Importancia de conservar determinadas comunicaciones de forma escrita.

[pic 1]   Centro de estudios de bachillerato CEB 8/3  27/Abril/2016                                

 Judith Martínez Centeno  “Administración”

                                         Herendira Cisneros Mendoza

Tema: Importancia de conservar determinadas comunicaciones de forma escrita.

Miriam Carolina Ortiz Abundes

Tema 1: Medio de prueba Legal.

Tema 2: Ciclo de vida de un documento comercial.

Karla Liliana Romo García

Tema1: Proceso administrativo en la oficina.

Tema 2: Importancia del proceso para archivar

Paola del Rocío Gómez Muñoz

Tema: Conceptos básicos para archivar

Fabiola Carranco Flores

Tema 1: Pasos en el procedimiento de archivos

Tema 2: Archivo

Pablo Jafet Aranda

Tema: Inspección

Diana Lizbeth González Ruíz

Tema 1: Clasificación

Tema 2: Codificación

                                                    Mariana Romo García

Tema: Distribución

Diana Sofía Becerra García Tema: Clasificación de expedientes

                                                        ÍNDICE.

• Introducción…..4
• Tema 1: Importancia de conservar determinadas comunicaciones escritas....8
• Tema 2: Medio de prueba legal….10
• Tema 3: Proceso administrativo de la oficina……11
• Tema 4: Ciclo de vida de un documento comercial…..12
• Tema 5: Importancia del proceso para archivar…..15
• Tema 6: Conceptos básicos para archivar……17
• Tema 7: Pasos en el procedimiento de archivos…..19
• Tema 8: Inspección….22
• Tema 9: Clasificación……23
• Tema 10: Codificación…..24
• Tema 11: Distribución….25
• Tema 12: Archivo….26
• Tema 13: Conformación de expedientes…..28

                                             INTRODUCCION

1 -  IMPORTANCIA DE CONSERVAR DETERMINADO COMUNICACIONES DE FORMA ESCRITA:

  La comunicación escrita (comunicación técnica impresa), a diferencia de la oral, no está sometida a los conceptos de espacio y tiempo. La interacción entre el emisor y el receptor no es inmediata e incluso puede llegar a no producirse nunca, aunque aquello escrito perdure eternamente. Por otro lado, la comunicación escrita aumenta las posibilidades expresivas y la complejidad gramatical, sintáctica y léxica, con respecto a la comunicación oral entre dos o más individuos.                                                                                                                                                                                                                                        

 2- MEDIO DE PRUEBA LEGAL:

Que una comunicación escrita tenga el valor de constancia le otorga una nueva propiedad: ser medio de prueba legal en caso de que se presente algún conflicto. Medio de Facilitación del intercambio comercial .Conclusión, En general el mundo de los negocios en cualquiera de sus ramas precisan de la comunicación escrita, porque las relaciones comerciales y empresariales necesitan fijarse en términos que solo puede aportar a comunicación escrita.

3-PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA OFICINA:

 Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.

La administración comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta disciplina, correctamente.    En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administración en acción, o también como:     El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. Cuando se administra cualquier empresa,  existen dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.   A estas dos fases se les llama: mecánica y dinámica de la administración. Para este autor la mecánica administrativa es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse, y la dinámica se refiere a cómo manejar el organismo social.

4-CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL:

Es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento, desde su creación a su eliminación o selección para su custodia permanente. El ejecutivo moderno no solo se preocupa por saber cómo se adaptan los documentos que se generan en su empresa a los sistemas comerciales establecidos; él sabe también cuál es el ciclo de vida de cada documento que emplea en su empresa y sabe qué medidas o disposiciones deben tomarse para que con el tiempo estos documentos sean transferidos o eliminarlos. El ciclo de vida de un documento comercial implica cinco etapas: 1. Creación o recibo. 2. Archivo y protección 3. Utilización 4. Transferencia 5. Eliminación 1. CREACIÓN O RECIBO El número de documentos que se utilizan diariamente dentro de una institución, organización o empresa. Ejemplo: Cartas  Avisos de publicidad Estados de cuenta Órdenes de compra Cheques Facturas Recibos, etc. 2. ARCHIVO Y PROTECCIÓN Para conservar los documentos comerciales se deben tomar las medidas necesarias para guardarlos y protegerlos durante su vida útil. Se recomienda: * Escoger bien el sistema que se va a usar, según el tipo de documentos o información que se guarde. * Usar sistemas cruzados, el cronológico con el alfabético, el geográfico con el numérico, etcétera. * Tener presente la regla de oro: a mayor clasificación, mayor agilidad 3. UTILIZACION. Los documentos se guardan por un motivo principal: para su consulta. Solo aquellos que se van a necesitar para referencia futura justifican el tiempo empleado para guardarlos. Para saber que documentos serán utilizados posteriormente y cuáles no, se necesita conocer muy bien el giro de la empresa. Las leyes sobre conservación de documentos y poseer una buena dosis de sentido común.

5- IMPORTANCIA DEL PROCESO PARA ARCHIVAR:

Para una buena organización de los documentos de una empresa, hay que organizarlo verdaderamente y dedicarle el tiempo necesario. El tiempo que no se dedique a archivar, se debe emplear en buscar papeles allá donde se encuentran, debe ser llevada a cabo por un profesional de la materia. Archivar no va a ser mañana más sencillo que hoy pero cada día que pasa puede hacerlo más difícil.
Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento

6- CONCEPTOS BASICOS PARA ARCHIVAR:

Archivo: En términos computacionales  Es una colección de datos que tiene un Nombre y se almacena regularmente en Un disco o en una cinta. Datos: Los elementos individuales de  Los archivos se llaman datos o campos. Por ejemplo un cheque de un banco Tiene los siguientes campos: Cuenta   Habiente, Numero de cheque , Fecha,  Persona a la que se le paga, Monto Numérico, Monto con letra, Nota, Identificación del banco, Número de

Cuenta y Firma. Registro: Es el conjunto completo de datos relacionados pertenecientes a Una entrada, como un cheque de Banco. Cada campo tiene su longitud y tipo.  * Texto   Tipos de archivo  Por contenido * Binarios Archivos de texto: Son aquellos que  Pueden contener cualquier clase de datos y de tal manera que son “entendibles” por La gente. Los datos en un archivo de texto Se almacenan usando el código ASCII, En el cual cada carácter es representado  Por un simple byte. Debido a que los Archivos de texto utilizan el código ASCII, Se pueden desplegar o imprimir. Archivos Binarios: Son aquellos que almacenan los datos numéricos con su representación binaria. Pueden ser archivos que contienen instrucciones en lenguaje máquina lista para ser ejecutados. Por ejemplo, cuando escribimos un programa en un lenguaje en particular (como C++, Pascal, Fortran, etc.), tenemos las instrucciones almacenadas en un archivo de texto llamado programa fuente, pero una vez que lo sometemos a un proceso de compilación y ejecución nuestro  programa lo trasladamos a un programa ejecutable (en lenguaje máquina), que es  directamente entendido por la  computadora y se crea un archivo  binario.

7- PASOS EN EL PROCEDIMIENTODE ARCHIVOS:

Archivar significa almacenar o preservar información. Diariamente, las organizaciones convierten documentos en papel a archivos digitales para aumentar su duración. Eso sumado a la inmensa cantidad de información que se genera a través de las computadoras hoy en día, sólo significa que archivar los documentos crecerá en importancia. Si sabes cómo hacerlo, podrás liberar espacio para que tu computadora gestione los documentos actuales de manera más eficiente.

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