Habilidades Profesionales

Esta actividad consiste en Leer y analizar el supuesto práctico presentado a

continuación:

(Sobre) llevando reuniones eficaces...

Valeria R. es la persona responsable del Área de proyectos de una empresa

consultora multinacional. Una de sus tareas frecuentes y que tiene que realizar con

regularidad es reunirse con los distintos jefes de proyectos para hacer el seguimiento

del desarrollo de los proyectos en curso, conocer los planteamientos de los nuevos

proyectos y dar soporte en las propuestas de nuevos proyectos. La dinámica de estas

reuniones era conocida por los 15 jefes de proyecto que conformaban el área. Las

reuniones se celebraban todos los lunes a primera hora, la convocatoria con el orden

del día se recibía siempre el jueves anterior por la mañana y todos los participantes

sabían qué documentación y/o tema les podía corresponder.

Desde hace un par de meses Valeria estaba molesta con algunos aspectos que

hacían que esta reuniones perdiesen de su eficacia, ya que en algunas ocasiones no

alcanzaba tratar todos los temas propuestos, las gente daba señales de irritación o de

aburrirse y de empezar a no prestar atención realmente y, encima, de no confirmar su

asistencia. Después de reflexionar sobre si tenía que renunciar a esta dinámica de

reuniones, si pasaba algo que ella no había percibido y si ella, a lo mejor, estaba

haciendo algo en todo el proceso que no estaba bien, consiguió darse cuenta de los

siguientes temas:

1. Desde hace un mes y medio más o menos, Juan V., uno de los jefes de proyecto

con más experiencia y antigüedad en el área, provocaba interrupciones continuas,

haciendo comentarios “en tono de humor”, hablando en voz baja con los compañeros

de al lado, comentado un tema diferente al que se estaba tratando en un determinado

momento, etc. Valeria se dio cuenta de que su conducta le molestaba y que en

algunas ocasiones, provocó un retraso de más de 15 minutos con respecto a la hora

de finalización prevista o no se pudieron tratar todos los temas del orden del día.

2. Los asistentes a la reunión comenzaban su día de lunes por la mañana con esta

reunión. Valeria intentaba hablar solo sobre los temas más relevantes y dejar para el

café del pasillo los aspectos de menor importancia. No obstante, llegó a la conclusión

de que algunos de los asistentes tenían que comenzar antes su jornada laboral para

contestar correo muy urgente o atender alguna tarea muy importante e imprevista,

dado que se trataba de un lunes por la mañana y en algunos proyectos se habían

ofrecido servicios de soporte de 24 x 7. Por otra parte, precisamente por ello y otras

razones organizativas, las reuniones tenían que seguir celebrándose los lunes, así que

Valeria decidió probar organizar estas reuniones al mediodía. De esta manera, los que

lo necesitaran, tendrían tiempo para atender todos los asuntos urgentes e importantes

antes de la reunión y, luego, seguir con su trabajo por la tarde.

3. A estas reuniones se convocaba a todos los jefes de proyecto que tenían que

confirmar su asistencia, ya que algunos era posible que tuviesen que viajar fuera o

acudir a la sede de la empresa cliente. Bien, de forma progresiva, los convocados

habían empezado a no confirmar su asistencia, así que Valeria tenía que pedirle a su

secretaria que mirase las agendas de los 15 -lo cual era una tarea tediosa- o

directamente ir a la reunión y ver quién había acudido y quién no. Este hecho le ponía

bastante nerviosa a Valeria.

Con esta problemática identificada, Valeria se puso en contacto con el responsable del

Área de gestión de personas, para exponerle la situación y pedirle ayuda.

Se requiere Si tú fueras el responsable del Área de gestión de personas, ¿cómo crees

que debería hacer Valeria:

1. … para que Juan V. dejara de interrumpir las reuniones?

Primero, mantener la calma, utilizando un tono suave y conciliador.

Debemos decirle que usted y, sobre todo, el resto de las personas que han acudido a

la reunión, merecen un respeto.

Otro recurso sería implicarlo como secretario de la reunión, así tendría que preparar el

acta y las conclusiones, por lo que debería estar atento a todos los comentarios de los

participantes para tomar nota de los mismos.

También podríamos animarlo a que interviniera más preguntándole directamente y

solicitando respuestas en lugar de limitarse a lanzar preguntas al aire.

Hacerle un pequeño resumen para centrarle y reforzar positivamente su participación.

2. … para organizar y llevar de manera adecuada la reunión de la hora de comer?

Definir el objetivo de la reunión, elegir adecuadamente a los participantes o una buena

hora para reunirse "pueden suponer casi el 40% del éxito del proyecto empresarial",

afirma Maite Gómez Checa, directora del curso superior de 'coaching' ejecutivo de la

UAM y socia de ICE Coaching.

La fecha es sumamente importante. Muchos estudios realizados por las empresas de

'coaching' afirman que fijar una reunión en lunes o en viernes es contraproducente

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