En que consisten los Gastos de Caja Chica en Tiendas

31HectorApuntes14 de Julio de 2017

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Dirección	Departamento o area
Dirección de Administración y Finanzas	Personal
TÍtulo	Gastos de Caja Chica en Tiendas
Status	Vigente
Publicada	1 de Diciembre 2007
Sustituida
Definición del Autorizador	Eduardo Zea Mir
	Luz Ma. Gutierrez
	Carlos Rodriguez

1. PROPOSITO:

1.1 Se ha desarrollado el presente manual con la finalidad de estandarizar y sistematizar las actividades de control interno administrativo y operativo, al momento de asignar los fondos de caja chica, realizar un gasto de caja chica y solicitar el reembolso de la misma.

1.2 La normatividad contenida en el presente manual tiene como principal objetivo asegurar la adecuada optimización los recursos asignados a cada rubro de cada área, de tal forma que los recursos financieros de este rubro se asignen de una forma eficiente y eficaz.

1.3 Erradicar de forma definitiva la disposición del dinero de las Ventas para gastos operativos, gastos de mantenimiento viáticos o cualquier otro tipo de gastos

2. ALCANCE

El presente manual de políticas y procedimientos será aplicable a todos aquellos empleados que tengan asignados fondos de caja chica, realicen gastos de caja y soliciten rembolsos de la misma y es de observancia obligatoria sin excepción alguna.

3. INFORMACION BASICA

Definiciones:

Gastos generales (operativos): son aquellas erogaciones que son indispensables para la operación de las tiendas, la producción de la fábrica y su adecuada administración.

GASTOS DE OPERACIÓN autorizados para ser desembolsados a través de caja chica, se consideran los siguientes:

Insumos menores de papelería

Pasaje

Basura

Agua Embotellada

Vigilancia

Adornos por temporada

Copias

Impresión de fotografía

Servicio de café-internet (solo en caso solicitud especifica)

Estafeta urgente (solo por emergencia y ocasional)

Botiquín

Camba ceo autorizado por tienda

Por ningún motivo se autoriza pagar por caja chica los siguientes gastos:

MensajerÍa

Artículos de Limpieza

Bolsa

Hojas Blancas

Viáticos

Los gastos por los que no nos dan comprobantes fiscales solamente podrán ser:

PASAJES (ESPECIFICAR MOTIVO DEL VIAJE)
VIGILANCIA (ESPECIFICAR LAS FECHAS QUE ABARCA)
BASURA (ESPECIFICAR LAS FECHAS QUE ABARCA)

Gastos de Mantenimiento: Reparaciones menores y eventuales para las tiendas, tales como:

cambios de focos
sustitución de vidrios
reparaciones menores de muebles
No se permiten mantenimiento a ningún equipo de cómputo que no sea programado por la dirección de sistemas.

GASTOS DE MANTENIMIENTO autorizados para ser desembolsados a través de caja chica

Plomería hasta un máximo de $1,000.00

Cortinas metálicas

Poda

Cerrajería (siempre y cuando sea por avería)

Instalación eléctrica

Pilas

Foto de siniestros o avería

Pipa de Agua (Previa autorización)

Servicio de Agua Municipal montos menores a $ 1,000.00

Por ningún motivo se autoriza pagar por caja chica los siguientes gastos:

Fumigación

Rollos Térmicos

Mantenimientos Mayores.

Anticipos a Proveedores de Mantenimiento.

Servicio de Agua Municipal montos mayores a $ 1,000.00

Autorizaciones: Todos los comprobantes deberán venir firmados y sellados al reverso por la gerente de la tienda.

Todos los gastos deben de contar con la autorización del Gerente de ventas y de la Contraloría de gastos.

Límites de autorización: No se cubrirán gastos o facturas superiores a $1,000 (mil pesos 00/100)

Todos los gastos deben de cumplir con los requisitos fiscales de los comprobantes: Ver Anexo 1 de esta política, excepto por los que no nos entregan comprobantes fiscales mencionados con anterioridad.

Formas de Pago:

Todos los rembolsos se realizan vía transferencia electrónica

POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES

4.1. POLITICAS GENERALES DE CAJA CHICA DE TIENDAS

El Monto autorizado para cada Tienda que fue determinado por la dirección de la empresa con base en los consumos y gastos de periodos anteriores. El complemento de caja será depositado en la cuenta del gerente de Tienda.

GERENTE DE TIENDA

El Gerente de tienda deberá de tener registrada su firma en el catalogo de firmas y entregar la carta responsiva del fondo (Anexo 2)

Una vez que cuente con el saldo conciliado de caja chica podrá comenzar a disponer de la misma.

El Fondo será exclusivamente para gastos menores de operación y mantenimiento de la tienda.

Deberá de realizarse un vale de caja llenando todos los espacios: nombre, firma de quien solicita y firma de quien autorizo, así como el motivo en lo que recibe la factura que compruebe el gasto.

Las facturas deberán de especificar artículo por artículo, o en su caso, mandar engrapado el ticket de la máquina registradora del gasto o compra según corresponda y cumplir con los requisitos fiscales.

En el caso de que existan gastos por los que no nos dan comprobantes fiscales de acuerdo con la definición de esta política, es necesario llenar el vale de caja de acuerdo con las políticas de este manual.

Tendrá la obligación de realizar su reembolso de gastos en forma periódica considerando que siempre la tienda deberá tener al menos el 50% del fondo en efectivo, considerando que el tramite se lleva en promedio 1 semana.

Una vez que el gerente de tienda cuente con los comprobantes debe completar el formato “Reposición de caja Chica” (Anexo 3) cumpliendo con los requisitos pre-establecidos y procederá a enviar el formato a contabilidad vía estafeta con la documentación soporte.

CONTABILIDAD

Se encargará de contabilizar y verificar que se cumplan con requisitos fiscales

CONTRALORIA DE GASTOS

Se encargará de verificar y autorizar el formato analizando la razonabilidad de los gastos y que se cumplan con los límites y disposiciones estipulados en esta política, así como su apego al presupuesto asignado.

En caso de existir alguna duda o controversia, Contraloría tiene la obligación de aclararla o cuestionar la necesidad, importancia y apremio de la erogación.

Una vez que dicho formato haya sido aprobado, lo remitirá a tesorería los días viernes junto con el layout.

En ningún caso, se podrá entregar reembolsos o facturas directamente a tesorería ya que estas serán rechazadas y no procederá su pago hasta que realiza el registro en el sistema de bancos.

GERENTE DE TESORERIA

Programa el pago de acuerdo a calendario y realiza la transferencia a la cuenta indicada enviando la interface a contabilidad

ANEXO 1. REQUISITOS DE LOS COMPROBANTES PARA EFECTOS FISCALES

Actualización: 27/noviembre/2003

PrincipalInformación FiscalComprobantes Fiscales Los requisitos que deben reunir las facturas son los siguientes

Los requisitos que deben reunir las facturas son los siguientes:

I) El nombre impreso, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien expida estos comprobantes. Si se tiene más de un local o establecimiento, se deberá señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan.

II) Contener impreso el número de folio.

III) Lugar y fecha de expedición.

IV) Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la persona a favor de quien se expidan.

V) Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen.

VI) Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o en letra, así como el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse, en su caso.

VII) Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual se realizó la importación, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación.

VIII) Fecha de impresión y datos de identificación del impresor autorizado.

IX) Vigencia del comprobante.

(fig. 1.2)

Además de lo señalado anteriormente, deberán contener:

(fig.1.3)

A) La Cédula de Identificación Fiscal, que en el caso de las personas físicas deberá contener la CURP, salvo en los supuestos en que dicha cédula se haya obtenido a través del trámite de reexpedición de cédula de identificación fiscal en donde previamente se haya presentado aviso de apertura de sucesión o cédula de identificación provisional.

B) La leyenda: "La reproducción no autorizada de este comprobante constituye un delito en los términos de las disposiciones fiscales".

C) El Registro Federal de Contribuyentes, nombre, domicilio, y en su caso el número telefónico del impresor, así como la fecha en que se incluyó la autorización correspondiente en la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria.

D) La fecha de impresión.

E) La leyenda: “Número de aprobación del Sistema de Control de Impresores Autorizados”, seguida del número generado por el sistema.

Por otra parte, las personas morales -con excepción de las que tributan como personas morales con fines no lucrativos-, y las personas físicas con actividad empresarial -excepto las que se dediquen exclusivamente a las actividades agrícolas, ganaderas y silvícolas-, tendrán un periodo límite de utilización de sus comprobantes. Éstos podrán ser utilizados en un plazo máximo de dos años, contados a partir de su fecha de impresión. Transcurrido dicho plazo sin haberse utilizado deberán cancelarse; sin embargo, la numeración continuará siendo consecutiva, considerando inclusive los comprobantes cancelados al término de su vigencia.

La vigencia deberá señalarse expresamente en los comprobantes. Se podrá optar por considerar como fecha de impresión únicamente el mes y año -sin incluir el día-, en el entendido de que el plazo de vigencia se calculará a partir del primer día del mes en que se imprima en el comprobante.

* En el caso de personas físicas que tributen conforme al Régimen de Actividades Empresariales y Profesionales, o al Régimen Intermedio, además deberán imprimir la leyenda “Efectos fiscales al pago”, de conformidad con lo señalado en el Art.133 fracc.III de la Ley de Impuesto sobre la Renta.

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