MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA

DE ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS AUXILIARES

TÍTULO I

1. FINALIDAD

El presente Manual de Organización y Funciones tiene por finalidad identificar, desarrollar y armonizar la Estructura Organizacional y Funcional de la Oficina de Abastecimientos y Servicios Auxiliares y servir como instrumento orientador y regulador de las actividades asignadas a cada cargo, determinando las líneas de autoridad y responsabilidad, así como las funciones y la relación entre los órganos que la integran.

2. BASE LEGAL

• Ley Nº 23733, Ley Universitaria.

• Estatuto de la UNAC.

• Reglamento de Organización y Funciones de la Universidad Nacional del Callao.

• Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM, Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

• Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

• Directiva Nº 004-91-INAP-DNR, sobre formulación de Manuales de Organización y Funciones

• Ley Nº 27209, Ley de Gestión Presupuestaria del Estado.

• Ley Nº 27312, Ley de Gestión de la Cuenta General de la República.

• Ley Nº 27395, Superintendencia de Bienes Nacionales es un Organismo Público del MEF.

• Ley Nº 27493, Ley de Saneamiento Físico –Legal de Bienes del Estado

• Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y la Contraloría General de la República.

• Decreto Supremo Nº 154-2001-EF, Reglamento General de Bienes de Propiedad Estatal y su modificatoria aprobada por Decreto Supremo Nº 107-2003-EF.

• Resoluciones Nº159-97-SBN, Nº 039-98-SBN, Nº 040-98-SBN, Nº 089-2001-SBN y Nº 028-2002-SBN. de la Superintendencia de Bienes Nacionales

3. ALCANCE

El ámbito de aplicación del presente Manual es de competencia de todo el personal que labora en la Oficina de Abastecimientos y Servicios Auxiliares.

4. APROBACIÓN

El Manual de Organización y Funciones es aprobado por el señor Rector.

TÍTULO II

DEL DISEÑO ORGÁNICO

1. OBJETIVO

La Oficina de Abastecimientos y Servicios Auxiliares es un órgano de línea de la Oficina General de Administración de la Universidad Nacional del Callao, que tiene como objetivo normar, implementar y ejecutar el sistema de Abastecimiento, registro y control patrimonial, así como los servicios de transporte, guardianía, vigilancia y seguridad.

2. FUNCIONES GENERALES DE LA OFICINA

1. Planificar los procesos de selección para la adquisición o suministro de bienes y contratación de servicios en general, a efectuarse a través de la Oficina de Abastecimientos y Servicios Auxiliares.

2. Efectuar las adquisiciones de bienes o suministros, y contrataciones de servicios en general, de servicios de consultoría y de arrendamiento de bienes.

3. Definir, en coordinación con las Facultades y dependencias administrativas sus requerimientos de bienes y servicios, la cantidad de bienes, las especificaciones técnicas, para cuyo efecto realizará los estudios de mercado o indagaciones que corresponda.

4. Brindar asesoría técnica a las dependencias sobre las especificaciones técnicas que ofrece el mercado respecto a los bienes y servicios, materia de sus requerimientos.

5. Establecer el Valor Referencial de la adquisición de bienes o contratación de servicios en general a efectuarse a través de la Oficina de Abastecimientos y Servicios Auxiliares, sobre la base de los precios de mercado.

6. Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones y tramitar su correspondiente aprobación por el funcionario o autoridad competente.

7. Llevar el Registro de Procesos de Selección y Contratos, así como administrar, controlar y actualizar la información del Registro.

8. Elaborar contratos de adquisición o suministro de bienes y contratación de servicios en general efectuados a través de la Oficina de Abastecimientos y Servicios Auxiliares, de acuerdo a la pro forma de contrato de las Bases administrativas de cada proceso de selección y tramitar su suscripción por la autoridad competente y los postores de la Buena Pro.

9. Tramitar el Compromiso del Gasto de las adquisiciones de bienes y contrataciones de servicios, efectuados a través de la Oficina de Abastecimientos y Servicios Auxiliares, en el Sistema de Administración Financiera ( SIAF ).

10. Llevar y mantener actualizado el Libro Auxiliar de Compras (LAC-1), en concordancia con lo establecido en la Resolución Directoral vigente.

11. Desarrollar los procesos técnicos de Registro, Catalogación, Control, Adquisición, Recuperación, Almacenamiento, Seguridad, Distribución Física, Conservación, Custodia y Disposición final de los bienes y servicios de la UNAC.

12. Registrar, velar, verificar, clasificar, catalogar y procesar toda información relacionada a los bienes, inmuebles y equipos con que cuenta la Universidad.

13. Efectuar la toma del inventario general y ejecutar acciones permanentes de constatación física de los bienes asignados a las dependencias y personal de la UNAC.

14. Ejecutar servicios de transporte y limpieza en los diferentes locales de la Universidad.

3. ESTRUCTURA ORGÁNICA

ÓRGANO DE DIRECCIÓN

• Jefatura de la Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares

ÓRGANOS DE LÍNEA

• Unidad de Abastecimiento,

- Área de Almacén.

• Unidad de Control Patrimonial,

• Unidad de Servicios Auxiliares.

4. RELACIONES

Línea de Autoridad.

La Oficina de Abastecimientos y Servicios Auxiliares depende jerárquicamente de la Oficina General de Administración y esta representada por el Jefe y ejerce autoridad sobre el personal de la oficina a su cargo.

Línea de Responsabilidad.

Es responsable de conducir los procesos técnicos del sistema de abastecimiento, control patrimonial y de servicios auxiliares.

Línea de Coordinación.

Coordina internamente con todas las unidades académicas y administrativas de la UNAC.

5. CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE PERSONAL

JEFATURA

• Jefe de Oficina, 1 Docente o Administrativo

• Secretaria III 1 Administrativo

Unidad de Abastecimiento

• Jefe de Unidad 1 Administrativo

• Especialista II en Abastecimiento 2 Administrativos

• Técnico III en Adquisiciones 3 Administrativos

• Auxiliar de Sistema Administrativo II 2 Administrativos

Área de Almacén

- Jefe de Área 1 Administrativo

- Técnico III en Almacén 2 Administrativos

- Técnico II en Almacén 1 Administrativo

- Auxiliar II en Almacén 1 Administrativo

Unidad de Control Patrimonial

• Jefe de Unidad 1 Administrativo

• Secretaria III 1 Administrativo

• Especialista II en Control Patrimonial 2 Administrativos

• Técnico III en Control Patrimonial 2 Administrativos

• Auxiliar I en Control Patrimonial 2 Administrativos

Unidad de Servicios Auxiliares

• Jefe de Unidad 1 Administrativo

• Oficinista I 1 Administrativo

Equipo de Servicio Interno

• Trabajador de Servicio II 20 Administrativos

Equipo de Mecánica y Transporte

• Mecánico de Motores 1 Administrativo

• Chofer I 8 Administrativos

TÍTULO III

CAPÍTULO I

DE LA JEFATURA DE LA OFICINA

1. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL JEFE DE OFICINA

Denominación del cargo

Cargo Estructural: JEFE DE LA OFICINA DE ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS AUXILIARES

Naturaleza del cargo,

Dirección, coordinación, y ejecución de actividades técnicas de abastecimiento, control patrimonial y servicios auxiliares.

Funciones específicas del cargo

1. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones establecidas en el TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento, y demás normas complementarias, en lo que corresponde a la adquisición y suministro de bienes y contratación de servicios en general y de consultoría efectuados a través de la Oficina de Abastecimientos y Servicios Auxiliares.

2. Planificar los procesos de selección para la adquisición o suministro de bienes y contratación de servicios en general y de consultoría a efectuarse a través de la oficina de Abastecimientos y Servicios Auxiliares, en base a los requerimientos de las Facultades y Dependencias Administrativas de la Universidad.

3. Dirigir y supervisar la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, y gestionar su correspondiente aprobación por el funcionario o autoridad competente.

4. Disponer la Publicación del instrumento que aprueba el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, y tramitar la remisión del Plan Anual al Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (CONSUCODE) y Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa (PROMPYME).

5. Gestionar la aprobación por el funcionario o autoridad competente de las modificaciones del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, en lo que corresponde a los procesos de selección planificados por la Oficina de

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