INFORME DE PRÁCTICA II CUMPLIMIENTO DE COMPROMISOS ADQUIRIDOS SOBRE EL PROCESO DE TRANSFERENCIA DE BIENES Y LA AUDITORÍA INTERNA APLICADA EL AÑO 2018

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INFORME DE PRÁCTICA II CUMPLIMIENTO DE COMPROMISOS ADQUIRIDOS SOBRE EL PROCESO DE TRANSFERENCIA DE BIENES  Y LA AUDITORÍA INTERNA APLICADA EL AÑO 2018

Camila Soto Zepeda – Practicante

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Tabla de contenido

INTRODUCCIÓN        2

OBJETIVO GENERAL Y ESPECÍFICOS        3

OBJETIVO GENERAL        3

OBJETIVOS ESPECÍFICOS        3

ANTECEDENTES GENERALES        4

LEY 19.175, ARTICULO 70, LETRA F)        4

INFORME DE PRÁCTICA I: DIÁGNOSTICO AL PROCESO DE TRANSFERENCIAS DE BIENES MUEBLES, INMUEBLES, VEHíCULOS, GASTOS ADMINISTRATIVOS, CONSULTORíAs Y OTROS        4

PLAN DE ACCIÓN        5

METODOLOGÍA        6

COMPROMISOS        7

ETAPA 3: CREAR Y/O MODIFICAR PROCEDIMIENTOS        7

RESPONSABLES DEL PROCESO DE TRANSFERENCIAS        7

PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA BIENES MUEBLES        9

PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIAS BIENES INMUEBLES        12

PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIAS BIENES MUEBLES – VEHÍCULOS        14

PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA DE BIENES GASTOS ADMINISTRATIVOS        16

PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA DE BIENES CONSULTORÍAS        18

PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA DE BIENES ÍTEM OTROS GASTOS        20

ETAPA 4: SUBSANAR OBSERVACIONES REALIZADAS A LOS PROYECTOS DE ACUERDO A LOS PROYECTOS DE ACUERDO A INFORME DE AUDITORÍA        23

HALLAZGO 3        23

HALLAZGOS 4, 9 y 10:        25

HALLAZGO 5        25

HALLAZGO 6        26

HALLAZGO 7        26

HALLAZGOS 8 Y 11        27

HALLAZGO 13        27

HALLAZGO 14        27

HALLAZGO 15        28

ETAPA 5: REGULARIZACIÓN DE TRANSFERENCIAS DE ACUERDO A LOS PROCEDIMIENTOS CREADOS        29

ETAPA 6: REGULARIZACIÓN DE LAS REBAJAS DE LOS COSTOS ACUMULADOS DE LOS PROYECTOS DE PAVIMENTACIÓN        30

ETAPA 7: CREACIÓN DE SISTEMAS AUTOMATIZADO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE TRANSFERENCIAS        31

REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN        31

RECOMENDACIONES        39

ANEXOS        40

INTRODUCCIÓN

El trabajo realizado en esta práctica profesional surge de la necesidad de responder y regularizar la situación actual del Departamento de Ingeniería y Proyectos (DIP)  del Gobierno Regional (GORE) evidenciada en la auditoria interna 05/2018 “Examen a las transferencias de bienes”, auditoria en la que se presentaron 15 hallazgos que concluyen que el departamento no está dando cumplimiento al Artículo 70, letra f) de la Ley 19.175, que se refiere a la transferencia de bienes públicos e indica, “Esta transferencia deberá formalizarse mediante resolución del intendente, que se expedirá en un plazo no superior a noventa días, contado a partir de la fecha de recepción material de los bienes adquiridos o del acta de recepción definitiva emitida por la unidad técnica correspondiente, la que deberá reducirse a escritura pública. Las inscripciones y anotaciones que procedan se efectuarán con el solo mérito de copia autorizada de dicha escritura.”.

En la primera etapa de esta práctica, mediante el INFORME DE PRACTICA I: DIÁGNOSTICO AL PROCESO DE TRANSFERENCIAS DE BIENES MUEBLES, INMUEBLES, VEHÌCULOS, GASTOS ADMINISTRATIVOS, CONSULTORÌA Y OTROS, se presentó como indica el titulo un diagnostico a las transferencias, en el que se estudió las fortalezas y debilidades del proceso y también, se dio respuesta a los hallazgos indicados en el INFORME DE AUDITORIA 05/2018 “ EXAMEN A LAS TRANSFERENCIA DE BIENES” mediante el análisis de los procedimientos existentes que ahí se mencionan y los nuevos que se sugieren, además se buscó evidencia del estado de los proyectos pendientes a transferir dando así, respuesta  de su estado y los motivos por los que se encontraban en esa situación. Para realizar este diagnóstico, el DIP ha puesto a disposición del practicante las carpetas de 55 proyectos de inversión que contaban con Acta de recepción definitiva y/o Acta de recepción conforme, las plataformas utilizadas por los administrativos de este departamento, intranet GORE, plataforma web Chile Indica, plataforma web del Banco Integrado de Proyectos (BIP) y oficina de partes. El resultado final de este informe fue la presentación del análisis de la auditoria Nº 05, el análisis de los manuales de procedimiento relacionados a la transferencia de bienes del DIP, el diagnóstico y resultados finales de todos estos análisis y finalmente, propuestas de soluciones y sugerencias para la correcta y eficiente realización del procedimiento en estudio.

En este informe se presentará el cumplimiento de los compromisos adquiridos por el DIP producto de la auditoria y documentado en un Plan de Acción, que se estimó concluir el 31 de diciembre del 2019, este plan de acción consta de siete etapas, las cuales en resumen las etapas 1,2 y parte de la etapa 4 fueron respondidas en el INFORME DE PRÁCTICA I, y las siguientes etapas serán complementadas y respondidas en este documento.

Como resultado final, se obtienen la creación de los procedimientos necesarios para realizar la transferencia de bienes según la naturaleza identificada en el INFORME DE AUDITORIA antes mencionado, se presentan; las instrucciones entregas por la jefatura del DIP a los Administradores de proyectos del departamento respecto a cada hallazgo de la auditoria, la tabla de proyectos pertenecientes a pavimentos que pudieran regularizarse de acuerdo al compromiso del DIP, que dice regularizar los pavimentos del año 2014 – 2015, debido a que desde año 2016 cambia la normativa, las minutas de los proyectos que a la fecha de la auditoria aun no estaban en proceso de transferencia y finalmente, los requerimientos identificados para poner a disposición del Departamento de Informática con el fin de que ellos desarrollen un Sistema de Información (SI) que ayude a agilizar el proceso en estudio.

OBJETIVO GENERAL Y ESPECÍFICOS

OBJETIVO GENERAL

• Concretar el Plan de Acción presentado por el Departamento de Ingeniería y Proyectos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Crear y/o modificar procedimientos existentes.
• Subsanar observaciones realizadas a los proyectos pertenecientes a la muestra de la Auditoria 05/2018.
• Crear minutas para regularizar transferencia de bienes pertenecientes a los proyectos que no estaban regularizados a la fecha de la auditoría.
• Establecer proyectos de pavimentación que cumplen con el compromiso y la normativa para darse de baja en los años 2014 - 2015
• Establecer requerimientos necesarios para el diseño e implementación de un SI para las transferencias de bienes.

ANTECEDENTES GENERALES

El año 2018, se realizó la auditoría interna Nº 05, denominada “Examen a las transferencias de bienes”, está fue aplicada en el Gobierno Regional de Coquimbo, donde los departamentos auditados dado el proceso fueron, el Departamento de Finanzas, Departamento Jurídico y el Departamento de Ingeniería y Proyectos.

La auditoría fue realizada para verificar que se hayan realizado las transferencias de bienes muebles e inmuebles en conformidad al artículo 70 le f) de la Ley N 19.175, se contempló la revisión de una muestra de 23 proyectos con acta de recepción definitiva y/o conforme de un total de 55 proyectos que presentaban esta condición y también la revisión de 11 vehículos que figuran al nombre del GORE en el periodo 20015-2017. Esta obtuvo como resultado que el GORE no ha dado cumplimiento a la normativa legal que regula la transferencia del bien adquirido, que existen debilidades dentro del proceso, falta de oportunidad en las solicitudes que realiza el Departamento de Ingeniería y Proyecto al Departamento Jurídico, los gastos administrativos, consultorías y otros gastos no son rebajados contablemente ni transferidos a la unidad a cargo de su administración. La auditoría queda con sugerencia a implementación de recomendación en un plazo no superior a 30 días.

LEY 19.175, ARTICULO 70, LETRA F)

“El dominio de los bienes inventariables, muebles o inmuebles, que se adquieran o construyan con recursos del Fondo Nacional de Desarrollo Regional, se entenderá transferido a las entidades encargadas de su administración o de la prestación del servicio correspondiente, en los términos del convenio respectivo, sean públicas o privadas sin fines de lucro, que atiendan servicios de utilidad pública, desde el momento en que estos bienes sean asignados por el intendente a dichas entidades.  Esta transferencia deberá formalizarse mediante resolución del intendente, que se expedirá en un plazo no superior a noventa días, contado a partir de la fecha de recepción material de los bienes adquiridos o del acta de recepción definitiva emitida por la unidad técnica correspondiente, la que deberá reducirse a escritura pública. Las inscripciones y anotaciones que procedan se efectuarán con el solo mérito de copia autorizada de dicha escritura.

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