TI016 - Business Intelligence y Gestión Documental

Capítulo 1.- Fundamentos de Business Intelligence

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1.1 Fundamentos de Business Intelligence

1.1.1 Definición de Business Intelligence

Cuando se habla de Business Intelligence (BI), una de las definiciones globales que se acostumbran a dar es: Business Intelligence significa emplear los datos recopilados por una organización con el fin de soportar una mejor toma de decisiones de negocio, accediendo, analizando y cubriendo nuevas oportunidades.

También se puede definir al Bussines Intelligence como:

"La combinación entre la recolección de información, su almacenamiento y el manejo del conocimiento con herramientas de análisis con la finalidad de proporcionar información compleja e importante para los encargados de la planeación y los responsables de la toma de decisiones".
Solomon Negash, 2003.

Dentro de esta definición está presente la idea que los sistemas de Bussines Intelligence se proveen de informacíon relevante para la toma de decisiones, al momento adecuado y en la forma correcta de tal manera que los responsables de la toma de decisiones puedan utilizarlo. La meta principal del Bussiness Intelligence es la reducción del tiempo y mejoramiento de la calidad de la información provista a los procesos de toma de decisiones facilitando el trabajo de los reponsables de la toma de decisiones.

Muchos de los conceptos de Business Intelligence no son nuevos, pero han evolucionado y han sido refinados basándose en la experiencia adquirida en los primitivos sistemas host corporativos más recientemente en las aplicaciones de Data Warehouse.

Dada la creciente competencia presente en todos los entornos de negocio es vital que las empresas puedan disponer de un acceso rápido y efectivo a la información de la que disponen para un amplio rango de usuarios. Esto es fundamental de cara a asegurar la supervivencia en el nuevo milenio; la solución para este asunto es un sistema de Business Intelligence, el cual proporciona una serie de tecnologías y productos cuyo fin es proporcionar a los usuarios la información que necesitan en cada momento, con el fin de que puedan responder a sus preguntas de negocio y tomar decisiones tácticas y estratégicas.

1.1.2 ¿Pero qué hace el Business Intelligence?

Siendo el Business Intelligence parte fundamental en la toma de decisiones estratégicas implica un marco muy extenso en lo que se refiere al entorno corporativo. Es por esto que es muy importante poder clasificar o agrupar las aplicaciones de Business Intelligence de acuerdo al entorno de las organizaciones y el impacto que las decisiones estratégicas tienen en el desempeño global de las organizaciones. Una encuesta realizada por el grupo Gartner agrupa y prioriza las aplicaciones de Business Intelligence de la siguiente manera:

• Aquellas que están directamente involucradas en la administración del desempeño corporativo.
• Las relacionadas con los clientes y monitoreo de las actividades del negocio.
• También están las aplicaciones de Business Intelligence pre-fabricadas; aquellas que están diseñadas para operaciones específicas o estrategias puntuales.
• Y por último aquellas que están involucradas con la administración de los reportes resultantes de un proceso de Business Intelligence.

El haber dado un ranking a las aplicaciones de Business Intelligence nos lleva a pensar que estas no son simplemente herramientas que sirven para generar informes de la situación actual de las organizaciones y sus competidores o peor aún como una herramienta para la toma de decisiones; el concepto está mas allá de ser tan simple.

Business Intelligence es el resultado de un crecimiento continúo; éste se alimenta de diferentes fuentes que en cada momento lo robustecen, por ejemplo:

• Data Warehouses como repositorios de datos hace de esta una fuente de información muy importante en donde se tiene información previamente filtrada o precalculada de acuerdo a las necesidades de las organizaciones.
• Los mejores desempeños que se tienen en la actualidad en lo que se refiere a Hardware y Softwarehacen que las consultas sean más rápidas y confiables.
• Las tecnologías de Internet hacen que el entorno de las herramientas de Business Intelligence sean mucho mejores que las que se tenían anteriormente.

En la figura 1.1 se puede ver claramente la diversidad de fuentes que tiene un sistema de Business Intelligence.

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Figura 1.1: Business Intelligence y su relación con otros sistemas de información (Negash, 2004).

1.2 Información, sistemas de información y Business Intelligence

1.2.1 La problemática actual del acceso a la información

Vemos que los modelos empresariales están sufriendo una profunda transformación en los últimos años, los desafíos de los distintos sectores económicos tienen en general como puntos comunes clientes cada vez más exigentes, cambios cada vez más rápidos y una competencia cada vez más fuerte. Para hacer frente a estos desafíos, más allá de planteamientos reactivos, es preciso anticipar. Anticipar los cambios, las nuevas necesidades de los clientes, anticipar respecto a la competencia, etc. Pero para que esta anticipación sea eficaz hay que disponer de informaciones pertinentes. Todas las empresas disponen datos que provienen de sus sistemas operacionales e incluso del exterior; el problema de estas empresas es alcanzar los objetivos definidos por los desafíos de su sector, sacando partido de los datos accesibles.

Casi literalmente, la empresa actual se hunde bajo el aluvión de datos. Esta sobre abundancia tiene como consecuencia directa un rechazo por la saturación que produce. Sin embargo, los datos representan una mina de informaciones. son una ventaja de la que la empresa debe sacar partido. Para ello, resulta fundamental implementar una nueva informática de decisión para obtener una mejor comprensión del valor de las informaciones disponibles, definir indicadores de negocio pertinentes para facilitar la toma de decisiones operativas y conservar el caudal histórico de la empresa.

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Figura 1.2: El problema del acceso a la información.

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Figura 1.3: Visión general de un Datawarehouse.

Debido a la diversidad de fuentes que alimentan a una solución de Business Intelligence hace que sea más complejo el análisis de las informaciones. Estas poseen en algunos casos una estructura dada por el mismo entorno que las contiene, por ejemplo, una base de datos en donde las informaciones se graban en forma de filas y columnas (tablas de datos) o en otros casos las informaciones que procesa un sistema de Business Intelligence proviene de fuentes que tienen una estructura diferente por ejemplo: e-mail, faxes, cartas, etc. Para el primer caso en donde las informaciones presentan una estructura se las conocen como fuentes de datos estructuradas; caso contrario se los conocen como fuentes de datos semi-estructuradas.

Blumberg & Atre (2003) indican que el 60 % de los CIO´s de las compañías consideran a los datos semi-estructurados como críticos para mejorar las operaciones de las organizaciones y clave vital para el desarrollo de nuevos negocios.

Adicionalmente Blumberg y Atre (2003) indican que no es fácil indagar información en las fuentes de datos semi-estructuradas utilizando la tecnología existente en las bases de datos convencionales ya que la variedad es bastante amplia; entre las que se pueden citar están:

• Procesos de negocio
• E-mails
• Gráficos
• Archivos con imágenes
• Cartas
• Memos, noticias, etc

Blumberg y Atre (2003) indica que Merryl Linch estima que el 85% de toda la información de los negocios existe en forma de datos semi-estructurados comúnmente capturados en formato de hojas de cálculo, es decir, no se encuentran almacenados bajo la estructura de una base de datos.

La figura 1.4 muestra la variedad de informaciones de entrada disponibles para ofrecer la inteligencia necesaria para la toma de decisiones.

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Figura 1.4: Entradas a los sistemas de Business Intelligence (Negash, 2004).

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