Gerencia Servicios & Seguridad Grupo Enel
Enviado por jeanrod21 • 29 de Septiembre de 2019 • Documentos de Investigación • 4.350 Palabras (18 Páginas) • 68 Visitas
Especificaciones Técnicas | [pic 1] | |||
Empresa | Grupo Enel | |||
Código de identificación | 2018-07 | |||
Revisión | 01 | |||
Fecha de aprobación | Octubre 2018 | |||
Servicio de Administración de Trámite Documentario | ||||
Elaborado por: | Servicios Generales | |||
Aprobado por: | Gerencia Servicios & Seguridad |
- OBJETIVO
Enel (en adelante COMITENTE) requiere contratar el Servicio de Administración de Trámite Documentario para las empresas del Grupo Enel (en adelante el SERVICIO) contemplado en la presente Especificación Técnica (en adelante ESPECIFICACIONES). Para tal efecto, requiere contratar a una empresa especializada (en adelante LOCADOR) siempre que aquella asuma los servicios prestados por su cuenta y riesgo; cuente con sus propios recursos financieros, técnicos o materiales; sean responsables por los resultados de sus actividades y sus trabajadores estén bajo su exclusiva subordinación con capacidad, recursos en cantidad y calidad suficiente para ejecutar de manera integral y autónoma, teniendo en cuenta principalmente la seguridad y requisitos técnicos que se indican en las presentes ESPECIFICACIONES.
- UBICACIÓN
El SERVICIO se desarrollará en las instalaciones del COMITENTE, sito en la calle Cesar López Rojas 201, Maranga, San Miguel, Piso 1. El COMITENTE suscribirá un contrato de arrendamiento de un espacio físico con el LOCADOR dentro de las instalaciones del COMITENTE.
- ALCANCE
Este SERVICIO tiene como objetivo lograr un flujo eficiente y seguro de la documentación que ingresa a la empresa, utilizando medios informáticos que aseguren su correcto registro y envío en línea de la documentación que debe ser entregada a los usuarios, preservando la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos.
El SERVICIO se desarrollará considerando la documentación ingresante y saliente para las siguientes empresas del Grupo Enel que reciban y envíen sus documentos en el local ubicado en calle Cesar López Rojas 201 Maranga, San Miguel:
- Enel Distribución Perú
- Enel Generación Perú
- Enel Generación Piura
- Chinango
- Enel Perú
- Enel Green Power
- Energética Monzón
- Proyectos y Soluciones Renovables
- HORARIOS DE ATENCION AL PÚBLICO.
FRONT – VENTANILLA ABIERTA.
Lunes a Jueves: De 9:00 a.m. a 12:00 m. y de 13:00 p.m. a 17:00 p.m. (Refrigerio: De 12:00 m a 13:00 p.m.).
Viernes, de 9:00 a.m. a 12:00 m.
BACK OFFICE – VENTANILLA CERRADA.
Lunes a Jueves, de 8:00 a.m. a 9:00 a.m. y de 17:00 p.m. a 19:00 p.m.
Viernes, de 8:00 a.m. a 9:00 a.m. y de 12:00 m. a 14:00 p.m.
El horario no incluye domingos ni feriados.
El horario presentado se considera de manera referencial y ante cualquier modificación de horario por parte de la COMITENTE, EL LOCADOR deberá ceñirse a esta, previa coordinación entre las partes.
Se recalca que la COMITENTE contrata el servicio no la persona, por ende, exigirá en todo momento el cumplimiento del mismo en las condiciones, plazos y otros indicados por la COMITENTE y que serán medidos mensualmente. El LOCADOR a su cuenta y riesgo velará que la cantidad de personas asignadas sean las necesarias para que todo se preste de manera oportuna.
El LOCADOR deberá designar a un coordinador del SERVICIO, quien será el único interlocutor para el COMITENTE, queda en potestad del LOCADOR su asignación a tiempo completo.
- PLAZO DE CONTRATACION
El plazo de vigencia del presente servicio es de tres (03) años.
- REAJUSTE DE PRECIOS
NO habrá reajuste de los costos acordados durante el plazo de contratación.
- DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO
Para la prestación del servicio EL LOCADOR deberá tomar en consideración que todo documento que se ingrese y salga por la ventanilla de Trámite Documentario debe ser clasificado según los criterios operativos definidos (ver detalle en Anexo I), registrando en el sistema 4J (sistema de Enel) lo que corresponda.
EL LOCADOR debe llevar un control de los documentos que se depositan en las casillas físicas del mejor modo posible, usando la tecnología vigente para dicho fin. Existen 36 casillas físicas que se encuentran dentro del espacio físico de Trámite Documentario. Este sistema de casillas evita realizar la entrega de los documentos a las diferentes oficinas de la COMITENTE o archivados en un almacén central.
Cuando los usuarios de Enel requieren enviar documentos por mensajería externa, dejan sus documentos en una casilla destinada para dicho fin (casilla denominada: envío de correspondencia - despacho). Luego el personal del LOCADOR debe registrar y tener control de los documentos que salen por mensajería (entregables).
Sistema WEB
EL LOCADOR debe contar con un sistema informático (sistema WEB) e implementarlo en Trámite Documentario. Este sistema debe permitir una visualización en línea sobre el tráfico documental, seguimiento oportuno y trazabilidad de las operaciones que se realicen en Trámite Documentario, generando la emisión de reportes ejecutivos, gráficos e indicadores operacionales que permitan medir la performance del proceso, y un sistema de alerta / excepción para la gestión de documentos urgentes.
En el sistema informático se deberá cargar mínimamente la siguiente información del documento: Fecha, Nombre del Remitente, Nombre del Destinatario o Empresa de Enel, Motivo, entre otros. Considerar un aproximado de 50 posiciones (usuarios) que tengan el acceso al sistema.
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