EL INFORME EN LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA.

EL INFORME EN LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

        En algún momento a todos hemos ido con un doctor a hacernos un chequeo general o específico para saber cómo estamos, lo importante de ir al médico es el hecho de que te dé un informe detallado de cómo está tu salud, y no solo eso sino que acciones debes de tomar si algo anda mal, o si es solo para prevenir algún síntoma pequeño, para evitar que se vuelva un problema mayor.

        El ejemplo anterior es muy semejante a lo que pasa con una auditoria, ya que esta se encarga de revisar cómo están los procesos de la empresa, y al final de la auditoria se entrega un informe detallado de como esta y se hace mención de ciertas recomendaciones para corregir o prevenir, esto es responsabilidad del auditor administrativo, ya que tiene que transmitir la información de la auditoria de una manera eficaz, ya que tiene estrecha relación con los problemas administrativos. El texto de este informe debe de ser interesante, comunicar la información de manera acertada, debe de ser breve y debe de ser comprensible para aquellos a quien va dirigido, ya que este fomenta a la acción oportuna para la toma de decisiones.

        El informe representa la culminación de las actividades del auditor en la auditoria de la empresa en que se realizó, por lo tanto es de esperar que para el cliente y/o la dirección sea algo muy importante, ya que les es de gran utilidad para el estado y/o rumbo de la empresa.

Examen con los problemas con los jefes

        Es necesario hacerles una entrevista a los jefes de cada una de las áreas administrativas de la empresa a la cual se le realiza la auditoria, esto es un paso que debe de realizarse después de la conclusión de la auditoria pero antes de realizar el informe, ya que así se podrá hacer un resumen de los aspectos más relevantes de las condiciones tanto negativas como positivas. Esto dará pie a que se den las posibles acciones que servirán para corregir esos aspectos negativos.

Planeación del informe

        Como todo aspecto de la vida por algo se tiene que empezar, en el caso del informe, ese primer paso consiste en decidir acerca de que se va a escribir y/o tratar el informe. Por eso es necesario plantearse 2 preguntas de suma importancia: ¿Quién va a leerlo?, y ¿Qué uso va a tener?, para responder estas cuestiones se necesita analizar:

1. Los posibles lectores

1. Colegas técnicos: trabajadores de la misma actividad.
2. Especialistas en actividades técnicas relacionadas: trabajadores especializados solo en un campo del conocimiento de su área laboral.
3. Gerencia de línea: son aquellos que trabajan en un nivel inmediato superior del mando.
4. Ejecutivos: son los que más necesitan la información, ellos requieren los hechos y las recomendaciones.
5. Profanos: son aquellos que no forman parte de las categorías anteriores.

1. Usos posibles

1. Informar para uso inmediato: el informe se utiliza instantáneamente.
2. Servir de base para emprender una acción: cuando las decisiones de basan en el informe.
3. Establecer prioridad sobre un descubrimiento: cuando se ha descubierto algo y es necesario la publicación de este en el informe.
4. Reservarlo para uso futuro: cuando se utiliza para fines futuros, ya sean muchos o pocos.

Aspectos que hacen útil un informe de auditoria

Para que un informe sea útil es indispensable que contenga:

1. Redacción adecuada: esto consiste en expresar de manera escrita los pensamientos del auditor con exactitud, originalidad, concisión y claridad, ya que estos representa el resultado de sus actividades. Por lo tanto se debe de realizar con:

1. Exactitud: esto implica que lo que se plasme en el informe debe de coincidir con los hechos o acciones observadas.
2. Originalidad: consiste en que el auditor ponga su toque en el informe al constituir las frases de un modo original.
3. Concisión: esto se logra con el menor número de palabras pero que no pierda la esencia de lo que se quiere comunicar.
4. Claridad: implica que cualquiera pueda entender el informe y no de pie a que se malinterprete.

1. Oportunidad de presentación: El informe de auditor tiene como finalidad la comunicación de la evolución hecha respectivamente por el auditor, el informe debe presentarse para que en este caso la dirección o el cliente puedan formular acciones correctivas y tomar las mejores decisiones.
2. Selección adecuada de material: Para seleccionar el material que debe contener el informe, es necesario primero en centrarse en donde no se logró lo previsto en vez de sentarnos en donde sí se logró.

La organización de la composición de un informe de auditor

Toda aquella comunicación que persiga fines informativos debe de apegarse a una composición cuidadosa del material escrito, ya que si esta no lo tuviera, no se lograría transmitir la información de manera adecuada, puesto que se puede dar a mal interpretaciones o que no se entiendan las ideas.

Es necesario para la elaboración del cuerpo del informe dos factores: organización y división. Lo cual esto implica que el texto tenga una unidad en las ideas, por así decirlo que este organizado de tal forma que al leerlo sea coherente y tenga una secuencia lógica, y a su vez que cada idea principal resalte claramente, y que estas a su vez no se superpongan entre ellas.

Estructura del informe

Al preparar el informe existen ciertos elementos que dependen de este, lo cual es la reflexión, sin embargo existen otros que no, los cuales son los hechos. Los hechos los podemos observar directamente, en otros casos de otras personas; al obtener la información de otra persona (mediante entrevistas) hay que checar la veracidad de lo que nos dicen por medio de encuestas, en ocasiones en el informe se mencionan los nombres de los entrevistados para corroborar que los datos son verídicos.

Al tener los hechos en importante preguntarnos ¿Cómo aprovechar estas fuentes de información?, para dar respuesta a esto es necesaria la reflexión, en esta el informador anotara la información en hojas de trabajo de forma dispersa, después de eso se requiere hacer los siguientes pasos:

1. Captar el problema y trazar la idea general a seguir.
2. Estudiar el problema a fondo.
3. Elegir lo que sea relevante de la información y desechar aquello que no sea importante para el informe.
4. Componer, organizar y preparar la distribución de los elementos.

La información del texto del informe contiene:

• El cuerpo del informe.
• La conclusión.

El cuerpo del informe contiene en su interior los hechos y la demostración. Estos elementos son la estructura general del cuerpo de este los cuales son: hechos, demostración y conclusión.

Material preliminar necesario:

• Portada.
• Carta de presentación.
• Prefacio.
• Sumario.

El informe (texto)

1. Propósito: sirve para unir al autor con el lector en un punto en común.
2. Periodo: especificación del tiempo de duración de la investigación.
3. Alcance: es la profundidad de la investigación y las áreas que se examinaron. Esto en si es si la investigación se realizó en toda la empresa, en uno o más departamentos y/o en sus funciones.
4. Métodos utilizados: se especifican las técnicas utilizadas para obtener la información.
5. Copia de los cuestionarios empleados: especificación de los tipos de cuestionarios aplicados.
6. Personas entrevistadas: el nombre de las personas entrevistadas.

La información depende del alcance que haya tenido el examen. El tipo de empresa en que se realizó, las oportunidades detectadas por el auditor y los deseos del cliente. Esto implica que el informe no debe de tomar una forma uniforme.

Se recomienda lo siguiente para el informe, dándole la libertad al auditor a que decida sobre la secuencia, extensión y disposición, dicho esto las recomendaciones son:

• Deficiencia de las áreas funcionales: se debe de señalar en orden de mayor importancia las deficiencias que afectan a una función en particular de la empresa, área o proceso que se analizó.
• Deficiencias de la administración general: se debe de señalar en orden de mayor importancia las deficiencias del proceso administrativo y que por lo tanto requiere medidas correctivas.
• Apreciación de la empresa: con base en la información que se obtuvo y de acuerdo a su puntuación según el cuestionario que se aplicó, el auditor debe de evaluar cuantitativamente la empresa, mediante una escala de apreciación, al presentar esta técnica se hará de acuerdo a la importancia de cada organismo concede a sus áreas funcionales.
• Conclusiones y recomendaciones: las conclusiones deberán recoger los resultados del informe, de tal forma que sea entendible y no de pie a mal interpretaciones. También se describirán las áreas que ofrecen posibilidades de mejora. En las recomendaciones se darán pautas o sugerencias para corregir deficiencias, por lo tanto el auditor debe sugerir soluciones para la eliminación de errores, pero al hacerlas debe considerar los recursos de la empresa para poder poner estas en práctica.

Material complementario

El material complementario (anexos), es aquel que es útil a algunos lectores, pero no es esencial para la exposición de la información. Esto tiende a colocarse al final del informe.

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