La Comunicación Empresarial

LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

Funciones de la comunicación en las organizaciones

Las diferentes escuelas organizacionales han concedido relativa importancia al proceso

comunicativo; en función de sus enfoques. Para la Escuela clásica; la comunicación es solo

un instrumento para transmitir órdenes e instrucciones de los niveles jerárquicos superiores

a los inferiores.

La Escuela de las Relaciones Humanas: considerada a la comunicación como un instrumento

de autoridad dentro del esquema formal de la organización, que reconoce la existencia de la

comunicación informal y la necesidad de la motivación humana.

"De los sistemas sociales con un concepto central de la interdependencia, la comunicación

reviste una gran importancia dentro de la organización. Dicha escuela considera que una

óptima comunicación y con el medio que mejorará el funcionamiento de cada una de las

partes y de la organización en general".

La comunicación es el factor dinámico que hace posible la interacción, la coordinación de

actividades y el intercambio de información. Sin un adecuado flujo de comunicación interna,

las actividades organizacionales no se desarrollan de forma correcta y ello repercute en el

logro de sus finalidades.

La gran importancia de la comunicación para la organización ha motivado a los

investigadores en la materia, se han estudiado detenidamente las circunstancias y

condiciones para optimizar los flujos de comunicación, con el fin de coadyuvar a la

consecución de los objetivos de las empresas o instituciones y así contribuir al desarrollo

comunitario, dada la incidencia de los resultados organizacionales en el entorno societario.

Entre las teorías que se han desarrollado para fortalecer la estructura de las organizaciones

formales están el desarrollo organizacional, la comunicación organizacional y las relaciones

públicas.

El desarrollo organizacional se define como la aplicación creativa, de largo alcance, de un

sistema de valores, técnicas y procesos, administrado desde la alta gerencia y basado en las

ciencias de comportamiento, para lograr mayor efectividad y salud de las organizaciones

mediante un cambio planificado, según las exigencias del ambiente exterior e interior.

Uno de los propósitos de esta disciplina es mejorar la conducta grupal y organizacional como

un medio para lograr la efectividad de las organizaciones.

El desarrollo organizacional pretende dar repuesta a las exigencias de cambio que demanda

el ambiente exterior que afecta a las organizaciones desde dentro o desde afuera. En este

aspecto señala la importancia de una efectiva comunicación entre la organización y las

entidades que constituyen su entorno. - Otra de las teorías desarrolladas para fortalecer la

estructura formal de las organizaciones son las relaciones públicas. Estas se describen como

una disciplina socio-técnico-administrativa mediante la cual se analiza y evalúa la opinión y

actitud de los públicos de una organización y se lleva a cabo un programa de acción

planificado, continuo, y de comunicación, basado en el interés de la comunidad y destinado a

mantener una afinidad y solidaridad de los públicos en la organización para promover el

desarrollo recíproco.

Las relaciones públicas se ubican como una de las funciones orgánicas destinadas a optimizar

el funcionamiento y el desarrollo de la organización, al promover mediante la participación

programada su adopción al medio ambiente, la modificación en la conducta organizacional y

la respuesta a las exigencias de cambio que le impone su ambiente exterior.

Las relaciones públicas, como función dentro de las organizaciones, surgen a raíz de la

sofisticación de los cuerpos sociales formales y de la importancia que han adquirido en la

sociedad.

La comunicación organizacional debe ser congruente con las metas, criterios y propósitos de

relaciones públicas que a su vez serán convergentes con las actividades primordiales de

integración y desarrollo internas y externas de la organización.

La Comunicación como factor dinámico

Incorpora el proceso comunicativo como función dentro de las organizaciones es un hecho

reciente; inclusive existen empresas e instituciones de importancia que aún no incluyen en

su estructura orgánica un área o departamento dedicado o optimizar los flujos de

comunicación tanto interna como externa entre la organización y las personas o grupos con

los que está vinculada.

"Se empieza a crear conciencia en las organizaciones acerca de la importancia que reviste

contar con una buena comunicación en todos los niveles y direcciones".

Esto es resultado de los logros obtenidos por los pioneros de la comunicación organizacional,

quienes han demostrado que la optimización de los procesos comunicativos incide de manera

importante en la productividad y en el logro de la solidaridad de propios y extraños con los

objetivos organizacionales.

La falta de información de coordinación o de motivación incide en forma importante o en el

funcionamiento de las organizaciones y son aspectos que se pueden resolver por medio de la

comunicación.

La comunicación hace posible la búsqueda de soluciones para los problemas que aquejan a la

organización el establecimiento de relaciones funcionales y no funcionales; la exteriorización

de inquietudes personales y la manifestación de conflictos e inconformidades; los rumores,

etc.

Modalidades de Comunicación Empresarial

Dentro de la comunicación empresarial existen modalidades de comunicación según sea la

organización formal o informal:

La Organización Formal

"La organización formal es un sistema de división del trabajo que da como resultado su

estructura formal; es decir, las actividades son conscientemente coordinadas para conseguir

un objetivo pre-determinado".

La organización formal implica que las personas integradas a ella sean capaces de

comunicarse entre sí, estén dispuestas a actuar y participen con un propósito común. Dentro

de esta organización están presentes la delimitación de funciones, la jerarquización, la

delegación de actividades y de responsabilidad, la dirección y los mecanismos de control.

La Organización Informal

La organización informal nace del agrupamiento espontáneo de individuos que pertenecen a

una organización formal. Se desarrollan actividades que carecen de un propósito consciente

de grupo el comportamiento de agente es espontáneo, la interrelación es voluntaria y con las

personas que elija.

"Dentro de la organización informal facilita la comunicación entre las personas y propician la

creación de grupos. Los grupos informales se forman por afinidades entre los individuos tales

como edad, sexo, clase social, grupo de educación, preferencias comunes en materia

deportiva, artística, recreativa, etc."

Las barreras en el proceso de la Comunicación

Es natural que entre los elementos del proceso surjan obstáculos, llamados barreras por los

psicólogos, que es necesario salvar para que la comunicación sea efectiva.

Estas barreras pueden ser de distintas clases:

a) Barreras semánticas;

b) Barreras físicas;

c) Barreras fisiológicas;

d) Barreras psicológicas;

e) Barreras administrativas.

Las barreras semánticas

"Estas se derivan del problema consistente en que los símbolos trasmitidos transporten

precisamente el significado deseado".

La palabra, ya sea hablada o escrita, es generalmente el símbolo usado en la comunicación

administrativa. El hecho de que cada palabra tenga varias acepciones oficialmente

reconocidas y algunas otras sancionadas por el uso común, ya es un obstáculo para lograr

una comunicación efectiva. No es posible detenerse a explicar en qué sentido se está usando

cada palabra.

La deformación del contenido del símbolo (o sea del significado de la palabra) puede no

deberse al significado en sí, sino a la interpretación que le da el receptor a sus características

psicológicas transitorias o permanentes.

La comunicación puede ser recibida en forma bastante diferente de la que se ha intentado.

La palabra utilidades puede representar para el ejecutivo una medida del éxito y un rédito

merecido por una compañía; mientras que para el empleado puede representar algunos de

los fondos que debería haber recibido en forma de mayores salarios. La diferencia del

significado en este caso está en las personas y no en las palabras.

Las barreras físicas

Se refieren a las deficiencias de los medios físicos empleados en la transmisión y recepción

del mensaje. Estas deficiencias pueden ser de naturaleza puramente mecánica, eléctrica,

electrónica,

...