Formas tema 8

1-. Concepto de formas:

       Son los modelos que se utilizan para capturar informacion para el registro control y/o proceso de las operaciones de una entidad. Este instrumento de comunicación contiene información fija impresa y espacios para anotar información a la que convencionalmente se llama variable.

       Una Forma se convierte en documento una vez que se ha anotado en ella la información, La aplicación de los formularios es sumamente amplia en los negocios, ejemplo de ello es cuando se realiza un deposito bancario, se llena algun tipo de formulario que deje constancia de la transaccion realizada.

2-. Objetivos de las formas:

• Facilitar el procedimiento de información
• Simplificar el adiestramiento de los empleados
• Simplificar el proceso de control por parte de la administración  
• Proporcionar un medio eficiente para registrar y llevar datos, que son las materias primas del sistema de información para la administración.

3-. Clasificacion de los formularios:

De acuerdo a su presentacion puden ser:

• Simples
• Compuestos

Formularios simples: son aquellos documentos que estan representados por una sola  forma y no poseen copias anexas. En algunos casos tales como los depositos  en una cuenta de ahorro, requieren de una sola hoja y queda evidencia del deposito en la libreta correspondiente.

Formularios compuestos: poseen mas de una hoja y son elaborados con base a formatos predefinidos y bajo un esquema de almacenamiento o archivo especial, dentro de este renglon podemos distinguir los siguentes tipos.

De acuerdo a su uso pueden ser:

• Para originar una accion
• Para registra una accion
• Pára informar resultados

Para originar una accion: tienen el procedimiento de un grupo de tareas con un cierto objetivo. Ejemplo la emision de una requision de materiales pued dar origen a la emision de una orden de compras.

Para registra una accion: estan orientados a guardar informacion que puede ser consultada posteriormente. Por esta razon su llenado correcto es importante desde el principio dada que cualquier informacion omitida pude ser requerida despues, ejemplo en una empresa es la hoja de vida de los empleados o planillas de solicitud de empleo.

Formularios para infromar resultados: son las que se usan para mostrar cifras o analisis de procesos que se encuentan estandarizados. Ejemplo: los analisis de credito que son realizados en las intituciones financieras y que se encargan de comunicar a un comité de credito acerca de los resultados del analisis de la situacion financiera o de resultados del solicitante del credito.

De acuerdo a su elaboracion puden ser:

• Manuales
• Semimecanizados
• Mecanizados

Formularios manuales: son formatos que son llenados de forma totalmente manual, es decir no intervienen las maquinas para su elaboracion.

Formularios semimecanizados: se llevan en parte manuelmente , y en parte atravesde un elemento maquina como un computador.

Formularios mecanizados: son aquellos elaborados totalmente por una computadora, tanto los datos del mismo como los campos por rellenar.

4-. Esquema General de  las Formas:

•        encabezado  

•        cuerpo principal

•        observaciones

•        autorizaciones

•        margenes

Encabezado: Se encuentra siempre en la parte superior de la forma y contienen por lo menos El título, el número y fecha de elaboración.  En casos especiales en esta área se pueden agregar también las observaciones o lugar de emisión.

Cuerpo Principal: Contiene información principal y relevante para procesar el formulario.

Área de observación: En este lugar se debe colocar información referente a la información principal para aclaraciones de cualquier duda referente a la información contenida en el formulario.

Autorizaciones: Son aquellos campos reservados  para que las personas involucradas evidencien su aprobación acerca del procedimiento de la información.

Márgenes:  Son aspectos en blanco, toda forma debe contener un cuadro de márgenes; superior, inferior, derecho, izquierdo.  

5-. Diseño de formas:

       Todo formato debe seguir una serie de principos basicos para su diseño, estos principios deben tener en cuenta los aspectos de funcionalidad y eficiencia de los procesos involucrados. Todo formulario debe cumplir almenos con los siguientes principios.

• Facilidad para su relleno
• Reduccion de las posibidades de error
• Estetica
• Reducion de costos

       De los principos antes nombrados algunos pueden parecer obvios , sin embargo, es comun que en la practica sean pasados por alto al momento de elaborar y diseñar un formato.

6-. Técnicas Para El Diseño De Formas:

       Debe contar con los espacios suficientes para los datos, el espacio de los campos de entrada de un formulario, debe ser suficiente para la estructura de los datos solicitados. La falta de espacio hace que la elaboración y calidad del mismo sea deficiente.

       Para que las formas tenga los espacios apropiados, tanto verticales como horizontales, es básico preparar con antelación un diseño de la forma con todas las entradas normales anotadas en el como guía.

Determinación del tipo de información que debe ser procesada a través de:

La forma: uno de los principios es el relleno de las formas, que es el establecimiento de diferentes facilidades para el uso de los formularios.

Información Fija: Es la que viene impresa en el formulario y que debe estar claramente establecida.

Información Variable: Es aquella que se suministra por cada una de las personas involucradas en su elaboración.

Arqueo De Datos:

 Consiste en la investigación realizada por el análisis para determinar cuáles son los datos que necesitan incluir así como la evaluación de su utilidad y pertinencia mediante la elaboración de:

•        Lista de datos necesarios para que la forma pueda suministrar la información para la cual se diseña.

•           Estimación de la información en el procesamiento.

•           Verificación de acceso a los datos necesarios para completar la forma.

Clasificación De Los Datos: 

Datos en Orden de Importancia:

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