Gestión de compras y almacen

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CLASIFICACIÓN DE INSUMOS

Se puede establecer una primera clasificación de los insumos de acuerdo a sus posibilidades de conservación. Por ello, se suele establecer la clasificación inicial, según la posibilidad de mantener sus características de aspecto, sabor y valor nutricional. La clasificación de insumos se hace en dos grandes grupos, alimentos perecederos y no perecederos. Un alimento es una sustancia que sola o mezclada con otras, al ser ingerida aporta al organismo los elementos y energía que necesitan.

 Alimentos perecederos: Son aquellos que comienzan una descomposición de forma sencilla. Agentes como la temperatura, la humedad o la presión son determinantes para que el alimento comience su deterioro. Ejemplos de estos son: los derivados de los animales y los vegetales, siendo las frutas las de mayor perecebilidad, y la leche y carnes de menor perecibilidad ya que en refrigeración se conservan. Los alimentos perecederos necesitan ser refrigerados a 5º C o menos, o congelados a -18° C o menos para retardar o detener el crecimiento de bacterias, que ocurre rápidamente en alimentos como carne, aves, mariscos y productos lácteos cuando no se almacenan adecuadamente.

Las sobras cocidas también se consideran alimentos perecederos. Las mercancías enlatadas o selladas, una vez abiertas, se debe considerarlas perecederas y guardarlas en el refrigerador o en el congelador.

Todos los alimentos cocinados se consideran alimentos perecederos. Para almacenar estos alimentos por cualquier período de tiempo deben mantenerse a temperaturas de refrigerador o congelador.

Alimentos no perecederos: No se deterioran con ninguno  factor, sino que dependen de otros factores como la contaminación repentina, el mal manejo del mismo, accidentes y demás condiciones que no están determinadas por el mismo.

Ejemplos de este tipo de alimentos, pueden ser los productos enlatados, productos en cartón o plástico, el azúcar, la sal, el aceite, café, y los granos o pastas.

Es importante no confundir en el etiquetado de alimentos la fecha de caducidad con la de consumo preferente. La primera indica cuándo no debe tomarse un alimento porque pone en peligro la salud, mientras que la segunda solo indica la pérdida de propiedades del producto.

Sub clasificación de alimentos

Alimentos perecederos:

• Frutas: Mango, piña, manzana, Naranja, plátano, fresa, toronja, mandarina, pera, uva, durazno, guayaba, sandia etc.
• Verduras: Calabaza, ejotes, lechuga, brócoli, cebolla, ajo, berenjena, zanahoria, tomate, rábano,  remolacha, etc.
• Lácteos y sus derivados: leche, queso, quesillo, yogurt, mantequilla etc.
• Carnes, pescado y huevos: pollo, cerdo, res, camarones, pescados etc.
• Embutidos: salchicha, chorizo, etc.
• Margarinas y grasas

Alimentos no perecederos

• Productos enlatados: atún, maíz, vegetales mixtos, zanahorias, salsa de tomate, sopas, garbanzos, entre otros.
• Productos en cartón o plástico: azúcar, sal, aceite, café, leche en polvo, avena, harina de maíz, maicena, granos de arroz y frijol, jugos y pastas crudas, etc.

DISTRIBUCIÓN DE LAS SECCIONES DEL ESTABLECIMIENTO DE ALIMENTOS

Área de almacén

El almacén se define como el lugar o edificio donde almacenamos las mercancías o materiales y donde, en ocasiones, se venden productos al por mayor.

Los almacenes son centros que están estructurados y planificados para llevar a cabo funciones de almacenamiento tales como: conservación, control y expedición de mercancías y productos, recepción, custodia. El almacén es el encargado de regular el flujo de existencias. Consiste en la ubicación de las mercancías en las zonas idóneas para ello, con el objetivo de acceder a las mismas y que estén fácilmente localizables.

Para ello se utilizan medios fijos, como estanterías mecánicas industriales, depósitos, instalaciones, soportes y medios de transporte interno como carretillas, elevadores o cintas transportadoras. El cual está cerca del área de producción, para que tengan a la mano lo que sea necesario y no sea tan complicado la transportación, al igual esta cerca del área de recepción de insumos.

Almacenamiento de alimentos secos

Debe disponerse de armarios, alacenas o de áreas secas bien ventiladas e iluminadas, para conservas, enlatados y otros productos empaquetados. Se dispondrá de estantes o parihuelas sobre los cuales se deben colocar los materiales e insumos (harina, arroz.), apilándolos de tal modo que entre estos y el techo quede un espacio de 50 cm. como mínimo 15 cm, por encima del piso y separados de las paredes. Debe respetarse y aplicarse la regla de almacenamiento: el insumo o materia prima que ingrese primero será el primero en ser utilizado. Esto tiene por objetivo que el alimento no pierda su frescura o se eche a perder antes de usar. Los alimentos en polvo (como harinas) o granos (como el maíz) así como el azúcar, arroz, pan molido, leche en polvo, tese almacenarán en recipientes que los protejan de la contaminación, o sea, en un contenedor de plástico con tapa, perfectamente etiquetado e identificado. Se deberá ordenar los productos sin amontonarlos sobre estantes.

Almacenamiento de frutas y hortalizas

Las frutas y hortalizas deberán ser retiradas de su envase original (cajas, jabas, cartones.) y ser lavadas antes del almacenamiento. En el caso de las frutas y verduras, para evitar que se deterioren deben almacenarse a temperaturas de entre 7°C y 12°C; las verduras de hojas deben guardarse en la parte media e inferior de la refrigeradora a 75 °C. Algunos alimentos como papa, yuca, camote, cebolla, limones, plátano, manzana, pera y sandia no requieren ser conservados en frio, por lo tanto, se deben almacenar en ambientes frescos, secos y ventilados. No debe almacenarse materia prima o alimentos en cajas de cartón, bolsas de plástico, costales, ya que estos envases son susceptibles a la humedad y los alimentos se pueden deteriorar. El tiempo máximo de refrigeración será determinado por el grado de madurez de las verduras, el cual se inspeccionará diariamente. Se registrarán y ordenaran los alimentos de acuerdo con la fecha de llegada, a fin de comenzar utilizando aquellos que fueron adquiridos primero (rotación de productos). Con esto se evita que los productos más antiguos se encuentren refundidos en el refrigerador y se deterioren.

Almacenamiento de pescados y mariscos

Los pescados y mariscos, por su alta dosis de agua y proteínas, son los productos más susceptibles a la descomposición, por lo tanto, deben mantenerse refrigerados entre 0°C y 5°C, temperatura en la cual se impide la reproducción y formación de toxinas; además de retardarse la descomposición. Se almacenarán en depósitos plásticos reservados para este uso, con tapa para protegerlos de la contaminación cruzada y olores ajenos al producto. Se debe reducar al máximo el tiempo de permanencia de estos productos en refrigeración, ya que la frescura y sabor va decreciendo con los días. Debe sacarse del refrigerador únicamente la cantidad necesaria que se usara inmediatamente. En el caso de no contar con refrigeradora o congelador se puede conservar en hielo, pero teniendo en cuenta que este preserva la caducidad del producto 48 horas como máximo. Debe controlarse el buen funcionamiento de la refrigeradora y congeladora.

Espetos importantes sobre el almacenamiento en frio

Es importante no sobrecargar la cámara, el refrigerador o la nevera, porque él reduce la circulación del frio, además, entorpece la limpieza del área. Los alimentos crudos se deben colocar en la parte baja, y los ya preparados o que no necesiten (filetes para cebiche, tiradito.), en la parte superior, para prevenir que los alimentos crudos se escurran y contaminen los alimentos cocidos. No se deben guardar grandes cantidades de alimento, pues esto eleva la temperatura del refrigerador y pone en riesgo el resto de los alimentos. Cubra todos los productos depositados en la cámara de refrigeración.

Área de recepción de insumos

Es el proceso que consiste en dar entrada a las mercancías que envían los proveedores. Durante este proceso, se comprueba que la mercancía recibida coincide con la información que figura en los albaranes de entrega.

También es necesario comprobar durante la recepción de la mercancía si las cantidades, la calidad o las características se corresponden con el pedido.

Área de compras

Lugar destinado para el secretario, que se encarga de las cuentas del establecimiento (facturas, nóminas.). Además, es la zona donde se atiende a todo tipo de proveedores y trabajadores de la empresa en relación con sus necesidades y sus contratos. Debe contar con todo tipo de material de oficina que sea preciso para el local y también un buen ordenador para poder llevar el control de cada uno de los movimientos del establecimiento.

Los principales cometidos del departamento de compras pueden resumirse como sigue:

1. Adquirir las materias primas, instalaciones, accesorios, pertrechos y demás servicios necesarios, conforme a relaciones preestablecidas.

2. Realizar las compras según programa, o cuando haga falta.

3. Comprar en un precio ajustado a los tipos referidos, que no sean superior al corriente de mercado según las cantidades, y estar atento a las ofertas favorables del mercado. Debe recordarse siempre que la buena práctica adquisitiva ha de conformarse siempre a la ética mercantil.

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