Informe de auditoria administrativa: Cooperativa de Ahorro Y Crédito “Nuevo Milenio S.A”
Enviado por Jhonny Flor Fernandez • 29 de Noviembre de 2015 • Trabajos • 3.683 Palabras (15 Páginas) • 642 Visitas
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INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Cooperativa de Ahorro Y Crédito “Nuevo Milenio S.A”
Lima, 16 de Noviembre del 2015
Cooperativa de Crédito y Ahorro “Nuevo Milenio” S.A.
Av. Aviación Nº1777 – San Luis
Atención.
Lic. Carlos Aguirre Pereda
Presidente de la Junta de Vigilantes
Asunto:
- Informe de Auditoría Administrativa
Estimado Licenciado:
Después de revisar todos los aspectos encomendados por usted por parte de la auditoría realizada a las áreas de Gerencia General, Logística y Finanzas presentamos este documento en donde presentaremos los cuestionarios, observaciones, conclusiones y recomendaciones por parte de nosotros al haber descubierto todo tipo de información desconocida por usted.
Quisiera agradecer a los jefes de cada área por haber tenido la amabilidad de apoyar esta auditoría con el tiempo brindado para realizar los cuestionarios.
Cabe destacar que las recomendaciones descritas en este informe ya han sido asimiladas por su personal y otras están en espera a que usted disponga del tiempo necesario para poder considerarlas y en el mejor de los casos implementarlas.
El informe está conformado por los apartados siguientes:
- Naturaleza y objeto de la actividad examinada
- Periodo y alcance
- Documentación, base proporcionada por la organización
- Puntos centrales
- Desarrollo de puntos centrales
- Recomendaciones
- Opinión General
- Anexos
A continuación le presentaremos el desarrollo detallado de los puntos que conforman el informe:
- Naturaleza y objeto de la actividad examinada
Según el contrato entre la Cooperativa de Ahorro y Crédito Nuevo Milenio S.A. Se acordó realizar un análisis de las áreas de Gerencia General, Logísticas y Finanzas, enfocándonos principalmente en el área de Logística por la preocupación para con la sospechosa adquisición de los autos y la venta de los mismos a los proveedores
- Periodo y alcance
De acuerdo a los objetivos mencionados anteriormente, el examen se elaborará de acuerdo a las Normas Internacionales de Auditoría, comprendiendo la revisión selectiva de la administración que sustente en el presupuesto que ha sido asignado a la gerencia general y áreas críticas mencionadas. El examen comprenderá del 1º de Enero del 2013 al 31º de Diciembre del 2014.
- Documentación, Base proporcionada por la organización
Entre los documentos proporcionados para el desarrollo de la actividad se hallarán.
- Aspectos generales
- Libro de actas de la empresa
- Informes de auditoría de los dos ejercicios previos
- Minuta de constitución
- Reglamento interno
- Libros Contables
- Inventario y Balance
- Diario y Mayor
- Compra, venta y planilla
- Aspectos Contables
- Estados financieros
- Notas a los estados financieros
- Comprobantes de pago
- Declaración jurada
- Aspectos Operativos
- Área logística
- Área de RRHH
- Área de finanzas
- Área de operaciones
- Puntos Centrales
- Adquisición de 250 vehículos a Gas GLP, marca KIA directamente del proveedor de Corea
- Fueron vendidos a los socios a distintos precios.
- Al revisar la documentación se descubrió que los primeros 50 autos no estaban activados.
- Un auto estaba en un almacén en donde le faltaban piezas.
- El jefe de logística no sabía del movimiento de los autos.
- Desarrollo de los puntos centrales
- Adquisición de 250 vehículos a Gas GLP, marca KIA directamente del proveedor de Corea
- Esta adquisición fue por el monto de $ 6 100 incluidos gastos diversos, en cinco DUAS cada una por 5 autos.
- Los autos fueron vendidos a los socios a distintos precios.
- 50 autos a $ 7 000 (tipo de cambio: s/. 2.60 por Dólar)
- 100 autos a $ 7 200 (tipo de cambio: s/. 2.58 por Dólar)
- 149 autos a $ 7 400 (tipo de cambio: s/. 2.65 por Dólar), en este último se acordó la venta de dichos autos a $ 8 200 con una cuota inicial $ 3.000 y el resto en 15 cuotas con 16% de interés anual.
- Al revisar la documentación se descubrió que los primeros 50 autos no estaban activados.
- Por esta razón habían dejado de pagar por los dirigentes de la fecha.
- Un auto estaba en un almacén en donde le faltaban piezas.
- Sin embargo el Gerente General en Noviembre 2014 vendió el auto a una persona natural por $ 500, dinero que no ingresó a la cooperativa
- El jefe de logística no sabía del movimiento de los autos.
- Recomendaciones
ÁREA: GERENCIA GENERAL
Observaciones | Recomendaciones |
El personal no acata el reglamento interno porque no ha sido establecido adecuadamente. | Controlar y establecer el adecuado cumplimiento del reglamento interno para así poder optimizar las actividades realizadas en el área |
El gerente del área no se encuentra informado a cabalidad sobre las ventas de los activos | Si bien, en este caso se delegaron funciones, el Gerente Luis Rojas Hidalgo debe de siempre estar informado sobre las transferencias realizadas y complementar el trabajo que realiza, para este caso, la comisión encargada |
No son registrados el total de activos adquiridos por la Cooperativa | Llevar un control físico y virtual detallado de todos los activos que la Cooperativa adquiere, para controlar de manera eficaz los ingresos y salidas de los mismos |
No siempre se da la salida de activos con la autorización del responsable de área | Detallar e informar sobre las funciones y acciones que deben de realizar los empleados antes de cualquier transferencia, teniendo como requisito principal la puesta en conocimiento del encargado de área |
Los controles de vigilancia no se dan de manera continua lo que deviene en irregularidades como robos en los activos que se encuentran en los almacenes | Revisar de manera continua el perfecto estado de los activos, y comunicar inmediatamente cualquier irregularidad presentado en cualquier establecimiento |
Los activos se encuentran en los almacenes y por la falta de control y registros son ofrecidos habiendo ya sido vendidos | Determinar en primer lugar si el ofrecimiento y venta de activos no existentes en almacén es por desconocimiento del personal, y en caso contrario, proceder legalmente contra los responsables de tales acciones |
Se cuenta con un consejo de vigilancia que supervisa periódicamente cada almacén | Delegar funciones dentro del Consejo de Vigilancia clasificándolos por turnos para la correcta y permanente verificación de los activos |
El Gerente toma atribuciones que no le corresponden, actuando al margen de los lineamientos de la Cooperativa | Informar a la directiva de tal suceso para que presenten la justificación de la no renovación del contrato del Gerente General por hurto a la entidad y no pagar la indemnización requerida por dicho Gerente por considerarlo como despido arbitrario |
Se halló un auto KIA totalmente desmantelado | Proceder en primer lugar con la investigación del caso y en segundo lugar, emitir el informe detallando el cobro que hizo el Gerente General por vender el auto desmantelado como chatarra |
Se evidencia algunas deficiencias en las labores de los empleados | Se debería inmediatamente capacitar a aquellos empleados que no están alineadamente en la realización de funciones junto con los demás, de esta forma agilizaremos las labores de los empleados en conjunto |
Se evidencia falta de evaluaciones que midan el compromiso que tienen los empleados con el área y la Cooperativa | Realizar evaluaciones que tengan como objetivo la medición del compromiso, con el área y la entidad, de todo el personal encargado o relacionado con los activos que la Cooperativa está comercializando |
Se observó que el Gerente General vendió un auto KIA como chatarra y dicho dinero no ingreso a caja | Recomendaciones: Establecer continua coordinación entre las áreas y conectarlas sistemáticamente de manera que todas las acciones que involucran flujos económicos estén debidamente sustentados |
Existió una comisión especialmente encargada de la recepción y ventas de los activos | Entablar comunicación con dicha comisión para establecer y coordinar sobre las operaciones realizadas, de la misma manera, reportar los hechos sobre las ventas de los vehículos para analizar todo lo suscitado desde la recepción de los mismos |
Se han presentado quejas de parte de los socios, dirigentes y delegados por la mala administración y coordinación entre áreas para la verificación de la existencia de los activos | Investigar y examinar a todos los socios, dirigentes y delegados perjudicados por la mala administración, y averiguar el importe abonado para su posterior devolución del mismo |
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