Talento Humano

1. REALIZACION DE LA AUDITORIA

Las auditorias pueden ser realizadas por personal interno o externo. Cada método tiene ventajas y desventajas. Los auditores que son de adentro saben más sobre la empresa y están en mejor posición para determinar que aspectos requieren evaluación. También es menos probable que quienes están siendo evaluados los vean como una amenaza. Sin embargo, cuanta objetividad puede tener las personas de adentro es siempre una pregunta que queda sin resolver. Por otro lado, los auditores externos serán más objetivos y su ego menos involucrado. Como los aspectos legales y los de RH se han entrelazado en forma más bien inseparable, es deseable que los patrones consideren el uso de los servicios de un auditor externo con mucha experiencia en RH y derecho laboral. Por lo general el corporativo, la dirección general, el corporativo de RH o el departamento de investigación en RH son quienes llevan a cabo la auditoria.

2. PASOS DEL PROCESO DE AUDITORIA

Un especialista en auditoria propone que el proceso de auditorías este formado por los siguientes seis pasos:

1. Introducir la idea de la auditoria y hacer hincapié en los beneficios que se derivan de la misma.

2. Seleccionar personal con una amplia gama de habilidades para el equipo de auditoría y proporcionar el entrenamiento necesario.

3. Reunir datos de diferentes niveles de la empresa.

4. Preparar informes de auditoría para los administradores de línea y la evaluación del departamento de RH.

5. Discutir los reportes con los administradores operativos quienes a su vez preparan su propia evaluación.

6. Incorporar acciones correctivas en el proceso normal de establecimientos de objetivos de la organización.

Como la auditoria es una forma de investigación, es importante que los descubrimientos estén basados en datos objetivos, confiables y validos. En las auditorias se puede usar todo tipo de registro de RH. Además de analizar estos registros, por lo general se llevan a cabo entrevistas con administradores de distintos niveles, el administrador de RH, el staff de RH, y un número seleccionado de supervisores y personal no administrativo.

3. ETAPAS DE LA AUDITORIA DE PERSONAL

Obtención de los datos e informes:

El primer paso de la auditoría será, la obtención de los datos sobre los resultados que, en materia de personal, ha obtenido una empresa durante el periodo investigado, lo cual implica, para su mayor facilidad y perfeccionamiento, dos aspectos previos:

a) El diseño de formas o cuestionarios apropiados, que nos hagan más fácil la investigación, la recolección y la precisión de los datos.

b) El adiestramiento de las personas que habrán de recoger estos datos.

A diferencia de lo que ocurre en las auditorias contables, donde prácticamente todos los datos pueden ser cuantificables, debemos hacer notar que, en materia de personal, muchos datos sólo podrán hacerse tangibles en forma descriptiva o cualitativa.

Análisis de los datos recabados:

La parte más importante de la auditoria, se centra en el análisis de los datos recabados; el señalamiento de las fallas encontradas sobre el cumplimiento de los programas y presupuestos en materia de personal; la investigación de sus causas; la determinación de si los programas y procedimientos pueden mejorarse, ya sea para obtención de las políticas fijadas, ya para la modificación, supresión, adición o cambio de otros objetivos y políticas, a la luz de las nuevas necesidades surgidas, las nuevas técnicas que al respecto hayan aparecido, etc.

Lo anterior implicará, simultánea o sucesivamente, un trabajo de comparación de las diversas partes de los cuestionarios que, en forma cruzada, se habrán puesto intencionalmente, de tal manera que se pueda comprobar la veracidad o exactitud de lo afirmado por aquellos que proporcionan los datos; la comparación con registros o presupuestos existentes; la discusión con diversos jefes, para conocer sus puntos de vista, aclaraciones y adiciones hasta que el, o los auditores puedan formarse una idea lógica y clara de cómo se están realizando las actividades en relación con los objetivos que en materia de personal sostiene la empresa.

El informe de la auditoría:

El resultado final será una información que, de manera precisa, técnica y concisa a la vez, contenga como partes principales:

a) La indicación de aquellas fallas a los programas y procedimientos que se hayan encontrado, con la indicación de los daños que se estima ha causado o pudieron causar.

b) La adecuación o inadecuación de los programas, en relación con los objetivos y políticas señalados en materia de personal.

c) La recomendación de aquellos casos en los que convenga elevar, reducir, modificar, cambiar o suprimir determinados objetivos y políticas, por considerarse inalcanzables, inadecuados, obsoletos, etc., indicando la razón y demostraciones objetivas en que se funde lo anterior.

d) La información de lo que no pudo auditarse, y las razones que lo impidieron.

4. PRINCIPALES TEMAS QUE SUELE COMPRENDER UNA AUDITORÍA.

1. Posición y funciones del Departamento de Recursos Humanos.

a) Su jerarquía.

b) Su estructura.

c) Número de personas que ocupa.

d) Funciones que se desempeñan y su distribución.

2. Datos numéricos de trabajadores en la empresa.

a) Obreros.

b) Empleados de oficina.

c) Vendedores.

d) Técnicos.

e) Supervisores.

f) Altos ejecutivos.

3. Admisión y Empleo.

a) Fuentes de abastecimiento, por categorías de personal.

b) Pasos usados en el procedimiento de selección.

c) Correlación entre los resultados de la selección y los obtenidos en el trabajo y conducta de los empleados.

4. Adiestramiento, capacitación y desarrollo.

a) Sistemas de adiestramiento para los diversos niveles.

b) Capacitación de los empleados u obreros ascendidos a jefes.

c) Correlaciones entre adiestramiento, capacitación y desarrollos dados y los resultados obtenidos en el trabajo y la conducta.

5. Movilidad el personal.

a) Rotación y sus causas.

b) Ascensos.

c) Promociones.

d) Transferencias.

6. Moral del personal.

a) Ausentismos y sus causas.

b) Retardos y sus causas.

c) Quejas: su clasificación por causas, sus soluciones, etc.

d) Sugerencias: su aprovechamiento y beneficios.

e) Conflictos entre departamentos.

f) Registros de eficiencia.

7. Higiene y seguridad industrial.

a) Número de accidentes.

b) Número de enfermedades profesionales.

c) Medidas de seguridad que no se han cumplido.

d) Condiciones de higiene que no se han cumplido.

8. Comunicación con el personal.

a) Entrevistas realizadas con trabajadores: sus causas y resultados.

b) Reuniones con diversos jefes sobre problemas exclusiva o preferentemente de personal.

5. TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN PARA LA AUDITORÍA

El proceso de evaluación de las actividades de recursos humanos de una empresa requiere una técnica de investigación que ayude a recopilar información sobre esas actividades y las cuales mencionamos a continuación:

Enfoque comparativo. El comité o equipo que efectúa la auditoría compara la compañía (o un departamento o división de ella) con otra compañía o con otra división para identificar áreas de desempeño insuficiente.

Consultor externo. El comité de auditoría se basa en el diagnóstico de un consultor externo a la organización o en los resultados que publica una entidad especializada sobre parámetros de la industria, respecto a los cuales puede evaluarse lo que se realiza en la empresa

Enfoque estadístico. A partir de los registros existentes, el comité de auditoría genera estándares estadísticos contra los cuales se evalúan los programas y actividades.

Enfoque retrospectivo de logros. Esta técnica permite determinar el grado de cumplimiento que se está obteniendo respecto a las leyes y a disposiciones internas.

Enfoque por objetivos. El equipo de evaluación compara los resultados reales con los resultados a que aspiraba. Mediante esta técnica se detectan áreas en las que el desempeño puede ser insuficiente y se concentran en ellas los esfuerzos.

6. INSTRUMENTOS PARA INVESTIGACIONES DE CÓMO SE DESEMPEÑA LA FUNCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS EN UNA ORGANIZACIÓN.

Entrevistas Las entrevistas directas con el personal a todo nivel son una poderosa herramienta para obtener información acerca de las actividades de recursos humanos y para identificar áreas que necesitan mejorar. Los comentarios del empleado se registran y después se analizan durante la auditoría de la función de recursos humanos para identificar las causas de la tasa de rotación, la baja moral y otros problemas

Sondeos de opinión: Ofrecen respuestas más directas y honestas cuando contestan un cuestionario que cuando se entrevistan con un funcionario del departamento de personal. Sin embargo, debido a que las entrevistas son costosas en términos de tiempo y dinero, muchos departamentos de recursos humanos utilizan sondeos de opinión para obtener información.

Análisis históricos: Permite adquirir información esencial sobre la función de la administración de los recursos humanos de la empresa. (Auditorías de la seguridad física y aspectos de salud Auditoría de conflictos Auditorías de la compensación)

Información externa: Las comparaciones con otras organizaciones pueden proporcionar a los auditores una perspectiva adecuada que les permita emitir juicios certeros y tomar decisiones correctas.. Las fuentes más confiables para obtener información especializada incluyen las organizaciones industriales y profesionales, las cámaras de comercio

Investigación en el área de los recursos humanos: Comparan un grupo experimental con otro de control en condiciones realistas. Estos experimentos se llevan a cabo para obtener datos referentes a aspectos como el ausentismo, la tasa de rotación, el nivel de satisfacción con el empleo, la compensación, la segu-ridad y otros.

Sin embargo, muchos gerentes se muestran reacios a experimentar con sus trabajadores Además, los resultados de estos experimentos no son conclusivos También podría existir una actitud de rechazo de quienes no resulten electos para participar en el experimento.

7. ENCUESTAS DE ACTITUD

CONCEPTO

Una Encuesta de Actitud, o de Moral del Personal, es un procedimiento para conocer las reacciones de los trabajadores a los diversos factores que afectan su trabajo, por qué piensan de esta manera, así como también qué aspectos desearían que se modificaran y en qué sentido.

IMPORTANCIA

A primera vista puede deducirse la enorme importancia que reviste una Encuesta de Actitud, porque permite a la Administración de Personal, no sólo conocer las verdaderas reacciones de los trabajadores de todos los departamentos y niveles, sino, sobre todo, los medios que necesita para mejorar las relaciones con el mismo personal.

FINES DE LA ENCUESTA DE ACTITUD

 Conocer aquellos sistemas, prácticas y políticas, que molestan al personal, pero que éste no se atreve a presentar en queja, para poder corregirlos.

 Conocer esas mismas circunstancias cuando no sean reales, sino que se deban a la mala interpretación o incompleta información, con el fin de explicar aquello que se trate, para evitar esos descontentos injustificados.

 Proveer a la empresa de un medio de comunicación con su personal, mucho más amplio, confiable y franco.

 Poner en acción un medio que por el solo hecho de establecerse , calma muchas inquietudes, haciendo sentir al personal que la empresa está dispuesta a reconocer sus fallas, mantener las mejores relaciones con sus trabajadores y tomar en cuenta los puntos de vista de éstos.

 Recibir información muy valiosa de los trabajadores sobre algunas sugerencias relacionadas con sistemas y mejoras en materia de personal.

EL SISTEMA DE ENCUESTA POR CUESTIONARIO

Independientemente de las normas dadas, cabe hacer nota que dicho cuestionario puede hacerse en tres formas distintas:

o Por preguntas cerradas-que exigen una respuesta de: si o no.

o Por preguntas abiertas -que permiten una explicación más amplia, o al menos, dejan espacio para adiciones y explicaciones después de la respuesta.

o Respuesta de selección múltiple: la que obliga a escoger entre varias respuestas, aquella que se considere como m{as adecuada.

PROCEDIMIENTO DE LA ENCUESTA

Ante todo, debe determinarse si es oportuna, su periodicidad, la época más conveniente para realizarla, la forma de realizarla, si va a ser llevada a cabo por el método de cuestionario.

Normalmente se recomienda que la encuesta vaya precedida por una carta, conferencia o folleto, del más alto ejecutivo de la empresa, en la que se explique sus finalidades y enfatice los beneficios de una colaboración abierta.

La formulación del cuestionario, es obviamente uno de los puntos de mayor importancia. Normalmente se aconseja ensayarlo primero con trabajadores de gran confianza para la empresa, para ver si las preguntas están bien formuladas, si son claras, si no están ocultando un prejuicio de la empresa, o por el contrario, lleven hacia la creación de prejuicios o malas interpretaciones de los trabajadores.

CASO N°1

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CASO N° 2

En Carls jr. Los empleados son parte muy importante de nuestra organización, para garantizar la satisfacción de nuestros clientes, constantemente nos centramos en mejorar constantemente para el bien de nuestros consumidores y de nuestros empleados. Consideramos el puesto de administrador de Recursos Humanos de suma importancia ya que brindara los resultados que buscamos para una adecuada toma de decisiones y un mejoramiento completo de toda la organización. A continuación hemos creado un manual en el que describimos la manera adecuada del sistema para cada actividad por realizar como administrador de Recursos humanos dentro de nuestra organización. Obtendrá una breve reseña de hechos sobresalientes de la historia de la transformación atreves del tiempo s administración de recursos humanos; al igual de los objetivos, funciones y formas de desenvolverse en una forma acorde a nuestros objetivos como empresa.

Mantener una comunicación estrecha y constante con nuestros empleados nos permitirá tomar decisiones de suma importancia con respecto al cuidado y atención de nuestro servicio de calidad. El administrador de Recursos Humanos deberá identificar constantemente el desempeño de cada trabajador, así como también tomar en cuenta sus comentarios y sugerencias ya que la eficiencia y calidad dependen de un ambiente adecuado de trabajo. La motivación influirá mucho para controlar un alto desempeño en los trabajadores y es por eso que en este manual se llevan a cabo, Hay que poner mucha atención en cuanto a cualquier señal que nos indique errores en nuestro sistema de administración hacia la seguridad y atención de nuestros empleados.

El administrador de Recursos Humanos tendrá una gran responsabilidad y deberá realizar su actividad acorde a los objetivos de nuestra empresa, para así lograr la preferencia y satisfacción de nuestros clientes. Este manual fue diseñado y planificado con lo necesario para que un Administrador de Recursos humanos realice su trabajo con eficiencia y con calidad ya que es lo que buscamos al ofrecer nuestros productos.

CONCLUSIONES

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RECOMENDACIONES

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