IMPLEMENTACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO EFICAZ PARA EL MEJORAMIENTO Y CONTROL DE LAS COMPRAS REALIZADAS EN LA ORGANIZACIÓN MARKETING BOUTIQUE, DE LA CIUDAD DE MEDELLIN

PRÁCTICA EMPRESARIAL

IMPLEMENTACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO EFICAZ PARA EL MEJORAMIENTO Y CONTROL DE LAS COMPRAS REALIZADAS EN LA ORGANIZACIÓN MARKETING BOUTIQUE, DE LA CIUDAD DE MEDELLIN

CATALINA MARÍA GONZÁLEZ CASTAÑO

JESSICA HINCAPIÉ HINCAPIÉ

MARISOL OSORIO BOLIVAR

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA MARÍA CANO

FACULTAD     CIENCIAS EMPRESARIALES

PROGRAMA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

MEDELLÍN     2- 2019

IMPLEMENTACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO EFICAZ PARA EL MEJORAMIENTO Y CONTROL DE LAS COMPRAS REALIZADAS EN LA ORGANIZACIÓN MARKETING BOUTIQUE

Trabajo de Practica Empresarial, bajo la modalidad Proyecto de Aplicación en la Empresa, de:

Catalina María González Castaño

Jessica Hincapié Hincapié

Marisol Osorio Bolivar

Director:

Francisco Álvaro Serna Gómez

Mg en Administración y Planeación Educativa- Umecit Panamá

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA MARÍA CANO

FACULTAD     CIENCIAS EMPRESARIALES

PROGRAMA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

MEDELLÍN     2- 2019

INTRODUCCIÓN (Deberá iniciar al lector de forma ágil y sintética en el tema desarrollado en la práctica).

1. TITULO

Implementación de un procedimiento eficaz para el mejoramiento y control de las compras realizadas en la organización Marketing Boutique S.A.S

2.  CARACTERIZACIÓN GENERAL DE LA INSTITUCIÓN OBJETO (MARCO CONTEXTUAL)

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Marketing Boutique SAS es una agencia de BTL fundada en Medellín en agosto de 2014, esta^[a] agencia surge de la liquidación que se realizó de la empresa MAD eventos, su fundadora Marcela Arango Gómez comenzó su empresa en la Cr 43 25 a 143 mall loma de San Julián. 

La agencia de BTL es la encargada de realizar publicidad por medio de experiencias, cuenta con 19 empleados y la empresa está dividida en departamentos, Administrativo, Proyectos, Creativos y Producción, se encuentra la necesidad de crear un departamento de compras que permita controlar y optimizar los recursos y costos de la empresa. Al ser una empresa BTL su función principal es vender marcas a través de experiencias, por tal motivo debe ser muy selectiva con los productos utilizados en los eventos. Al ser una Boutique, la empresa es muy minuciosa en cada proceso de los proyectos ya que el fin es transformar marcas con experiencias mágicas. ha trabajado con marcas como Noel, Prebel, Almacenes éxito, Renault, Nacional de chocolates, Nutresa, entre otros. La empresa ha participado en eventos como Colombiamoda con Colombina y Tosh, Pionero del Tosh fest, ha estado varios años en Autos clásicos con Renault feria de flores y muchos más.

Este año la empresa apunto a transformar vidas a través de las marcas, así:

• Llevando consigo a cada evento una experiencia diferente, conectando con emociones que creen gratificación por la marca, más allá de lo material.

• Como aporte social Márketing Boutique está dando la oportunidad que algunas personas con problemas físicos y de bajos recursos transformen su vida brindando la donación de la prótesis dependiendo de su necesidad.

• Se reconoce la labor que la empresa realiza por el bienestar de sus colaboradores, en este caso nominado ismaggers.

La empresa cuenta con 3 bodegas donde se almacenan los elementos elaborados para las marcas principales y se encuentra gran parte del patrimonio de la empresa misma. La oficina cuenta con 2 plantas donde tienen espacios de esparcimiento para que fluya la magia.

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3. SITUACIÓN PROBLEMÁTICA

3.1 DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA SITUACIÓN PROBLEMÁTICA

Actualmente, la empresa MARKETING BOUTIQUE cuenta con varios departamentos, dentro de ellos está el área administrativa encargada de controlar, planificar, dirigir, mejorar y estructurar los procesos organizacionales, pero por su actividad económica servicio BTL hay un gran volumen de compras internas y externas delegada a esta misma área.

Se evidencia claramente que la compañía no posee un proceso de compras formal definido, se puede observar que los procesos de compras realizados no se encuentran centralizados, generando gastos innecesarios y las compras no dan abasto y es el área administrativa quien se encarga de suplir estas necesidades. En su momento no hay control en los costos, en los gastos indirectos, garantías, ni en los tiempos de entrega.

De continuar con esta situación la compañía corre el riesgo de adquirir deudas innecesarias, y no tendrán la posibilidad de explorar las condiciones actuales del mercado, la oportunidad de realizar una selección de aliados estratégicos que brinden garantías a las actividades que contribuyen al bienestar de la organización, la reducción de gastos y costos que permitirían mayores márgenes de utilidad.

Se propone intervenir el área administrativa, estructurando un departamento de compras; lo que pretendemos es que los bienes se proporcionen en las cantidades adecuadas, en el momento solicitado y con un precio acorde. En base a un proceso eficaz el cual cumpla con las políticas de la organización, actividades y funciones acordes al área que atienda a las necesidades y / o características de los pedidos y en estrecha relación con los proveedores.

3.2 ANTECEDENTES DE LA SITUACIÓN PROBLEMÁTICA

Las compras son casi tan antiguas como la historia del hombre. Empezó cuando el hombre dio en trueque o en cambio algunas de sus propiedades por la posesión de una pertenencia ajena. Los departamentos de Compras han pasado de tener una mera función administrativa a ser los gestores estratégicos de productos y servicios, a aportar valor en toda la cadena de suministro, y a reducir costes de manera rápida y sostenible.

El mundo actual se caracteriza por una fuerte competencia en el mercado. El departamento de compras ha ido evolucionando y presentando cambios que lo ha hecho importante para el futuro y progreso de la empresa. Desde nuestra experiencia, muchas empresas consideran que el control de compras de los suministros son gastos secundarios. Ahora bien, la función de compras en su sentido más amplio, abarca el aprovisionamiento y abastecimiento, que representan un porcentaje importante dentro de los gastos totales de la empresa.

Comprar un producto o contratar un servicio pasa por distintas fases o etapas que pueden variar en cada caso; lo primero que se ocupa la gestión de compras, es de reconocer si existe alguna necesidad. Después de detectar la necesidad, se recopila información de todos los posibles proveedores. Finalmente, se desarrolla una búsqueda de proveedores, de conocer, averiguar la oferta que tienen, las formas de proveer, características del contrato de aprovisionamiento, precios, etc. Posteriormente se configurarán las alternativas. Una vez seleccionada toda la información anterior se evalúa y se determina qué posibles proveedores serán los más indicados para abastecer a la empresa.

Teniendo en cuenta lo anterior, diseñaremos e implementaremos un nuevo departamento para MARKETIN BOUTIQUE denominada área de compras quién lidere los procesos de inventarios, gastos y proveedores. Atendiendo a la necesidad de la organización se pretende que a través de un proceso constituido abarcar las compras de todo el flujo de proyectos aprobados por la compañía. Definiremos los diferentes roles y funciones; además como no existe un análisis potencial de los posibles proveedores que podrían ofrecer mejores precios; se busca crear una base de datos que supla la oferta de proyectos.

4.  DIAGNÓSTICO CONTEXTUAL – SITUACIÓN ACTUAL

Toda organización está estructurada por varias áreas, quien a su vez cumplen con unas diferentes funciones que aportan al crecimiento organizacional. Actualmente, la mayoría de organizaciones cuentan con un departamento de compras quién pasó de sólo abastecer en adquirir insumos y servicios, a ser la responsable de controlar el costo de los bienes adquiridos, los niveles de inventario y de desarrollar una buena negociación con proveedores.

Sin embargo, los distintos tipos de estructura corporativa han provocado que esta área no tenga la misma visibilidad que, por ejemplo, sí tiene el departamento de Recursos Humanos, un elemento esencial en cualquier organización. El departamento de compras aún no tiene tal entidad: a veces se le confunde con la oficina de atención al cliente; otras veces se piensa que está vinculado al marketing; y otras tantas se la relaciona con la contabilidad o la gestión financiera.

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