Analisis De Puestos

ANÁLISIS Y DISEÑO DE PUESTOS (C-2)

OBJETIVOS.

Después de estudiar este capítulo, el estudiante podrá:

1. DISCUTIR los fundamentos de un sistema de información sobre recursos humanos

2. EXPLICAR por qué los departamentos de recursos humanos dependen para su buen funcionamiento de la existencia de un sistema confiable de información de puestos.

3. CITAR los principales métodos para la obtención de información sobre puestos.

4. DESCRIBIR el contenido y los usos de una descripción de puesto.

5. IDENTIFICAR elementos conductuales de importancia y aspectos de eficiencia en el diseño de puestos.

6. DISCUTIR las diferentes técnicas de rediseño de puestos que se emplean para mejorar la calidad de la vida laboral.

Introducción.

Dentro de las diversas aplicaciones de algunos métodos que tienen por objetivo lograr que las organizaciones administren mejor los recursos humanos con que cuentan, es prescindible señalar que el análisis de puestos es la técnica principal dentro de estas aplicaciones. El análisis de puestos es considerado como el método básico con el que debe realizarse cualquier intento de tecnificación. A partir de allí se podrá continuar con otro tipo de estudios tendientes a una buena administración de salarios, evaluación del desempeño, mejores métodos de reclutamiento, selección y contratación, base de la planeación de los recursos humanos.

Como hemos visto en los temas anteriores, los desafíos derivados del entorno actual, de cara al presente milenio, constituyen el eje de la orientación moderna del profesional de la administración de recursos humanos.

Para que el profesional pueda actuar de manera proactiva, necesita información sobre los recursos humanos que su empresa tiene en la actualidad y los que necesita obtener. Asimismo, la información respecto a las necesidades de su organización es de vital importancia.

En una compañía pequeña, esta necesidad de contar con información precisa puede satisfacerse mediante un sistema manual. Conforme la organización se hace más compleja, la información referente a puestos, solicitudes de trabajo, compensación, etc., por lo común debe manejarse mediante archivos de computadora. Es obvio que al adquirir un adecuado dominio de varias técnicas de computación el futuro profesional se está preparando adecuadamente para cumplir bien su labor.

Como ilustra la figura 4-1, la actividad del departamento de recursos humanos se basa en la información disponible sobre los puestos que hay en la organización. Los puestos de trabajo son la esencia misma del grado de productividad de una organización. Si están bien diseñados, la organización progresará hacia el logro de sus objetivos. De otra manera, la productividad se verá afectada. El logro de los objetivos generales de la empresa se hará mucho más difícil tanto a nivel personal como organizativo.

Fundamentos de un sistema de información de recursos humanos Figura 4-1

 La compañía Hacienda La Tinaja, con sede en San Luis Potosí, inició sus actividades en calidad de empresa familiar que comercializaba dulces regionales y una bebida alcohólica de baja graduación llamada rompope. La empresa multiplicó sus ventas a principios de 2001 y en consecuencia pasó de una nómina inicial de 4 personas a una de aproximadamente 75.

Como es evidente que la organización alcanzó un punto de importancia crítica en su proceso de crecimiento, la gerencia general determinó la conveniencia de realizar un proyecto piloto de diseño (y en algunos casos rediseño) de puestos.

Tan pronto entró en vigencia el nuevo sistema, la productividad de la empresa se incrementó y disminuyeron las fricciones de duplicación que ciertas actividades motivaba. Los costos se redujeron, mejoró la calidad de los servicios y aumentó notablemente el nivel de satisfacción de los empleados. Se consiguió asimismo reducir el tiempo de procesamiento de las facturas pendientes, aunque los nuevos niveles de ventas incrementaron el volumen de órdenes.

Un notable fruto del rediseño de puestos consiste en que los empleados han manifestado que ahora comprenden mejor no sólo las funciones que cada uno de ellos debe llevar a cabo, sino también las funciones y responsabilidades de otras personas. Cuando el gerente general pidió a un empleado del departamento de contabilidad que hiciera comentarios respecto a las nuevas medidas, la respuesta que obtuvo fue lacónica pero significativa: “Racionalización”.

Programa de análisis y diseño de puestos

No todos los programas de análisis y diseño de puestos conllevan una solución instantánea de problemas que pueden haber aquejado a la organización durante años, pero los resultados obtenidos en la gran mayoría de las empresas justifican el tiempo y el esfuerzo que implica la estructuración de un sistema completo de información de recursos humanos, que por su índole misma requiere el trabajo, las aportaciones y la cooperación de toda la organización.

El análisis y diseño de puestos describe tres aspectos interrelacionados: la información que se deriva del análisis de puestos, los sistemas de información de recursos humanos y el diseño de puestos.

Información sobre análisis de puestos: perspectiva general

Análisis de puestos

A medida que las actividades de administración de los recursos humanos crecen en complejidad, muchas labores, incluso las que se refieren al reclutamiento y la compensación, se confían al departamento de personal. Pese a esto, el especialista de personal no necesariamente conoce todos los detalles de los puestos de la forma en que los domina el gerente operativo. La información acerca de los puestos y los requisitos para llenarlos se consigue a través de un proceso denominado análisis de puestos, en el que la información sobre diferentes trabajos se obtiene de manera sistemática, se evalúa y organiza. Generalmente estas labores las realizan especialistas de departamento de recursos humanos que reciben el nombre de analistas de puestos. Su labor consiste en obtener datos de todos los puestos de trabajo que existen en la organización, pero no necesariamente sobre cada una de las personas que la componen.

 Hacienda la Tinaja tiene actualmente 15 procesadores de pedidos y facturas en su departamento de contabilidad. Cada puesto es idéntico a los otros 14, porque cada procesador recibe los pedidos, los ingresa y prepara las facturas. El analista de puestos no necesita estudiar las características personales de cada uno de los procesadores. En vez de ello, lo que hace es obtener información acerca de los procesos que se llevan a cabo en esas 15 posiciones. La obtención de datos mediante un muestreo de las labores que los procesadores realizan genera una base de datos confiable y sólida con validez para los 15 puestos.

Función del sistema de información

La información que se obtenga desempeña una función de primera importancia porque influye la mayor parte de las actividades de recursos humanos. Varias de las áreas que dependen de esta información se incluyen en la figura 4-2. Por ejemplo, para encontrar solicitantes idóneos para los puestos disponibles, los especialistas de recursos humanos deben conocer los requisitos de cada posición de trabajo. Estos requisitos deben ser específicos para que permitan a los especialistas proceder al reclutamiento de personas que tengan los conocimientos, experiencia y habilidades necesarios. Asimismo, la información sobre aspectos lingüísticos, culturales y otros deben incluirse en los datos que se procesan durante el análisis de puestos y en los casos de compañías internacionales, deben compartirse con las sucursales y la central corporativa. De modo similar, los analistas de compensación no podrán determinar niveles adecuados de compensación si carecen de información detallada respecto a las funciones que determinado puesto requiere.

Principales actividades gerenciales vinculadas con la información sobre análisis de puestos Figura 4-2

1. Compensar de manera equitativa a los empleados.

2. Ubicar al personal en puestos adecuados.

3. Determinar niveles realistas de desempeño.

4. Crear planes de capacitación y desarrollo.

5. Identificar candidatos adecuados para las vacantes actuales.

6. Planear las necesidades de capacitación de recursos humanos.

7. Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral.

8. Evaluar la manera en que los cambios del entorno afectan el desempeño del personal.

9. Eliminar requisitos y demandas innecesarias mediante la racionalización del proceso.

10. Conocer y evaluar las necesidades reales de recursos humanos de la empresa.

 La descripción del puesto de Virginia Saavedra incluía una línea que especificaba: “Virginia debe servir el café en las tacitas de porcelana importada, siempre con una sonrisa y un buen gesto”. La atractiva joven trabajaba como recepcionista en la compañía de seguros La Costeña, de modestas dimensiones y ubicada en Barranquilla, Colombia. En la compañía se consideraba que esta descripción equivalía más a un toque humorístico que a una necesidad real. Cuando La Costeña fue vendida a Iskander, un conglomerado sueco de aseguradores, los analistas de la nueva corporación se llevaron

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