Manual De Organizacion

CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN, SU IMPORTANCIA Y PRINCIPIOS GENERALES.

Organización:

• ORGANON = instrumento

• ORGANIZACIÓN; conjunto de personas con un propósito común.

• EJECUCIÓN de actividades

• COORDINACIÓN continuidad y secuencia de acciones

• FINALIDAD propósito a cumplir

Es la coordinación de diferentes actividades de participantes con el fin de efectuar transacciones planeadas con el ambiente. Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento, deben sujetarse a todos sus miembros y así, valerse de este medio que permite a una empresa alcanzar sus determinados.

Su importancia es para alcanzar metas y obtener resultados, producir bienes y servicios, facilita la innovación, uso de tecnologías modernas, se adapta al cambio, crea valor para dueños, clientes y empleados, se adapta a los retos. Se encuentran alrededor de nosotros y controlan nuestras vidas., producen bienes y servicios a precios competitivos.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN:

1. Es de carácter continuo (expresión, contracción, nuevos productos).

2. Es un medio que establece la mejor manera de alcanzar los objetivos.

3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con el mínimo de esfuerzo.

4. Evita lentitud e ineficiencia.

5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al determinar las funciones y responsabilidades.

6. La estructura debe reflejar los objetivos y los planes de la empresa, la autoridad y su ambiente.

ORGANIZACIÓN FORMAL:

Es la organización basada en una división del trabajo racional, con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso de decisión. Es la organización planeada; la que está en el papel.

Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de puestos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc.

En otros términos, es la organización formalmente oficializada.

ORGANIZACIÓN INFORMAL

Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.

Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el, o en cualquier otro documento formal.

La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal.

Chester Bernad, autor del libro clásico de administración, describo la organización informal como un conjunto de actividades personales sin un propósito común consistente aunque favorablemente a resultados comunes así, la relaciones informales establecen en el grupo de personas que juegan ajedrez a la hora de la comienda puedan contribuir al cumplimiento de metas organizacionales.

El propósito de la organización tiene la consecución de los objetivos primordiales de la empresa en la forma más eficiente con el mínimo de esfuerzo, a través de un grupo de trabajo con una fuerza dirigida. Eliminar duplicidad de trabajo. Asignar a cada miembro de la organización una responsabilidad y autoridad que cada persona sepa de quien depende y quienes dependen de él. Permite el establecimiento de canales de comunicación, hasta los niveles más bajos de la organización.

Principios; a partir del producto, en función del tiempo, con cuantos recursos y quiénes serán los usuarios.

• INTENCIONALIDAD: La organización responde a una necesidad, se organiza con un fin determinado.

• DIFERENCIACION: se organiza teniendo en cuenta que los grupos que realizan funciones diferentes.

• INTEGRACION: las instancias de la organización deben integrarse para el desempeño de sus funciones.

• UNICIDAD: solo una instancia de la organización desarrolla funciones determinadas. No puede haber otra instancia que cumpla las mismas funciones.

• AUTORIDAD: la organización tiene una cabeza única.

-QUÉ ES EL DISEÑO ORGANIZACIONAL SUS ELEMENTOS Y FACTORES PARA SU IMPLEMENTACIÓN.

El diseño organizacional es un proceso de construir y adaptar continuamente la estructura de la organización para alcances de objetivos y estrategias. Es el proceso de elegir una estructura de tareas, responsabilidades y relaciones de autoridad dentro de las organizaciones. Se pueden representar las conexiones entre varias divisiones o departamentos de una organización y un organigrama. Un organigrama es una representación de la estructura interna de una organización, donde se indica la forma en que se interrelacionan diversas tareas o funciones.

se basa fundamentalmente en el enfoque Organicista de la organización (Sistema Orgánico como antagónico al Sistema Mecanicista), donde los integrantes de la organización están conscientes de sus destinos, quienes desarrollan una nueva conciencia social, que conjuntamente con sus experiencias (Vivencias y pasados personales) definen su rol en la organización.

No debemos olvidar que el Sistema Orgánico, pone énfasis en la confianza-credibilidad, interdependencia y responsabilidad compartida, participación y responsabilidad intergrupal. El proceso de la toma de decisiones se descentraliza y la responsabilidad/control es compartida.

El diseño organizacional representa los resultados de un proceso de toma de decisiones que incluye fuerzas ambientales, factores tecnológicos y elecciones estratégicas. Específicamente, debe:

• Facilitar el flujo de información y de toma de decisiones para satisfacer las demandas de los clientes, proveedores y dependencia reguladoras.

• Definir con claridad la autoridad y responsabilidad de trabajos, equipos, departamentos y divisiones.

• Crear los niveles de integración (coordinación) deseados entre trabajos, equipos, departamentos y divisiones construyendo procedimientos para una rápida respuesta a cambios en el ambiente.

Elementos del diseño Organizacional; es un proceso para elegir la estructura acorde a la estrategia.; Supraestructura (Organigrama, funciograma, flujograma, departamentalización. Infraestructura); (coordinación, integración, división de trabajo sistemas de información, tecnología, recursos humanos.)

Elementos de la organización:

1. Especialización: es el proceso de identificar determinadas tareas y asignarlas a individuos, equipos, departamentos y divisiones.

2. Estandarización: es un proceso que consiste en crear prácticas uniformes que los empleados deben seguir cuando realizan su labor. Tales prácticas tienen por objetivo generar conformidad y se expresan mediante procedimientos por escrito, descripciones de puesto, instrucciones y reglas relacionadas con las funciones en la organización, el desempeño en diversas tareas y el comportamiento que cabe esperar de los empleados. También permite que los gerentes evalúen el desempeño del personal en relación con las responsabilidades establecidas y los indicadores de desempeño. Los procedimientos de contratación, las descripciones de puesto y los formularios de solicitud se emplean para estandarizar la selección de empleados. Con los programas de capacitación en el trabajo se cultivan habilidades estandarizadas y se refuerzan valores importantes con la finalidad de que la organización genere buenos resultados.

3. Coordinación: comprende los procesos y mecanismos utilizados para integrar las tareas y actividades de los empleados y las unidades organizacionales. En cierta medida, prácticamente todas las organizaciones recurren a reglas, procedimientos, objetivos e instrucciones formales para alcanzar el nivel de coordinación deseado. Sin embargo, las capas administrativas extras y el personal adicional que resulta de ello, así como la cantidad de coordinación necesaria.

4. Autoridad: es el derecho de tomar decisiones de importancia diversa.

5. Estructura organizacional Es la representación formal de las relaciones laborales, define tareas por puesto y unidad y señala como deben coordinase.

6. Organigrama: es un diagrama que ilustra gráficamente las relaciones entre funciones, departamentos, divisiones y hasta puesto individuales de una organización en materia de rendición de cuentas. Un organigrama ofrece cuatro aspectos de la estructura de una organización:

7. Tareas: muestra la gama de tareas que hay en una organización.

8. Unidades: cada recuadro representa una unidad, subunidad o puesto responsable de ciertas tareas especializadas en la organización.

9. Niveles de la organización: el organigrama debe mostrar la jerarquía desde la alta dirección hasta el empleado de reciente ingreso o solo un bosquejo jerárquico general.

9. Líneas de autoridad: las líneas marcadas que ligan los recuadros en el organigrama muestran que puestos o unidades tienen autoridad sobre otros.

Niveles de la organización: Estratégico: decisiones que cambian en rumbo de la organización. Táctico: los cómo específicos de la acción. Operativo: es que tiene relación con los productos básicos, intermedios y finales. La estructura considera por un lado la diferenciación

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