Plan de Mejoramiento – Procesos de Pagos FOMAG

Plan de Mejoramiento – Procesos de Pagos FOMAG

Karen Nathalia Cardona Cristancho

CC. 1.018.458.682

Nivel de formación: Técnico

Docente

Fernando Uribe Vidal

Escuela de ciencias administrativas

Programa de Contaduría Publica

Proceso de prácticas

Bogotá

2018

                                                              INTRODUCCION

La alta competencia a nivel nacional e internacional requiere de procesos que dominen los instrumentos del mercado. La imaginación, la creatividad y los instrumentos técnicos deben ser al más alto nivel para satisfacer las necesidades del de cada uno de los docentes colombianos y demás clientela que pueda poseer la empresa.

Hoy en día no basta solo realizar afiliaciones para la empresa por el solo hecho que pertenezcan al nombre, sino que se requiere pensar estratégicamente en cada uno de los clientes a los cuales se les está prestando un servicio, para obtener una mezcla perfecta en la competitividad de las empresas, debido a que se le da al cliente lo que quiere y necesita en el momento adecuado.

Debido a la gran importancia del mercadeo y a los grandes retos que se han venido planteando la empresa, con la dinámica de la industria de medios de pago, que se ha tornado cada vez más compleja y especializada, los avances tecnológicos, sumados a las condiciones del mercado financiero y a la situación socioeconómica del país, hacen de ésta herramienta un elemento clave en el desarrollo del presente trabajo, la idea principal es presentar un inconveniente de la conciliación bancaria con el fin de analizar y utilizar los recursos de la empresa en favor de ella, y así poder mejorar los procesos de conciliaciones que son importantes tanto para sus empleados como para la compañía como tal, permite agilizar tareas y ahorrar una gran mayoría de tiempo facilitando al empleado que su proceso en la compañía sea de mayor importancia y eficacia. Para ello se contará con un paso a paso de los procesos que se deben realizar y las personas con quien se debe tener contacto dentro de la compañía para poder ejecutar el desarrollo de la automatización de las conciliaciones, esto permitirá a la persona que realice las actividades de esta área tener un panorama más amplio sobre el tema, y tenga un poco más de conocimiento sobre el que hacer en diferentes situaciones que se presenten.

MISION

Elaborar

                        -     Misión

• Visión

OBJETIVO GENERAL

Elaborar un plan de mejoramiento para la automatización de conciliaciones bancarias con el fin de apoyar y brindar una mayor agilidad de gestión en los procesos del área contable y financiera.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Elaborar manual para el proceso de automatización de conciliaciones bancarias.
• Realizar la conciliación bancaria de forma totalmente flexible, rápida y segura.
• Identificar las conciliaciones que puedan tener error
• Facilitar la localización de movimientos conciliados.

JUSTIFICACIÓN

Conveniencia:

¿qué tan conveniente es hacer el trabajo?

La realización del trabajo planteado permitirá una reducción en las quejas presentadas en las áreas asociadas con el proceso de pagos, teniendo en cuenta que los pagos entregados al área generalmente son de carácter urgente  pero con un proceso tan largo como los que son llevados el día de hoy muchos de estos pagos pueden tardar aproximadamente una semana en salir lo cual es demasiado considerando que los tiempos establecidos para las respuestas son de 03 días aproximadamente, muchos de estos pagos ya se encuentran en estancias tales como lo son tutelas o derechos de petición hechos por los docentes los cuales incurren en temas legales de mayor severidad que acarrean para la empresa costos adicionales por no pago

 Esto es, ¿para qué servirá?

• Reducción tiempos proceso
• Control en el presupuesto asignado
• Liberación carga laboral
• Aprovechamientos medio tecnológicos
• Retrasos en rechazos ocurridos

Relevancia Social:

¿Qué y quiénes se beneficiarán con los resultados de la investigación?

Con los resultados obtenidos en el planteamiento del problema se encontrarán beneficiados como primera medida los docentes que son los primero beneficiarios de las nóminas pagadas en el área, las personas del CAU ya que los docentes no se dirigirían al área a realizar sus quejas ya que los dineros estarían a tiempo en los bancos evitando retrasos, la persona que diligencia y realiza el cargue de los pagos en la plataforma ya que se minimizaría el tiempo de recorrido por lo tanto se podría utilizar dicho tiempo en otras actividades del área.

MARCO REFERENCIAL

Teniendo en cuenta el procedimiento llevado a cabo para el área de pagos se tiene en cuenta los siguientes pasos:

1. La seguridad de acceso en los módulos de los aplicativos tecnológicos para la ejecución de las actividades del proceso de Pagos, se definen de acuerdo a los roles y perfiles otorgados por la Dirección

1. Todas las facturas que soportan un memorando como orden de pago, deben cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 771-2 y 617 del Estatuto Tributario, y las modificaciones que existan.

1. Todos los pagos adicionales que provengan deben ser solicitados mediante memorando firmado y aprobado, por el Director del área. En dicho documento debe indicarse beneficiario, resolución y fecha que otorga el derecho al pago, valor, identificación del beneficiario, entidad bancaria a través de la cual se ubicaran los recursos.

1. Una vez el área de Pagos recibe el memorando de pago, esta cuenta con tres (3) días hábiles para generar el proceso de pago, desde la creación del voucher, hasta la aprobación del mismo.

1. Todo memorando que reciba el área de Pagos, pasadas las 5:00 pm, será tenido en cuenta con fecha del día siguiente. Este debe tener el sello del área, en donde se evidencie la fecha y hora; adicionalmente, se debe llevar el registro de recepción en el libro interno establecido para tal fin.

1. Toda instrucción de pago que presente inconsistencias o falta de documentación, será devuelta por el área de Pagos al solicitante, para sus respectivas modificaciones.

1. La Gerencia de Contabilidad estará a cargo de la definición del tipo de contribuyente, para la aplicación de los impuestos, a los pagos de los proveedores o terceros, previa presentación del RUT, y una vez se haya realizado el proceso de vinculados de la entidad.

1. La Dirección, deberá aprobar los voucher de pago, antes de los cortes establecidos por la Dirección de Tesorería.

1. Los pagos prioritarios o especiales, son aquellos que, por motivos justificados, deben ser tramitados o incluidos dentro del proceso de pagos del mismo día, sin embargo, en caso de no ser tramitados antes de los ciclos establecidos, se debe solicitar a la Dirección de Tesorería su dispersión de manera urgente.

1. Toda solicitud de préstamo de documentos relacionados con comprobantes de egreso y órdenes de pago, que efectúen las áreas de la entidad, con el fin de evidenciar el soporte de un pago, se debe formalizar mediante correo electrónico al área de Pagos de la Dirección de Afiliaciones y Recaudos, quien se encargará de solicitar al archivo los comprobantes para dar respuesta al requerimiento, responsabilizando al solicitante de los mismos.

1. Al momento de registrar los pagos, se debe registrar en su totalidad, la siguiente información:

• Identificar la fuente, de la cual se van a tomar los recursos, para realizar el pago:

• El Banco del cual se tomarán los recursos para el pago.
• Número de cuenta.
• Método de pago (cheque, transferencia electrónica, pagos carta, traslados bancarios, otros).

• Detalle del pago:

• Trasferencia electrónica
• Trasferencia nómina
• Transferencia ventanilla
• Pago carta
• Pago SEBRA
• Cheque de Gerencia
• En línea

• Tipo de transacción:

• Nómina convenio cesantía pensión 9017
• Nómina convenio Int. Ces 9029 (pagos con el agrario)
• Pago nómina
• Pago proveedores
• Pago ventanilla

• Grupo pago:

• Pago regular de proveedores

• Formato:

• BBVA
• Gentiex
• Uff

• Banco Proveedor:

• Se escoge la cuenta bancaria del tercero o la transferencia por ventanilla
• Marcar el flag de pago por separado

PLAN DE MEJORAMIENTO - 1

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