

MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO:

• No se realiza en todos los niveles.

IDENTIFICACIÓN DE FACTORES CLAVES (CAUSAS MEDULARES)

• Falta de conocimiento y confusión con respecto a la filosofía de la empresa e información sobre el puesto

• Falta de comunicación entre trabajadores y áreas de la Institución

• No se toma total consideración a los trabajadores respecto a sus aportes brindados para soluciones posteriores.

• Falta de compromiso directo con la Institución.

• El empleado no recibe una capacitación en cuanto a las funciones que debe desempeñar en su puesto.

• Instructivos dados a conocer de manera parcial y no de forma escrita.

• La medición del desempeño se realiza sólo en los niveles que se cree pueden tener repercusiones directas con el éxito de la empresa a sabiendas que ésta recae en la mejora continua de la misma.

• El empleado no considera como estímulos los proporcionados por la Institución, ya sean cursos o capacitaciones, otorgamiento de responsabilidades, entre otros.

• Lo relevante para el ciclo escolar se planea con meses de anticipación, por lo que la flexibilidad para aportar nuevas ideas a lo planeado se dificulta ya que son ideas tomadas a nivel distrital.

EVIDENCIAS:

EVIDENCIA FÍSICA

Organigrama de la Institución

Observación directa y entrevista con los docentes.

Observación directa en las coordinaciones y otros departamentos

EVIDENCIA TESTIMONIAL

Pequeñas entrevistas informales a los colaboradores de la Institución.

Pequeñas entrevistas a los docentes.

Pequeñas entrevistas a los empleados de la institución por departamentos.

EVIDENCIA DOCUMENTAL

Informes sobre evaluaciones al personal

Plan de Trabajo Anual.

Material de evaluación y supervisión

EVIDENCIA ANALÍTICA

No se encuentra evidencias analíticas.

RIESGOS:

RIESGO DE CONTROL:

RIESGOS RAZONES

Malas prácticas en el proceso de selección y capacitación. La empresa no cuenta con los CV documentados, antecedentes laborales, ni con cartas de recomendación de los reclutados.

Falta de control evaluativo al personal. La empresa ha priorizado otros aspectos dejando a un lado éste.

RIESGO INHERENTE:

RIESGOS RAZONES

Desmotivación de los colaboradores • La incongruencia entre las políticas internas y la realidad laboral que se percibe.

• La falta de información.

• Desconocimiento y carencia de un MOF.

RIESGO DE DETECCIÓN:

RIESGOS RAZONES

Deficiente comunicación entre las coordinaciones y los otros departamentos. No existen buenos canales de comunicación entre el personal y los directivos de la empresa y tampoco entre áreas y coordinaciones..

CONCLUSIONES:

• En cuanto a las evidencias físicas obtenemos información sobre la Institución pero no es actualizada, tampoco es de conocimiento para los trabajadores. En lo que respecta a las observaciones se podría validar una notoria falta de comunicación entre el personal.

• Obteniendo las evidencias testimoniales podemos contrastar las evidencias físicas en cuanto respecta al desempeño, colaboración y por ende la falta de comunicación entre trabajadores ya que las entrevistas obtenidas fueron aplicadas a los colaboradores de la Institución. Lo que a su vez genera la falta de motivación para realizar sus labores y que los mismos se sientan mal por no ser tomados en cuenta en cuanto a sus aportes.

• Con las evidencias documentales siendo más explicitas podemos medir el desarrollo del trabajo que se va realizando y constatamos algunas otras evidencias que tengan relación a esta información, como el Plan de Trabajo Anual que imposibilita muchas veces la flexibilidad de cambio de decisiones o alternativas de solución a problemas.

• Dentro de la auditoría no se hizo uso de evidencias analíticas.

OBSERVACIONES

• Los estímulos se presentan sólo en algunas otras áreas de la Institución no en la Coordinación.

• Trabajadores con bajo nivel de interés en su trabajo, originado por diversas causas tales como la consideración que tiene frente a los estímulos, pues no son los adecuados para la realización de las labores.

• Personal desinformado sobre sus funciones principales.

• Falta de interacción entre los colaboradores.

RECOMENDACIONES

• La falta de comunicación general falta de información, por esto los trabajadores no se encentran informados muchas veces de su fin en la Institución y se encuentran imposibilitados de aportar ideas constructivas a la misma.

• Se propone que el consejo directivo de la institución presente propuestas de posibles organigramas, y a partir de éstas consensuar el que mejor se adecue a las necesidades de la Institución. A su vez, dar a conocer tanto el organigrama como los manuales de ejecución de trabajos a todo el personal sin excepción.

• Hacer partícipe al personal para dar propuestas de ejecución al Plan de Trabajo Anual para cada año escolar.

• Elaborar un sistema de inducción general hacia la Institución, así como uno específico a cada coordinación o departamento. En el cual se contemplen también las condiciones de la empresa.

• Elaborar un plan de estímulos y motivaciones adecuado para los trabajadores de la Institución, el cual debe darse a conocer al inicio de cada ciclo escolar.

• Establecer en coordinaciones y departamentos espacios de diálogo cada bimestre para la exposición de ideas que beneficien a la Institución. Será responsabilidad del coordinador o jefe de departamentos presentar las propuestas al consejo directivo y una vez evaluada la propuesta hacer del conocimiento de la resolución al interesado(a) o grupo de interesados(as)

• Al finalizar cada ciclo escolar se evaluarán hasta qué punto fueron alcanzados los objetivos y se reelaborarán adecuándose a las necesidad de la Institución, específicamente de cada coordinación o departamento.

• Cada fin de ciclo escolar se realizará una evaluación del desempeño a cada uno de los coordinadores y responsables de departamento por parte de la Dirección General de la Institución. Dando por escrito los resultados de ésta para tomar posteriormente adecuadas decisiones de mejora.

Huancayo, 01 de Diciembre de 2013

ANEXO N°1 - PAPEL DE TRABAJO N°1

EMPRESA AUDITORA 100% AUGE

ORGANIZACIÓN AUDITADA Institución Educativa Particular “La Católica GEM” SAC

IDENTIFICACIÓN DE AUDITORÍA Auditoría al Área de Coordinación de la Institución Educativa “La Católica GEM”

TIPO DE AUDITORÍA INTERNA EXTERNA X

FINANCIERA ADMINISTRATIVA X

RUBRO DE LA ORGANIZACIÓN COMERCIAL DE SERVICIOS X PÚBLICA

PROYECTO DE AUDITORÍA

FECHA DE INICIO: 01/10/13 REQUIERE DE EQUIPOS SOFISTICADOS

FECHA DE TÉRMINO: 30/11/13 SI NO X

DOCUMENTACIÓN O REQUERIMIENTO DE INFORMACIÓN A ANALIZAR

1 Reportes de operaciones

2 Manual de operaciones y procedimientos

3 Diagramas de flujo de procesos

4 Políticas internas de la empresa

5 Calendario de procesos

INDICACIONES O ALCANCES LEVANTADOS DURANTE LA APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA

1 Inequidad en la entrega de “estímulos”.

2 Entrevistas realizadas a los trabajadores relacionados con el Área de Coordinación

3 Desmotivación laboral

OBSERVACIONES

1 Los estímulos se presentan sólo en algunas otras áreas de la Institución no en la Coordinación.

2 Trabajadores con bajo nivel de interés en su trabajo, originado por diversas causas tales como la consideración que tiene frente a los estímulos, pues no son

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