Implementación de un sistema de Planificación y Control de Gestión para el empresa comercializadora de productos cosméticos NMP

Proyecto Final

“Implementación de un sistema de Planificación y Control de Gestión para el empresa comercializadora de productos cosméticos NMP”

Alejandro Gabriel Arriagada Perez

Diplomado en Planificación y Control de Gestión

Instituto IACC

07/08/2017

1. INTRODUCCIÓN

La FDA (Administración de Alimentos y Medicamentos), define a los cosméticos como una sustancia destinada a ser aplicada al cuerpo humano para limpiar, embellecer o alterar la apariencia sin afectar la estructura del cuerpo o funciones.

El término cosmético fue creado en el siglo XVII a partir de la palabra griega Kosmetikós; sin embargo, la primera muestra arqueológica del uso de cosméticos fue hallada en el Antiguo Egipto, alrededor de los 4.000 años A.C.

En Chile, las industrias farmacéuticas en su mayoría producen y comercializan cosméticos a nivel nacional e internacional, según los últimos reportes originados a principios de este año 2017, indican que en Enero hubo un crecimiento de 4,9% y en Febrero de un 5,8% en la industria, lo que indica que el consumo de estos productos de belleza está en constante alza.

Es en base a esto que la empresa NMP se dedica a la comercialización de útiles de perfumes y cremas al por mayor y menor, sin embargo, a su corta edad en el mercado con tan solo un año y medio, la empresa ha presentado problemas de liquidez de la misma afectando inclusivamente a los sueldos gerenciales para aminorar gastos, por lo que se solicita el diseño de un sistema de planificación y control de gestión para que la empresa no entre a una futura quiebra.

1. DESARROLLO

1. Diagnostico actual de la empresa.

1. Descripción de la Empresa.

La empresa comercializadora de productos cosméticos NMP, es una compañía familiar, creada por Don José Artiaga y administrada por sus hijos Eduardo Artiaga (Gerente General) y Antonio Artiaga (Gerente de Administración y Finanzas), esta se especializa en la venta de perfumes y cremas al por mayor y menor.

Actualmente la empresa cuenta con su casa matriz ubicada en la comuna de Providencia en Santiago, donde se encuentran las oficinas administrativas, una bodega de almacenaje y una oficina de ventas, posee a la vez una sucursal en la comuna de Las Condes que cuenta con bodega y sala de ventas; la empresa cuenta con 13 trabajadores activos distribuidas en la casa central y su sucursal.

1. Situación actual de la empresa.

La empresa se encuentra con serios problemas de liquidez, ya que viene presentando bajas ventas en los últimos seis meses, los gerentes ha tenido que sacrificar sus sueldos para cancelar deudas y la nómina de trabajadores.

Por lo cual, se realizó un estudio exhaustivo de la situación actual de la compañía y se detectaron las siguientes falencias que se detallan a continuación;

• No posee un sistema de planificación y control de gestión, por lo que no se evidencia una planificación estratégica.
• No cuenta con una misión y visión de la empresa, por lo tanto no existen objetivos empresariales para cumplir metas.
• No cuenta con un sistema de información acabado, por lo que la secretaria de gerencia mantiene los registros de ventas y facturaciones en una planilla Excel.
• No cuenta con un plan de ventas, por lo que los trabajadores no saben cuánto se debe vender al mes.
• No se cuenta información necesaria para estipular valor a un producto, por lo que este se encuentra con un valor comercial de un 5% superior al de sus competidores
• No existen Normas, Reglamentos y políticas internas de la empresa.
• No presenta una estructura de canales de comunicación establecido.
• La descripción de cargo es muy generalista, sin dar responsabilidades claras a cada puesto de trabajo.
• Los trabajadores no cuentan con ningún tipo de supervisión ni mucho menos una evaluación de su desempeño.
• No se mantiene ningún tipo de estudio de mercado ni mucho menos inversión en marketing y promoción.
• No se dispone de una evaluación de proveedores, mucho menos de asignación de prioridades para elegir entre un proveedor y otro.
• No se dispone de KPI(s) (Key Performance Indicator), estos indicadores son claves para el control de gestión de una compañía, ya que son utilizados en diversas áreas.
• No se observan que se entreguen de manera constante informes del estado financiero-contable de la empresa al directorio, ni tampoco se describe un presupuesto para trabajar y manejar.
• No se evidencia una idea clara para obtener una cadena valor de la empresa.
• No se dispone de una Carta Gantt para el desarrollo de actividades dentro de la empresa.
• No se cuenta con un sistema de seguridad de información de la empresa.
• Al parecer no se dispone de un modelo de cálculo de remuneraciones en la empresa

1. Estructura actual de la empresa

El organigrama de la compañía fue aportado por la propia institución y se observa la jerarquía que actualmente tiene el control de la empresa.

[pic 2]

Fuente: Otorgada por la propia empresa (2017)

Sin embargo, se pudo observar la existencia de una estructura informal, está actualmente causa problemas en los vendedores ya que se filtra información importante por parte del contador de la empresa.

1. Estructura Informal de la empresa.

Por información otorgada por el propio contador de la compañía, los vendedores no presentan compromiso con la misma porque la compañía no presenta un plan de venta diaria mucho menos mensual, no existen incentivos ni mucho menos se les exige aumentar o mantener un nivel de ventas acorde a una proyección como empresa.

[pic 3]

Fuente: Elaboración propia.

Estructura informal de la empresa NMP.

1. Desarrollo

Por lo visto y detectado en el análisis de información recopilado en la empresa, se sugiere la implementación del siguiente sistema de control de gestión.

1. Metodología a implementar.

La función principal de implementar un sistema de control de gestión para la mejora continua de la compañía, es poder sacarla de la situación actual en la que se encuentra esta empresa, se evidenciaron muchas falencias y desordenes en su gestión actual, por lo cual acá se presenta una propuesta interesante para salvaguardar a la empresa de un futuro quiebre y a la vez se implemente un sistema de control de gestión eficaz con compromiso empresarial por parte de los ejecutivos como de los trabajadores.

1. Planificación estratégica

1. Descripción de la Misión y Visión de la empresa.

Se plantea una Misión con el propósito de que se instauren objetivos claros para el cumplimiento de la misma, al igual que la visión ya que son los pilares fundamentales de una institución.

• Misión

Ser una empresa comercializadora de productos cosméticos de calidad y prestigio, fundando en nuestros clientes la confianza para la adquisición de nuestros productos.

• Visión

Ser una empresa de gran prestigio y renombre entre nuestros pares y posicionarnos dentro de las mejores compañías de comercialización de productos cosméticos.

1. Objetivos.

El propósito central, es instaurar un sistema de control de gestión a la empresa NMP, por lo cual se plantean los siguientes objetivos.

• Establecer estrategias de corto, mediano y largo plazo en función de su situación financiera, comercial y operacional.
• Definir un set de indicadores que permita el control de los objetivos y seguimiento de las estrategias.
• Aumento del nivel de ventas de los productos en un 30%
• Implementar un sistema de evaluación tanto de personal como de proveedores para no presentar rompimiento de stock en los productos.
• Diseñar un sistema eficiente y eficaz capaz de analizar información de manera oportuna.

1. Propuesta de Organigrama

Actualmente la empresa no cuenta con un organigrama bien diseñado, ni mucho menos con un personal competente que cumpla sus funciones de manera eficiente, por lo que se presenta un nuevo organigrama jerarquizado con nuevos puestos de trabajo y un aumento en el número de sucursales de la compañía dentro de la región metropolitana.

El nuevo organigrama cuenta con un Gerente de Operaciones, tres sucursales en distintas zonas de la región, personal administrativo, vendedores por sucursal, un encargado de bodega y abastecimiento con un bodeguero general y se agrega un puesto bastante interesante de encargado de abastecimiento y calidad dependiente del gerente de operaciones. Las funciones específicas se describen en la Tabla Nº1

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