ENSAYO DIRECTIVA PERMANENTE INSTRUCCIONES PARA LA APLICACIÓN DEL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL EN EL

FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA

EJERCITO NACIONAL

CENTRO DE EDUCACIÓN MILITAR

ESCUELA DE ARMAS Y SERVICIOS

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ENSAYO DIRECTIVA PERMANENTE INSTRUCCIONES PARA LA APLICACIÓN DEL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL EN EL

EJÉRCITO NACIONAL

PRESENTADO POR:

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2017CD073

BOGOTÁ. D,C; 09 DE FEBRERO 2017

ENSAYO DIRECTIVA PERMANENTE GESTION DOCUMENTAL EN EL EJÉRCITO NACIONAL

La gestión documental es el conjunto de tecnologías, normas y técnicas que permiten a la empresa administrar su flujo de documentos a lo largo del ciclo de vida del mismo, ya sea mediante técnicas manuales o aplicando tecnologías que permiten alcanzar cotas más altas de rendimiento, funcionalidad y eficiencia.

En  este último caso los sistemas de gestión documental pueden enlazar información contenida en bases de datos de otros sistemas.

Esta directiva se fundamenta por la creciente necesidad por parte del Ejército Nacional para organizar todo el sistema documental mediante parámetros claros como las (TRD), tablas de retención documental, de manera paralela al Ejército Nacional única con la recolección y tabulación de información, logrando así que el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, bajo el compromiso de darle aplicabilidad constante a las tablas del Cuartel General.

El Ministerio de Defensa mediante resolución aprobó la actualización y unificación, para el listado general de series y subseries de las Tablas de Retención documental, con las que dio inicio al proceso de organización de los documentos.

De igual manera la gestión documental surge como un proceso técnico diseñado por la disciplina archivística para las organizaciones, en respuesta a la preocupación institucional que busca preservar la memoria histórica de las entidades, la trazabilidad integral de los documentos y los contenidos, sin importar su soporte, así mismo se determinan mediante la promulgación del decreto 1080 de 2015, se incluye el documento electrónico, con base en ocho aspectos:

Planeación que hace referencia a toda la creación y diseño de formas y registró en el sistema de gestión documental.

Producción, estudio de los documentos en forma de producción o ingreso, formato estructura y finalidad.

Gestión y trámite, conjunto de actuaciones necesarias para el registro.

Organización, conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo y ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y distribuirlo.

 Transferencia, transferencia de los documentos durante las fases de archivo, la migración refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato.

Disposición de documentos, selección de documentos en cualquier etapa de archivo con miras a su ubicación temporal, permanente o su eliminación.

Preservación a largo plazo, conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación.

Valoración, procedimiento en el que determinan los valores primarios y secundarios de los documentos.  

La misión principal de un sistema de gestión documental

Es el rastreo almacenamiento y organización de documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel, estos documentos a diferencia de la información almacenada en un ERP, no tienen una organización clara de contenido, es lo que es técnicamente se denomina como información desestructurada. Las organizaciones empresariales tienen que manejar en su gestión diaria, gran cantidad de información de este tipo. Además a efectos legales y de funcionamiento interno, muchas veces son necesarios este tipo de documentos. El objetivo principal de la gestión documental es racionalizar dentro de lo posible el uso de este tipo de información.

Los sistemas de gestión documental han de ofrecer medios de almacenamiento, seguridad, capacidad de recuperación e indexación. Los documentos han de estar siempre disponibles que se necesiten de manera rápida y sencilla.

En lo que la seguridad se refiere son dos las principales funciones de un sistema de gestión documental; garantizar la integridad de los documentos, evitando pérdidas o deterioros de los mismos y restringir el acceso a la documentación solamente a las personas autorizadas. Respecto a la indexación, solamente hay que decir que los documentos han de ser recuperables fácilmente por los usuarios, ya sea por jerarquías, búsqueda por texto o mediante sistemas de carpetas, para que se emplee el mínimo posibles en este tipo de tareas.

El Ejército emite mediante esta directiva órdenes e instrucciones para cumplir los lineamientos del proceso de Gestión Documental, con el fin de cumplir las normas y políticas del Archivo General de la Nación, Ministerio de Defensa Nacional y Gobierno Nacional para garantizar la organización, administración, conservación, preservación y acceso a los documentos como fuente de memoria e historia de la institución, para la ejecución la directiva emite órdenes a la Inspección General del Ejército, Dirección de Control de Investigación del Ejercito Nacional, Ayudantía General del Comando del Ejército,  Departamento de Inteligencia y Contrainteligencia, Departamento Jurídico Integral, Dirección de Comunicaciones Estratégicas, Dirección de Gestión de Calidad, Dirección de Organización, Dirección de Sanidad, Dependencias del Cuartel General, Escuelas de Formación del Cemil, Secciones de Inteligencia y Contrainteligencia de las Unidades, Secciones de Operaciones de las Unidades, Unidades Operativas Mayores, Unidades Operativas Menores, Unidades Tácticas, todas estas unidades entre otras hacen parte del apoyo y control para efectuar una perfecto desarrollo de las instrucciones del proceso de gestión documental.

La Gestión Documental a nivel institucional está bajo la responsabilidad del Segundo Comandante – Ayudantía General del Ejército Nacional.

En las unidades Operativas Mayores, Menores, Tácticas y Tropas del Ejército, la responsabilidad de la gestión documental será del Jefe de Estado Mayor, Ejecutivo y Segundo Comandante, quien se encargara de realizar las coordinaciones administrativas para que el proceso se desarrolle de acuerdo con las normas archivísticas y políticas emitidas por el Comando Superior.

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