Gerencia Servicios & Seguridad Grupo Enel
jeanrod21Documentos de Investigación29 de Septiembre de 2019
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Especificaciones Técnicas | [pic 1] | |||
Empresa | Grupo Enel | |||
Código de identificación | 2018-07 | |||
Revisión | 01 | |||
Fecha de aprobación | Octubre 2018 | |||
Servicio de Administración de Trámite Documentario | ||||
Elaborado por: | Servicios Generales | |||
Aprobado por: | Gerencia Servicios & Seguridad |
- OBJETIVO
Enel (en adelante COMITENTE) requiere contratar el Servicio de Administración de Trámite Documentario para las empresas del Grupo Enel (en adelante el SERVICIO) contemplado en la presente Especificación Técnica (en adelante ESPECIFICACIONES). Para tal efecto, requiere contratar a una empresa especializada (en adelante LOCADOR) siempre que aquella asuma los servicios prestados por su cuenta y riesgo; cuente con sus propios recursos financieros, técnicos o materiales; sean responsables por los resultados de sus actividades y sus trabajadores estén bajo su exclusiva subordinación con capacidad, recursos en cantidad y calidad suficiente para ejecutar de manera integral y autónoma, teniendo en cuenta principalmente la seguridad y requisitos técnicos que se indican en las presentes ESPECIFICACIONES.
- UBICACIÓN
El SERVICIO se desarrollará en las instalaciones del COMITENTE, sito en la calle Cesar López Rojas 201, Maranga, San Miguel, Piso 1. El COMITENTE suscribirá un contrato de arrendamiento de un espacio físico con el LOCADOR dentro de las instalaciones del COMITENTE.
- ALCANCE
Este SERVICIO tiene como objetivo lograr un flujo eficiente y seguro de la documentación que ingresa a la empresa, utilizando medios informáticos que aseguren su correcto registro y envío en línea de la documentación que debe ser entregada a los usuarios, preservando la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos.
El SERVICIO se desarrollará considerando la documentación ingresante y saliente para las siguientes empresas del Grupo Enel que reciban y envíen sus documentos en el local ubicado en calle Cesar López Rojas 201 Maranga, San Miguel:
- Enel Distribución Perú
- Enel Generación Perú
- Enel Generación Piura
- Chinango
- Enel Perú
- Enel Green Power
- Energética Monzón
- Proyectos y Soluciones Renovables
- HORARIOS DE ATENCION AL PÚBLICO.
FRONT – VENTANILLA ABIERTA.
Lunes a Jueves: De 9:00 a.m. a 12:00 m. y de 13:00 p.m. a 17:00 p.m. (Refrigerio: De 12:00 m a 13:00 p.m.).
Viernes, de 9:00 a.m. a 12:00 m.
BACK OFFICE – VENTANILLA CERRADA.
Lunes a Jueves, de 8:00 a.m. a 9:00 a.m. y de 17:00 p.m. a 19:00 p.m.
Viernes, de 8:00 a.m. a 9:00 a.m. y de 12:00 m. a 14:00 p.m.
El horario no incluye domingos ni feriados.
El horario presentado se considera de manera referencial y ante cualquier modificación de horario por parte de la COMITENTE, EL LOCADOR deberá ceñirse a esta, previa coordinación entre las partes.
Se recalca que la COMITENTE contrata el servicio no la persona, por ende, exigirá en todo momento el cumplimiento del mismo en las condiciones, plazos y otros indicados por la COMITENTE y que serán medidos mensualmente. El LOCADOR a su cuenta y riesgo velará que la cantidad de personas asignadas sean las necesarias para que todo se preste de manera oportuna.
El LOCADOR deberá designar a un coordinador del SERVICIO, quien será el único interlocutor para el COMITENTE, queda en potestad del LOCADOR su asignación a tiempo completo.
- PLAZO DE CONTRATACION
El plazo de vigencia del presente servicio es de tres (03) años.
- REAJUSTE DE PRECIOS
NO habrá reajuste de los costos acordados durante el plazo de contratación.
- DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO
Para la prestación del servicio EL LOCADOR deberá tomar en consideración que todo documento que se ingrese y salga por la ventanilla de Trámite Documentario debe ser clasificado según los criterios operativos definidos (ver detalle en Anexo I), registrando en el sistema 4J (sistema de Enel) lo que corresponda.
EL LOCADOR debe llevar un control de los documentos que se depositan en las casillas físicas del mejor modo posible, usando la tecnología vigente para dicho fin. Existen 36 casillas físicas que se encuentran dentro del espacio físico de Trámite Documentario. Este sistema de casillas evita realizar la entrega de los documentos a las diferentes oficinas de la COMITENTE o archivados en un almacén central.
Cuando los usuarios de Enel requieren enviar documentos por mensajería externa, dejan sus documentos en una casilla destinada para dicho fin (casilla denominada: envío de correspondencia - despacho). Luego el personal del LOCADOR debe registrar y tener control de los documentos que salen por mensajería (entregables).
Sistema WEB
EL LOCADOR debe contar con un sistema informático (sistema WEB) e implementarlo en Trámite Documentario. Este sistema debe permitir una visualización en línea sobre el tráfico documental, seguimiento oportuno y trazabilidad de las operaciones que se realicen en Trámite Documentario, generando la emisión de reportes ejecutivos, gráficos e indicadores operacionales que permitan medir la performance del proceso, y un sistema de alerta / excepción para la gestión de documentos urgentes.
En el sistema informático se deberá cargar mínimamente la siguiente información del documento: Fecha, Nombre del Remitente, Nombre del Destinatario o Empresa de Enel, Motivo, entre otros. Considerar un aproximado de 50 posiciones (usuarios) que tengan el acceso al sistema.
En lo que respecta a la documentación saliente, actualmente el usuario de Enel genera una orden en el sistema de mensajería para el envío de la correspondencia o documento (según corresponda), adicional EL LOCADOR debe registrar los documentos salientes vía sistema WEB.
Actualmente la información de Trámite Documentario se registra en Excel y Sistema 4J, EL LOCADOR tendrá disponible la información que se encuentre registrada.
Al término del contrato, El LOCADOR deberá hacer entrega al COMITENTE de la base de datos o información que se haya generado durante la vigencia del servicio de manera íntegra, sin que este acto genere algún pago adicional por parte del COMITENTE a favor de EL LOCADOR.
Contrato de arrendamiento del espacio físico:
El costo de la renta mensual para el espacio que ocupa la oficina de Trámite Documentario (24 m2) corresponde a 368 dólares mensuales sin IGV (incluye mobiliario y servicios comunes tales como luz, agua, internet, limpieza, comedor y servicios higiénicos).
En lo que respecta al comedor, el concesionario podrá atender también a las personas que laboren en Trámite Documentario, los pagos se realizarán en forma directa al concesionario del comedor.
- CRITERIOS DE EVALUACIÓN TÉCNICA
Los criterios de Evaluación Técnica son aquellos que se indican en el Anexo N°2 del presente documento.
- CONDICIONES JURÍDICO-LABORALES:
- LA COMITENTE no tendrá vínculo laboral ni contractual alguno con los trabajadores de EL LOCADOR, entendiéndose que el vínculo laboral existirá única y exclusivamente entre EL LOCADOR y sus trabajadores. En consecuencia, EL LOCADOR deberá responder solidariamente con sus trabajadores por cualquier daño que éstos pudiesen ocasionar a LA COMITENTE o a terceros.
Para estos efectos, las partes dejan constancia de que EL LOCADOR deberá registrar ante LA COMITENTE a todas las personas a su cargo y asumir todas las obligaciones laborales, previsionales y tributarias que en su calidad de empleador le corresponden.
- Tomando en consideración la naturaleza de presente SERVICIO y las obligaciones asumidas por EL LOCADOR, la relación contractual que tendrá EL LOCADOR con LA COMITENTE bajo ningún motivo generará una relación laboral entre ellas y el personal que la otra destine al cumplimiento de sus obligaciones, debido a que los trabajadores de EL LOCADOR no se encuentran subordinados ni bajo dependencia de LA COMITENTE.
- EL LOCADOR deberá contratar a todo su personal bajo las modalidades de contratación laboral establecidas en la legislación laboral vigente, correspondientes al Régimen Laboral de la Actividad Privada. Asimismo, EL LOCADOR no podrá disponer, para la ejecución de EL SERVICIO, de personas que se encuentren bajo modalidades formativas laborales o recibo por honorarios profesionales.
- EL LOCADOR deberá cumplir con el pago cabal y oportuno de las remuneraciones y beneficios sociales, aportaciones a la seguridad social, seguros, tributos, etc. a favor de todos sus trabajadores y presentar mensualmente o en cualquier momento, a solicitud de LA COMITENTE, lo que podrá ocurrir hasta una vez por mes, el original y copia de los comprobantes de pago de las obligaciones laborales, pago de las indemnizaciones y vacaciones, libros de planillas, depósitos de la compensación por tiempo de servicios (CTS), aportaciones a la seguridad social, seguros, tributos y otros que permitan verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales.
La entrega de los documentos antes referidos por parte de EL LOCADOR a LA COMITENTE se realizará en virtud de lo señalado en el artículo 14° incisos 5 y 10 de la Ley N° 29733, Ley de Protección de Datos Personales, en el cual se contemplan los supuestos en los que no es necesario contar con el consentimiento del titular de datos personales para su tratamiento.
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