Proyecto De Investigacion De Operaciones

Software para la organización, Registro, Control y búsqueda de archivos en la empresa de Renta de Vehículos.

Anteproyecto Tecnológico

Investigación De Operaciones

Introducción

Tomando como base que el manejo documental es una situación de orden no controlado que se presenta en la gran mayoría de las empresas cuyo archivo físico se ve agobiado por el total de documentos generados durante vigencias enteras, esta investigación propone una solución desde el punto de vista tecnológico, usando como herramienta principal un sistema de cómputo, y un software con una interfaz gráfica agradable a la hora de su uso. Desde el momento en que comienzan a generarse archivos físicos sin ningún control dentro de la empresa.

Hay que tener en cuenta que cada uno de los documentos existentes dentro de la empresa, es una ventana abierta con información muchas veces confidencial, y que no puede ser vista por cualquier persona. Es por esto que es tan importante el control absoluto sobre los documentos, tener facilidad para accesarlos y al mismo tiempo ejercer el control sobre las personas que tienen acceso a estos. 9

Con esta idea se crea una herramienta capaz de brindar una solución a esta situación de orden, dándole al usuario un esquema o procedimiento a seguir con el fin de organizar, archivar y acceder con facilidad a la documentación empresarial.

Descripción del Problema

Solano Rent Car, es una empresa dedicada a la renta o alquiler de vehículos. El manejo de documentos, La empresa hace el registro de los alquileres de vehículos atraves de procesadores de texto usando Microsoft Word 2003 y almacenan algunos documentos en archivos o gavetas. En términos generales, existe un problema de dificultad y costo del acceso a los documentos que maneja la organización y el riesgo de pérdida de estos. Desde el momento en que se genera o se recibe un documento hasta su archivador se hace necesario ejercer un control total sobre los mismos. Como no hay una organización correcta de los registros de los alquileres de vehículos, el trabajo se hace bastante tedioso porque se tarda mucho en buscar información de un cliente en un momento determinado, Las posibles causas de esta situación están básicamente resumidas en que no existe un criterio de archivo que se haya establecido. La no existencia de un registro y un control sobre los diferentes archivos de la empresa, generan una serie de consecuencias, entre las cuales se destacan las siguientes: Para el almacenaje de documentos físicos, se cuenta con archivadores verticales de 4 gavetas que hoy en día no son suficientes para almacenar el volumen de documentos generados. Para el manejo y accesibilidad de documentos, así como problemas de deterioro de documentos debido a las condiciones a las que han estado expuestos. Un mismo documento es fotocopiado varias veces dentro de la empresa, se encuentra en diferentes escritorios. Su flujo en el proceso de negocio implica no solo el traslado de un área a otra. Esto confirma que el manejo de documentos fiscos implica una consulta lenta e ineficiente, además de altos riesgos relacionados con el extravió y resguardo de información confidencial.

En otros casos, al consultar un documento no se encuentra y resulta que no llegó al archivo por haberse quedado en el cajón del escritorio de algún empleado.

Para evitar que estas situaciones se sigan presentando, es necesario buscar una alternativa que presente soluciones concretas a cada uno de los inconvenientes generados por la falta de control.

Es por esto que a través este proyecto se presentara una solución detallada que responde a cada una de las necesidades anteriormente planteadas. Esta solución propiamente dicha, es la implementación de un software a medida, diseñado partiendo de los requerimientos que desea el cliente o la organización.

Búsqueda de informaciones relacionadas con el problema

Solano Rent Car es una empresa de alquiler de vehículos que desea conocer en todo momento el estado de su flota. La empresa tiene 2 oficinas en la ciudad de Santo Domingo. Cada oficina se identifica por un código único y se caracteriza por el lugar en la que se encuentra y su dirección completa (calle, número y código postal) y teléfono.

En cada oficina hay disponible un conjunto de coches, de los cuales se conoce su matrícula, el grupo al que pertenece: A, B, C, D, E, F o G (depende del tipo y tamaño del vehículo), la marca, el modelo, el número de puertas, el número de llantas, la capacidad del maletero y la edad mínima exigida para el alquiler.

Para llevar el control del estado de cada vehículo, la empresa tiene que llevar un registro de todos los alquileres que ha sufrido, indicando para cada uno de ellos el nombre del conductor, su cedula, su dirección, un teléfono de contacto y un número de tarjeta de crédito sobre la que realizar los cargos correspondientes. Además de esta información de los clientes, para cada alquiler se almacena su duración (en días), el tipo de seguro contratado y el precio total.

Formulación

¿Cómo optimizar los procesos de registro, búsqueda y control de los archivos en la empresa Solano Rent Car?

Objetivos

General

Desarrollar y construir un software que optimice los procesos de registro, búsqueda y control de documentos en la empresa Solano Rent Car.

Específicos

De investigación

Conocer a fondo las necesidades de organización documental que una empresa como Solano Rent Car, puede estar generando en el uso inadecuado de los documentos.

Metodológicos

Analizar procesos relacionados con el registro, control y búsqueda de archivos a través de entrevistas y observaciones para poder identificar correctamente la situación del problema y poder justificar el diseño del proyecto. Establecer pautas de organización documental dentro de la empresa que permitan la retroalimentación de la base de datos.

Técnicos

Identificar los requerimientos del sistema para interpretar el entorno problema.

Justificación

El orden y concordancia de los documentos, sus secuencias, su disponibilidad y la prontitud para accesarlos, editarlos o simplemente revisarlos, se ha convertido en una de las prioridades que las empresas grandes y pequeñas tienen como objetivo dentro del funcionamiento de las mismas. Para alcanzar una certificación ISO en cualquiera de sus modalidades, uno de los aspectos más relevantes

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