INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Definición

Es un documento que muestra la situación administrativa o contable de la empresa, expresa los comentarios más relevantes que se presentaron en la revisión practicada como: La calidad, alcance y desarrollo del informe, indicará el excelente contenido del resultado, esta presentación deberá ser oportuna para que se tomen medidas y las supervisarán auditores, supervisores o jefes de áreas, para dar un buen seguimiento a las recomendaciones hechas por el auditor.

El informe de auditoría operacional – administrativa es el documento mediante el cual, se conocen los resultados de las revisiones que efectúan los auditores de una dependencia o entidad. Constituye el producto terminado de la auditoría operacional – administrativa, pues es la forma de dar a conocer a la empresa, todos los hechos o circunstancias importantes observadas en la revisión, así como también exponerles las sugerencias de carácter general que permitan mejorar el desempeño de las mismas.

En conclusión el informe es el documento en el que se expresan todos los puntos que están afectando el

desarrollo de la empresa, así como también muestra sus avances a través de las operaciones efectivas de la misma, muestra a su vez las sugerencias para el cambio y desarrollo de la empresa, por lo que el informe debe ser claro y conciso para que cause impacto en los interesados del mismo.

Objetivo y función del informe.

Analizar las condiciones en que se emitió un informe desde el punto de vista del Contador Público, precisando la naturaleza y alcance de dicho informe buscando la forma de proteger los intereses de los usuarios del informe es el objetivo del mismo.

Los objetivos principales que se buscan al elaborar un informe de auditoría operacional – administrativa son:

 Informar: Significa dar a conocer a las personas indicadas dentro de la entidad, los resultados importantes del trabajo. (Toma de conciencia).

 Persuadir: Es demostrar que los resultados son válidos y tienen razón de ser. (Aceptación).

 Obtener resultados: Consiste en presentar recomendaciones para cambios positivos (acción).

 El informe cumple muchas funciones altamente importantes, tanto para el auditor como para la

 administración. Dichas funciones deben ser cuidadosamente consideradas durante el desarrollo de la auditoría y en la determinación de como redactar el documento señalado, y que son entre otras:

1. Conclusiones basadas en la auditoria. El informe sirve para reunir la evidencia obtenida durante la auditoría operacional - administrativa, con la presentación de hallazgos y conclusiones; representa el resultado final del trabajo de auditoría.

2. Reportar condiciones. El informe reporta a la organización un resumen de las principales áreas que requieren mejoras; esto es, el informe puede ser visto como una herramienta de que se vale la administración para conocer sus operaciones y para evaluar su ejecución. El informe señala que áreas están bien y cuáles pueden ser susceptibles de optimizar.

Propósito.

Es informar en forma clara, pero concisa, él ¿por qué? Y ¿cómo? de la auditoria. Este cumple muchas funciones altamente importantes, tanto para el auditor como para la administración. Las siguientes funciones deben ser cuidadosamente consideradas durante el desarrollo de la auditoria y en la determinación de cómo redactar el documento señalado. El informe sirve para presentar la evidencia obtenida durante la revisión, con la presentación de hallazgos y conclusiones; representa el resultado final del trabajo de auditoría.

Reportar condiciones

Este reporta a la organización un resumen de las principales áreas que requieren mejoras; El informe puede ser visto como una herramienta de que se vale la administración para reconocer sus operaciones y evaluar su ejecución. El informe señala que áreas están bien y cuáles pueden ser susceptibles de optimizar.

Marco de referencia de la acción administrativa

Las recomendaciones en el informe representan las conclusiones del auditor y las acciones que deben ser tomadas por la administración. Con base en las condiciones reportadas y en la identificación de causas, las recomendaciones sirven como marco de referencia para la toma de acciones para corregir deficiencias y mejorar las operaciones.

Contenido de los informes de Auditoría Administrativa

Antes de iniciar la redacción de un Informe, es conveniente ordenar todos los puntos que se deben incluir en él. Al redactar el informe se deben utilizar expresiones cortas y apoyándose en esquemas. El orden más conveniente de las ideas expresadas, será determinado por la importancia de ellas. Se deben utilizar títulos para el desarrollo de los puntos importantes. Esta titulación debe referirse, en forma breve, al contenido del apartado. Se debe cuidar la conjugación de los verbos usados en la redacción, que sea la más adecuada, de tal manera que refleje el sentido de la expresión.

Aclarar puntos de vista del auditor

Es normal que el auditor trate de mitigar las circunstancias o aclarar algunas situaciones en las que esta en desacuerdo. Una clara posición del auditado y los comentarios del auditor ayudarán a puntualizar los criterios de la administración y proporcionarán bases para llegar a las decisiones que requieran las circunstancias.

Caracteristicas

El informe de auditoría operacional – administrativa debe contener como mínimo las siguientes características:

Oportuno

Son emitidos sin retraso indebido, permiten la pronta y efectiva toma de acciones. Un informe es oportuno cuando se entrega en el momento indicado, en el tiempo preciso en que se ha de tomar una decisión para la cual la información que se está plasmando ha de ser útil o necesaria en ese momento.

Competente

Se refiere a presentar la información de manera que los resultados sean coherentes con los objetivos de la auditoría. Es decir que la información que estamos presentando debe cubrir con todos y cada uno de los objetivos que se fijaron al inicio de la auditoria operacional – administrativa, así como también es importante que en el proceso de la auditoria y redacción del informe no se divague en información que no sea de interés o este fuera de lugar dentro de la revisión que se pretendió desde su origen.

Objetivo

Son aquellos que contienen información verdadera, imparcial y sin distorsiones. Las observaciones, conclusiones y recomendaciones deben incluirse libres de todo prejuicio. En este punto es importante que el auditor mantenga su independencia profesional para realizar un informe en el que se plasmara únicamente lo que sucede sin que se desviara la información o trate de encubrirse alguna acción por tratar de cubrir interés ajeno a el mejoramiento de la entidad.

Claro

Son aquellos que se entienden con facilidad y son lógicos. La claridad se puede mejorar evitando un lenguaje técnico innecesario y proporcionando la suficiente información adicional de respaldo. Esta característica es sumamente importante ya que el informe se distribuye para gente que seguramente no tiene conocimientos del área contable, por lo que debe cuidarse el vocabulario a emplearse y la manera de redactar el informe evitando así malos entendidos o distracciones al lector por falta de comprensión al tener una mala redacción.

Conciso

Van al grano, se evitan detalles innecesarios, expresan pensamientos completos en el menor número de palabras posible. Es necesario que un informe además de ser claro sea muy explicito, la redacción debe dirigirse directamente al asunto u observación a tratar, sin que se extienda o divague con situaciones que no van conforme al asunto que se está tratando.

Sencillo

Se debe emplear un vocabulario sencillo para que el informe adquiera una mayor fuerza de veracidad y persuasión, con un seguido aumento de eficacia y atracción. Esta característica se relaciona con los puntos anteriores, ya que además de utilizar un lenguaje claro y entendible se debe dar el toque profesional y personal para resaltar aquello de mayor importancia.

Constructivos

Como resultado de su tono y contenido, ayudan tanto a los auditados como a la organización y promueven el mejoramiento en donde es requerido. Es importante que la redacción del informe se realice de tal manera que lo que se plasme en este, sirva a la entidad a través de lo que se trasmite a las personas que se encuentran dentro de ella, y que son capaces de cambiar o tienen la autoridad necesaria para decidir la mejor opción. Es decir el informe debe utilizarse para mejora de la entidad.

Integridad

Se debe incluir todos los hechos importantes observados, y proporcionar información completa sobre las situaciones encontradas, las conclusiones y recomendaciones. Es importante, que de cada observación hecha o tema a tratar se cuente con todo el respaldo necesario y la convicción de lo que se está diciendo es lo correcto o bien, los cambios que se proponen son los que deben hacerse.

Relevancia

Se refiere a incluir solo los hechos de importancia que repercutan en la operación del área auditada. En esta característica es necesaria la experiencia del auditor para que determine la importancia de cada observación hecha o a tratar con los directivos, ya que incluso en determinado momento se pueda comentar con las personas indicadas antes de presentar el informe a criterio del propio auditor,

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