Administración General y Economía

DESCRIPCION DE FUNCIONES, ACTIVIDADES Y PROCESOS DE LA OFICINA DE CONTROL PATRIMONIAL

I. Aspectos Generales

A. Identificación en la organización

Puesto : OFICINA DE CONTROL PATRIMONIAL

Ocupante : Lic. Julio Cesar Cruz y Pablo

Jefe inmediato : CPC José Luis Castro Ramos

Órgano : Gerencia de Administración General y Economía.

B. Ubicación en la Estructura Orgánica

GERENCIA DE ADMINISTRACION

GENERAL Y ECONOMIA

(Ley Nº29151 – D.S.N007-2008-VIVIENDA)

OFIC. CONTROL PATRIMONIAL

Jefe Especialista Administrativo

(e) Documentos Adm. (e ) Muebles y equipos (e ) Inmuebles

Secretaria Técnico Administrativo Técnico Administrativo

Para el adecuado, debido, oportuno y conveniente cumplimiento de sus funciones, la Oficina de Control Patrimonial debe constituir una dependencia de apoyo de la Gerencia de Administración General y Economía, según ley responsable administrativo de los bienes patrimoniales de la entidad, y por lo tanto, formar parte de su estructura orgánica

II. Objetivos

A. Objetivo principal

La Oficina de Control Patrimonial es un órgano de apoyo, encargado de administrar, registrar, controlar y cautelar el patrimonio mobiliario e inmobiliario de la Municipalidad Provincial de Huaura.

B. Objetivo de los puestos encargados

- Especialista Administrativo

Desarrollar labores administrativas en la ejecución de actividades en materia de Control Patrimonial, acorde al manejo fluido y ordenado de los de Bienes Municipales; asimismo, responsable de preservar los Inventarios de Equipos y Bienes Patrimoniales.

Planificación, coordinación, ejecución de las acciones referidas al registro, administración, supervisión y disposición de los bienes de propiedad de la entidad y de los que se encuentren bajo su administración.

- Técnico Administrativo

Apoyar labores técnicas en la ejecución de actividades variadas del sistema administrativo municipal; así como, desarrollar acciones en el control patrimonial municipal.

- SECRETARIA

Desarrollar labores administrativas y secretariales en la Oficina de Control Patrimonial, ejecutando acciones variadas, que permita un manejo fluido y ordenado del acervo documental; así como mantener los textos de consulta y publicaciones oficiales.

C. Función general de la entidad o especificas del órgano del que depende

Son funciones de la Oficina de Control Patrimonial:

1. Administrar, registrar, controlar, cautelar y fiscalizar el patrimonio

2. mobiliario e inmobiliario de la Municipalidad Provincial de Huaura.

3. Identificar y codificar los bienes patrimoniales adquiridos, de acuerdo a su naturaleza, asignándoles el respectivo valor monetario.

4. Constituir el registro de control patrimonial de la Municipalidad, en el cual se inscribirán todos los bienes incorporados a su patrimonio.

5. Mantener en custodia el archivo de los documentos fuentes que sustenta el ingreso, baja transferencias de los bienes, con la finalidad de elaborar los correspondientes estados mensuales que servirán como elementos de información simplificada del patrimonio municipal.

6. Valorizar mediante tasación los bienes patrimoniales que carecen de la respectiva documentación sustentatoria de su valor, así como de aquellos que va a ser dados de baja, subastados, donados o transferidos.

7. Actualizar anualmente el valor de los bienes muebles e inmuebles que forma parte del inventario de la Municipalidad.

8. Elaborar y/o verificar el Inventario de Bienes, Muebles, Enseres, Inmuebles y Maquinarias de la Municipalidad, para proporcionar la información requerida por los distintos organismos de control de la Municipalidad.

9. Tramitar ante el respectivo Comité de Altas, Bajas y Venta de Bienes Patrimoniales, las solicitudes de baja, venta, incineración o destrucción, según sea cada caso, de los bienes muebles cuyo mantenimiento resulte antieconómico o su reparación onerosa, así como de aquellos bienes considerados obsoletos o excedentes, perdidos o substraídos, consolidando la información respecto a estos actos administrativos.

10. Dirigir el proceso de Margesí de Bienes de la Municipalidad, manteniendo actualizada la información sobre la ubicación, estado de conservación y asignación de todos los bienes patrimoniales de la Municipalidad.

11. Las demás funciones que le sean asignadas por la Gerencia de Administración General y Economía, concordante con el ámbito de su competencia.

III. Funciones especificas asignadas

A. Principales responsabilidades de la Jefatura

RESPONSABILIDAD DEL ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO

a). Analizar normas técnicas y proponer mejoras de procedimientos y directivas internas, referente al Sistema de los Bienes Patrimoniales de la Municipalidad.

b). Estudiar y emitir opinión técnica sobre expedientes a su cargo.

c). Coordinar, ejecutar y supervisar la correcta distribución de los bienes fijos por unidades orgánicas.

d). Planificar, programar, organizar, dirigir, coordinar, controlar y evaluar las acciones propias del Sistema de Control Patrimonial.

e). Preparar y ordenar documentación requerida para reuniones e informar los procesos ya concluidos y variados.

f). Coordinar acciones administrativas para regularizar las inscripciones de propiedades y vehículos municipales, así como reportar a los Organismos del Estado.

g). Ejercer el control sobre las adquisiciones de bienes fijos, desde su internamiento hasta su distribución, de acuerdo a instrucciones especificas y/o conformidad del servicio.

h). Participar en la toma de inventario físico de los bienes fijos y textos de consulta de la Municipalidad.

i). Velar por la seguridad y conservación de los documentos clasificados; asimismo de los equipos, motores, muebles, vehículos, maquinarias, enseres, inmuebles, locales, terrenos, y materiales internados y/o en tránsito.

j). Informar las Necesidades de Bienes Muebles, Equipos y Maquinarias e indicando el motivo que requieran las unidades orgánicas a efectos que sea previsto en el presupuesto anual por Actividades y Proyectos, previo su estudio, discusión y aprobación correspondiente.

k). Responsable de supervisar la actualización de los Inventarios de Bienes Patrimoniales, estableciendo su reevaluación del activo fijo, así como proponer las bajas y excedentes de los inventarios.

l). Supervisar el mantenimiento, orden y limpieza de los Bienes Fijos a cargos de los responsables é informar su conservación.

ll). Mantener actualizado los Catálogos de Bienes Muebles, Maquinarias y Equipos; propiciando su difusión al personal técnico.

m).Remitir el Inventario del Control de Bienes Patrimoniales existentes en forma semestral a la Subgerencia de Contabilidad a fin de demostrar los valores de los bienes fijos de la Municipalidad.

n). Representar ante el órgano jurisdiccional por Sustracción de Bienes Patrimoniales.

ñ). Tramitar e informar ante el Comité de Altas, Bajas y Venta de Bienes Patrimoniales, los bienes en estado obsoletos y desfasados para su venta posterior, incineración, destrucción o donación alguna.

o). Dar a conocer a instancias superiores sobre los bienes extraviados, perdidos o sustraídos, así como indicar las acciones tomadas al respecto.

p). Realizar otras funciones afines, que le asignen.

B. Principales responsabilidades del personal

RESPONSABILIDADES DEL TECNICO ADMINISTRATIVO (MUEBLES)

a). Recopilar y clasificar información básica para la ejecución de procesos técnicos del sistema administrativo en el control de bienes muebles.

b). Verificar información para la ejecución de procesos técnicos, acorde a labores de control patrimonial.

c). Tramitar documentación relativa al sistema administrativo y llevar el archivo correspondiente de bienes patrimoniales muebles.

d). Mantener actualizados los registros, fichas y documentos técnicos, relacionados a la adquisición y donaciones de maquinarías, muebles y equipos; así como los textos educativos y artes.

e). Corresponde preparar informes, cuadros y documentos diversos, correspondiente al sistema de bienes patrimoniales y/o llevar el control de la aplicación de algunas normas establecidas por la institución.

f). Velar por el mantenimiento, conservación, reparación y reposición del Margesí de bienes.

g). Encargado de administrar el Margesí de bienes muebles y de coordinar la información técnica correspondiente, a fin que se registren correctamente en los estados financieros.

h). Participar en la formulación de valorización, depreciación y reevaluación de los activos fijos y no fijos, en coordinación con la Subgerencia de Contabilidad.

i). Informar al superior jerárquico el grado de cumplimiento de las

...