Activos corrientes. Caja. Control Interno

Activos Corrientes

Estos son todos aquellos bienes o derechos de propiedad de la empresa que ya son efectivos o se convertirán en efectivo a corto plazo (se considera corto plazo el periodo de un año)

CAJA

Esta cuenta representa el dinero en efectivo o en cheques de propiedad de la entidad en moneda legal o en moneda extranjera disponible en forma inmediata.

Control Interno.

En el desarrollo normal de las operaciones del negocio se requieren niveles adecuado de efectivo y a su vez establecer los controles necesarios para salvaguardar este activo. Algunos de los elementos de control recomendados serían los siguientes.

- Evitar, en lo posible que las personas que reciban el dinero no sean las mismas personas que lo contabilicen

- Consignar diariamente los dineros recibidos

- Verificar que los desembolsos sean aprobados por la persona autorizada

- Establecer por escrito políticas claras sobre cuantías máximas autorizadas para pagos en efectivo

- Establecer fondos de caja menor para pagos de poca cuantía

- Efectuar arqueos de caja sorpresivos

- Establecer pólizas de manejo para la persona encargada de tesorería

- Elaborar informe diario del movimiento de ingreso y egreso del efectivo

Estos controles se necesitan según la liquides inmediata y el alto riesgo de pérdida.

Se debita:

- Por las entradas de dinero en efectivo o en moneda nacional o extranjera

- Por sobrantes al efectuar arqueos

- Por el mayor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio representativa

Se acredita:

- Por el valor de los pagos en efectivo cuando se requieran

- Por el valor de las consignaciones diarias en cuentas corrientes o de ahorro

- Por el valor de negociación de las divisas

- Por los faltantes de caja en los arqueos

CAJA MENOR

Se utiliza como un fondo fijo de efectivo disponible para comprar y pagar gastos de menor cuantía que no justifiquen la elaboración de un cheque. El manejo contable de la caja menor es el siguiente:

Se debita

• Por el valor de la constitución del fondo de caja menor.

• Por el incremento en el valor del fondo. Se acredita

• Por la reducción del monto del fondo de caja menor

• Por la cancelación definitiva del fondo de caja menor

Cierre de caja menor:

Se elabora un cheque a nombre del funcionario encargado de manejarlo, quien lo cambia en billetes y fracciones. El registro de esta transacción seria el siguiente:

Cuenta Debe Haber

Caja Menor xxxx

Bancos Xxxx

NOTA: por cada pago en efectivo por caja menor, debe elaborarse un documento soporte o exigirse la factura o tiquete de la registradora o de la compra.

BANCOS

Esta cuenta registra el valor de los depósitos por el ente económico en moneda nacional y extranjera, en bancos del país y del exterior.

Para el caso de las cuentas corrientes bancarias radicadas en el exterior, debe efectuarse la conversión a la tasa de cambio representativa del mercado al cierre del periodo.

Se debita

 Por los depósitos realizados mediante consignaciones.

 Por las notas cerdito expedidas por los bancos por concepto como:

Préstamos obtenidos, confirmación de remesa al cobro o negaciones.

 Por consignaciones nacionales de clientes:

Reintegro de exportaciones.

 Por cualquier otra operación que aumente la disponibilidad de la empresa.

 Por valor de los traslados de cuentas corrientes.

 Por el calor de los cheques anulados con posterioridad a su contabilización y por el mayor valor que resulta al convertir las dividas a la tasa de cambio representativa. Se acredita

 Por el valor de los cheques girados.

 Por las notas debito expedidas por los bancos por conceptos como:

El no pago de cheque.

 Gastos a favor de la entidad, como remesas, intereses, comisiones, chequeras.

 Cargos por abono o pago de préstamos.

 Cargos por reembolsos de cartas de crédito por importaciones.

 Por cualquier otra operación que disminuya la disponibilidad de la empresa.

CUENTA CORRIENTE.

La cuenta corriente es un contrato entre un banco y un cliente que establece que la entidad cumplirá las órdenes de pago de la persona de acuerdo a la cantidad de dinero que haya depositado o al crédito que haya acordado. Dicha cuenta puede ser abierta y administrada por una persona o por un grupo de personas; en este último caso, según las condiciones, todos los individuos pueden estar habilitados para operar.

El propietario de una cuenta corriente puede disponer del dinero a través de un cajero automático, la ventanilla de caja o algún tipo de talonario (como un cheque).

CHEQUES POSFECHADOS

Es muy común el manejo de los cheques posfechados o posdatados, es decir, aquellos que se otorgan físicamente un día pero tienen una fecha de expedición futura. Se otorga físicamente el 1 de enero, aunque el cheque tiene fecha de 15 de enero, por ejemplo.

Este supuesto se da de común acuerdo entre el librador (cuentahabiente) y el beneficiario del mismo. Es utilizado en compras a crédito, préstamos a corto plazo, garantía de pago o simplemente porque en este momento el librador no cuenta con dinero en su cuenta y le pide al beneficiario que lo cobre a partir de la fecha que establece el cheque.

CHEQUES DE GERENCIA

Término utilizado en finanzas, bancos, títulos y valores financieros. Aquel Cheque emitido por un Banco contra sí mismo. El Banco, que ha recibido un Depósito por cierta suma, garantiza de este modo el pago de dicha cantidad al tenedor del mismo.

Los cheques de Gerencia suelen usarse cuando el monto de una operación es relativamente grande y el vendedor del Bien necesita tener un documento firmemente respaldado antes de hacer la cesión del mismo.

CONCILIACIÓN BANCARIA.

Los bancos envían a sus clientes de las cuentas corrientes los denominados extractos bancarios indicando los movimientos que han tenido durante el mes en lo referente a consignaciones, cheques pagados, notas débito y notas crédito y los saldos diarios de cuenta corriente.

Con la contabilidad las empresas o negocios se llevan libros auxiliares de bancos donde se registran detalladamente y en forma cronológica, todos los movimientos de las diferentes cuentas bancarias, indicando consignaciones, cheques, notas crédito y notas débito y saldos diarios. Una vez que reciben el extracto para su conciliación en los libros de contabilidad se procede así:

1. Se verifican los saldosiniciales que muestra el extracto bancario con saldos finales del mes anterior.

2. Se verifican todas las consignaciones efectuadas durante el mes en la cuenta corriente que figuran en los libros o en el extracto bancario; se pueden presentar consignaciones no registradas por el banco y ellas serian partidas conciliatorias. El efecto en el saldo de la cuenta corriente, cuando el banco carga una nota débito, es la disminución del saldo de la cuenta corriente, algunos cargosson:

3. Comisiones por transferencia del dinero, interés por préstamos, cheques devueltos consignados, pagos de servicios, abono al préstamo del banco.

El efecto final de una nota crédito es el aumento del sado de la cuenta corriente, algunos créditos son: intereses recibidos sobre las inversiones, dividendos recibidos, consignaciones de clientes, prestamos bancarios.

La conciliación bancaria consiste en justificar las diferencias que se presentan entre el saldo que se muestra el extracto bancario con el que muestran los libros de contabilidad al final de cada mes; en la justificación de las diferencias se presentan los siguientes conceptos:

a) Consignaciones registradas en los libros que no han sido abonadas por el banco en una cuenta corriente

b) Cheques girados por la empresa que no han sido pagados por el banco

c) Notas débitos cargadas por el banco en la cuenta corriente que no han sido contabilizadas en los libros

d) Notas crédito abonadas por el banco en la cuenta corriente que no han sido contabilizadas en los libros

e) Errores en los registros totales como: transposición de cifras en consignaciones y cheques girados

CLIENTES

Comprende el derecho que tiene la entidad de exigir a sus clientes el pago de su deuda por la venta de mercancía o la prestación de servicios a crédito.

Representa todos los valores a favor de la entidad y a cargo de clientes nacionales y extranjeros de cualquier naturaleza, por concepto de venta de mercancías, productos terminados, servicios, y contratos realizados.

se debita

 por el valor de las mercancías o servicios vendidos a crédito.

 por el valor de las notas debito por cheques devueltos por los bancos.

 por el ajuste por diferencia en cambio de las cuentas de clientes del exterior.

 por los ajustes a favor de entidad, como intereses, etc.

 por los ajustes generados a favor del cliente.

Se acredita

 por pagos efectuados por clientes.

 por el valor de las devoluciones de mercancías o servicios no aceptados.

 por descuentos o bonificaciones por cualquier concepto

 por los traslados a cuentas de difícil cobro.

Con el fin de presenciar posibles pérdidas futuras relacionadas con la s cuentas por cobrar, originadas por las ventas a clientes es necesario

...