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CASO ESTUDIO: POSEIDÓN S.A


Enviado por   •  6 de Julio de 2020  •  Informes  •  1.535 Palabras (7 Páginas)  •  2.066 Visitas

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PRÁCTICA Nº4

TEMA: DEPARTAMENTALIZACION Y ASIGNACION DE ACTIVIDADES

CASO ESTUDIO: POSEIDÓN S.A.

OBJETIVOS:

  • Aprender los pasos de un análisis de organización y métodos.
  • Reconocer los errores más comunes de una administración.
  • Aprender a elaborar un diagrama y organigrama.
  • Desarrollar habilidades criticas al desarrollar y plantear posibles soluciones para los problemas hallas en el caso.

BREVE MARCO TEÓRICO: 

Las organizaciones son entidades sociales compuestas por dos o más individuos con la finalidad de cumplir metas y objetivos. Existe una diversidad de tipos de organizaciones, por ejemplo: universidades, empresas de servicios, colegios, institutos armados, club sociales, la familia, etc. Cada uno con sus características específicas que apuntan a una meta a cumplir.

TEORIA DE LA ORGANIZACIÓN FORMAL

Existen dos tipos de organización: la organización formal e informal. Por organización formal se entiende, la estructura intencional de funciones en una empresa formalmente organizada. Pero describir a una organización como “formal” no significa que contenga nada inherente inflexible o indebidamente limitante. Para proceder correctamente a la organización, un administrador debe generar una estructura que ofrezca las mejores condiciones para la contribución eficaz del desempeño individual, tanto presente como futuro, a las metas grupales.

La organización formal debe ser flexible. Debe dar lugar a la direccionalidad, la ventajosa utilización del talento creativo y el reconocimiento de los gustos y capacidades individuales en las organizaciones más formales. No obstante, en una situación grupal los esfuerzos individuales deben canalizarse hacia metas grupales y organizacionales.

Se Solicita:

  1. ANALIZAR la metodología utilizada por el Ing.Cesar Vizcarra y EXPLICAR sus aciertos y errores con base a la metodología de los procesos de mejoramiento administrativo estudiada en el curso.

ACIERTOS:

  • Obtener importante contrato de suministros de una fábrica de dulce de leche, lo que indica que la gestión de ventas es buena.
  • Enfrentar la crisis y salir airosos.
  • Departamentar la gerencia de producción para garantizar adecuada atención al cliente.
  • Contar con Organización estructural y funciones definidas.
  • Buena comunicación y negociación con los clientes.

ERRORES:

  • No disponer de información respecto a costos de producción.
  • Otorgar créditos a clientes, sin analizar su capacidad de pago.
  • Demora y retrasos en pedidos.
  • Problemas de producción, dando prioridad a productos no necesarios, y olvidar pedidos importantes.
  • Desperdiciar cantidades importantes materia prima, al usar varias máquinas para un mismo producto de lote pequeño.
  • Falta de coordinación y planificación de materia prima (problemas de logística)
  • Falta de procedimientos estandarizados.
  • Tecnología obsoleta en Sistemas de Computación.

  1. EXPRESAR que información relevaría Ud. para realizar un análisis de la estructura orgánica de Poseidón S.A.
  • Hacer un estudio detallado sobre división de trabajo y jerarquía.
  • Conocer a fondo las tareas y funciones de cada miembro de la empresa.
  • Conocer los procedimientos y procesos productivos.
  • Hacer un análisis de tiempo y eficiencia.
  • Conocer a los directores de la empresa, jefes de línea, unidades internas y consultores externos.
  • Averiguar: ¿Cuál es el problema y de donde proviene?
  • Conocer: ¿En que se basa el actual deseo de fomentar un cambio?
  • Establecer: ¿Cuál es el objetivo de que la empresa persigue con el estudio?
  1. EXPRESAR que método o métodos de relevamiento utilizaría para analizar la estructura orgánica de Poseidón S.A.

Para realizar el relevamiento de estructura, realizaría las siguientes actividades:

  • Entrevistas personales a gerentes, jefes y responsables de cada departamento y sección, para relevar las funciones asignadas a dichas unidades.
  • Entregar cuestionario escrito a todos los empleados para relevar las tareas de los cargos.
  • Solicitar documentación como: organigrama actual, diagrama de flujos de procesos, informe de tiempos, costos y presupuestos, balances generales y estado de resultados de los últimos años y un informe de ventas.

  1. EXPRESAR cuáles son las causas para el rediseño organizacional y EXPLICAR cuál o cuáles son las que influyen en la situación que atraviesa actualmente la empresa Poseidón S.A.

Causas del rediseño organizacional:

  • Ineficiencia
  • Productividad insuficiente
  • Demoras y/o tiempos excesivos.
  • Organización informal o poco útil.
  • Los equipos no se adaptan a cambios ni mejoras.

Causas del rediseño de POSEIDÓN S.A.

  1. INEFICIENCIA, del manejo de costos y entrega de pedidos.
  2. PRODUCTIVIDAD INSUFICIENTE, que no puede cumplir con la demanda de los clientes.
  3. DEMORAS, retrasos en producción de pedidos.
  4. ORGANIZACIÓN INFORMAL, falta de comunicación e información.
  5. ORGANIZA OBSOLETA, no ha mejorado en los últimos años-

  1. DIAGRAMAR el organigrama “estructural”  y “funcional” actual de Poseidón S.A.

DIAGRAMA ESTRUCTURAL:

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DIAGRAMA FUNCIONAL:

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  1. ANALIZAR las fortalezas y los problemas de la estructura organizativa actual de la empresa. Numere y explique con claridad cada una de las fallas y fortalezas. El análisis debe ser realizado considerando los siguientes aspectos:

  1. DIVISIÓN DEL TRABAJO

Fortalezas:

  • Se departamentalizó la gerencia de producción.
  • La gerencia de ventas tiene buena relación con el cliente y los vendedores están bien estructurados.

Problemas:

  • No hay estandarización.
  • No hay comunicación ni coordinación entre los departamentos de producción.
  • Los nombres de las secciones no corresponden con sus funciones.
  • El organigrama está mal estructurado.
  1. AUTORIDAD

Fortalezas:

  • Delegación de autoridad.
  • Busca la descentralización.

Problemas:

  • Falta delegación de actividades.
  • Falta autoridad de decisiones de proceso.
  • Falta autoridad en manejo de costos y compras.

  1. ÁMBITO DE CONTROL

Fortalezas:

  • Buen manejo de crisis.

Problemas:

  • No hay control en la producción y cumplimiento de pedidos.
  • Mal control de costos y de insumos.
  • Información de créditos a clientes.

  1. COORDINACIÓN

Fortalezas:

  • Reuniones e informes.

Problemas:

  • No hay coordinación sobre uso de máquinas.
  • No hay coordinación en la adquisición de materias primas.
  • Choferes mal organizados.

  1. FORMULAR y FUNDAMENTAR las recomendaciones que potencien las fortalezas y permitan superar las fallas determinadas en el punto anterior.

SUPERAR LAS FALLAS:

  • Presentar a los diferentes departamentos la información necesaria respecto a los costos de producción.
  • Conocer e investigar más información sobre las empresas con las que se trabaja.
  • Dar prioridad a los clientes más importantes.
  • Dar prioridad a productos de entrega inmediata o pendientes de la empresa.
  • Utilizar de mejor manera las máquinas  y los equipos.
  • Optimizar los tiempos y recursos.

SUPERAR LAS FALLAS:

  • Potenciar la marca del producto e incluir las exportaciones.
  • Evitar las crisis económicas con un mejor control de administración.
  • Potenciar la buena relación con los clientes.

8. DIAGRAMAR un nuevo organigrama “estructural” que refleje las recomendaciones planteadas en el punto anterior.

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Falla

Análisis de la falla Principio/s de organización que no se cumple/n

Recomendaciones

1

Los puestos, no están bien organizados, los nombres no corresponden a sus cargos, la toma de decisiones y carga laboral no está bien definida.

División del trabajo

Crear un nuevo organigrama formal.

2

Los choferes no informan a sus superiores sobre salidas y despachos.

Unidad de mando

Imponer reglas, los choferes deben estar supeditados por un jefe directo que supervise y coordine sus actividades.

3

No hay orden en la toma de decisiones, los choferes, auxiliares y jefes toman decisiones con una autonomía que no corresponde a su cargo.

Jerarquía

Elaborar un diagrama de descripción de funciones de cada puesto.

4

No hay control sobre los pedidos de materia prima y sobre las líneas de producción.

Ámbito de control

Se deben crear flujos de información para tomar decisiones de ese tipo.

5

El gerente de ventas, realiza todo tipo de labores.

Delegación de autoridad

Establecer bien sus funciones y crear un departamento de logistica

6

Los procesos no están estandarizados, cada jefe hace lo que cree conveniente.

Homogeneidad

Estandarizar procesos, elaborando informes y mapas de procesos y flujos reales.

7

Se atendieron productos, que estarían en Stock y no se atendió a tiempo los pedidos urgentes.

Atención equilibrada

Dar prioridad a pedidos, según importancia, tamaño y plazo de tiempo.

8

No se disponía información respecto a los costos de información y se entregaba créditos a los clientes sin analizar su capacidad de pago.

De la información

Usar los sistemas y tecnologías de información para crear bases de datos con información de clientes y crear informes de costos.

9

Pedidos de envases retrasados, por Luis Polito, jefe del departamento había ocupado la maquinaria en fabricación de precintos de seguridad, cuando se tenían pedidos más importantes.

De la coordinación y trabajo en equipo

Estandarizar  los procesos y actividades, elaborar cronogramas de producciones.

10

Los pedidos no se realizan a tiempo y hay demoras.

De la administración del tiempo

Hacer uso de diagramas adecuados como los Gantt y calendarizar los tiempos, convendría hacer un estudio detallado de tiempos.

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