Indicadores utilizados en el proceso de auditoria

Indicadores utilizados en el proceso de auditoria

Según Benjamín Franklin. Libro: Auditoria Administrativa: Gestión estratégica del cambio.

Un indicador es una estadística simple o compuesta que refleja algún rango importante de un sistema dentro de un contexto de interpretación. Es una relación cuantitativa entre dos cantidades q corresponden a un mismo proceso o procesos diferentes. Por si solo no son relevantes, pues solo adquieren importancia cuando se les compara con otros de la misma naturaleza.

Un indicador pretende caracterizar el éxito o la eficacia de un sistema, programa u organización, pues sirve como una medida aproximada de algún componente o de la relación entre componentes.

Un sistema de indicadores permite hacer comparaciones, elaborar juicios, analizar tendencias y predecir cambios. Puede medir el desempeño de un individuo, de un sistema y sus niveles, de una organización, el comportamiento de un contexto, el costo y la calidad de los insumos, la eficacia de los procesos, la relevancia de los bienes y servicios producidos en relación con necesidades específicas.

Características que debe reunir un indicador

Para que los indicadores sean eficaces tienen que reunir las siguientes características:

 Ser relevante o útil para la toma de decisiones.

 Susceptible de medición.

 Conducir fácilmente información de una parte a otra.

 Altamente discriminativo.

 Verificable,

 Aceptados por la organización.

 Justificables en relación con sus costos-beneficio.

 Fácil de interpretar.

 Que pueda utilizarse con los indicadores cuantitativos.

 Precisión conceptual en los indicadores cualitativos.

Aspectos que se deben considerar en la formulación de los indicadores

 Definir el objetivo que se pretenden alcanzar.

 En su formulación se debe considerar acciones para llevar a cabo su instrumentación por el personal normativo y operativo, con base en los factores que faciliten su operación.

 Deben enfocarse perfectamente en la medición de resultados y no en la descripción de procesos o actividades intermedias.

 Deben ser acordados mediante un proceso participativo en el que las personas que intervienen son tanto sujetos como objetos de evaluación, a fin de mejorar conjuntamente la gestión organizacional.

 Deben estar formulados mediante el método deductivo, implementados por el método inductivo y validado a través del establecimiento de estándares de comportamiento de las partes del proceso que se pretende medir.

 Se recomienda designar a un responsable, encargado de validarlos, verificarlos y aplicar acciones inmediatas para evitar una desviación negativa, así como de preparar la síntesis de información de los mismos.

En dónde y para qué se utilizan los indicadores

Los indicadores se pueden utilizar en distintos niveles de la organización y para distintos fines.

Los indicadores arrojan resultados que nos permite medir el avance hacia el logro de los objetivos. Por lo tanto, éstos pueden ser utilizados en distintos niveles de la organización y para fines diferentes.

Un indicador puede ser usado a nivel estratégico para comprobar que se aproximan a la misión organizacional, o en una etapa operativa o de procesos para asegurar que se ha cumplido con las metas, por ejemplo, una reducción de costos o aumento de la productividad. Finalmente, también se utilizan para la atención al cliente, al comparar los tiempos de entrega con lo prometido o contabilizando las devoluciones o las quejas.

Niveles de aplicación

ESTRATEGICOS - DE GESTION - DE SERVICIOS

Indicadores estratégicos

Permiten identificar:

La contribución o aportación al logro de los objetivos estratégicos en relación con la misión de la unidad responsable.

Miden el cumplimiento de los objetivos en:

• Actividades

• Programas especiales

• Procesos estratégicos

• Proyectos organizacionales y de inversión Niveles de aplicación.

Indicadores de Gestión

Informan sobre procesos y funciones clave

Se utilizan en el proceso administrativo para:

• Controlar la operación

• Prevenir e identificar desviaciones que impidan el cumplimiento de los objetivos estratégicos

• Determinar costos unitarios por áreas, programas, unidades de negocio y centros de control

• Verificar el logro de las metas e identificar desviaciones

Indicadores de servicio

Miden la calidad con que se generan productos y/o servicios en función de estándares y satisfacción de clientes y proveedores.

Se emplean para:

• Implementar acciones de mejora

• Elevar la calidad de la atención a clientes

Permiten identificar:

• Desempeño o cumplimiento de los estándares de servicio.

• Satisfacción o calidad que percibe el cliente sobre el producto o servicio recibido Niveles de aplicación.

Dimensiones a evaluar por medio de indicadores.

Para que los indicadores puedan evaluar la dimensión de las acciones deben posibilitar la medición de:

Impacto (Efecto)

• Mide el cumplimiento de los objetivos

• Cuantifica valores y efectos en clientes

• Mide el desarrollo de los procesos

Cobertura

• Informa sobre el alcance de las acciones

Eficiencia

• Mide costos unitarios y productividad.

• Cuantifica la optimización de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos, para obtener productos y/o servicios al menor costo y en el menor tiempo

Calidad

• Mide el grado en que los productos y servicios satisfacen las necesidades y expectativas de los clientes.

• Cuantifica la satisfacción del cliente.

Indicadores financieros

Según Benjamín Franklin. Libro: Auditoria Administrativa: Gestión estratégica del cambio.

Los indicadores que aquí se incorporan son los que, tradicionalmente, emplean las organizaciones para apoyar la evaluación cuantitativa de los hallazgos que se obtienen durante una auditoria, y que sirven para determinar las relaciones y tendencias de los hechos.

Para poder ubicarlos en función de su campo de aplicación y utilidad se clasifican en indicadores de:

Utilidad neta

Rendimiento de ventas ____________ X 100

Ventas netas

• Rentabilidad

• Liquidez

Capital de trabajo Activo circulante - pasivo circulante

• Financiamiento

Pasivo total

Grado de obligación ______________

Activo total

• Producción

Producción real

Capacidad utilizada ______________

Capacidad de producción

• Abastecimiento

Importancia Costos materias primas y materiales auxiliares

De los _____________________________________

Abastecimientos Costo de fabricación

Fuerza laboral

Empleados capacitados

Nivel de capacitación ________________________

Total de empleados

Indicadores de Gestión

El fin primordial de emplear indicadores en el proceso administrativo, es el de poder evaluar en términos cualitativos y cuantitativos el puntual cumplimiento de sus etapas y propósito estratégico, a partir de la revisión de sus componentes para estar en posibilidad de obtener la mayor y mejor información, a cada etapa del proceso se le asignan indicadores:

• Indicadores cualitativos, que son los que dan razón de ser a la organización.

• Indicadores cuantitativos, que son los que traducen en hechos el objeto de la organización.

El manejo de estos dos indicadores en forma simultánea, es con el propósito de que el auditor tenga una visión global y completa de la organización, asociando la esencia con las acciones y el comportamiento con los resultados Indicadores de gestión.

Aspectos a considerar

• Proceso seguido para su formulación

• Asignación de responsabilidad de su preparación

• Difusión de su preparación

• Aceptación por parte de la organización

• Interpretación adecuada de los miembros de la organización

• Acceso a la información para su consulta

• Plazo o período de ejecución estimado

• Claridad en su definición

• Consistencia en su conceptualización

• Congruencia con las condiciones de la organización

• Revisión y actualización de los contenidos

• Vínculos con las instancias con las que interactúa la organización

Indicadores de gestión por etapas del proceso administrativo

Según Benjamín Franklin. Libro: Auditoria Administrativa: Gestión estratégica del cambio.

 Planeación

 Organización

 Dirección

 Control

Etapas de la planeación

Propósito estratégico: define el marco de actuación de la organización

Implica que los administradores piensen, a través de sus objetivos y acciones, y con anticipación, que sus acciones se basan en algún método, plan o lógica, más que una mera suposición. Los planes dan a la organización sus objetivos y fijan el mejor procedimiento para obtenerlos. El primer paso en la planeación es la selección de las metas de la organización.

Consiste

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