Métodos para la Elaboración del Análisis del Puesto

3.3 “Métodos para la Elaboración del Análisis del Puesto”

Los métodos que más se utilizan en la descripción y el análisis de puestos son:

• Observación directa

• Cuestionario

• Entrevista directa

• Métodos mixtos

Método de observación directa:

Es uno de los métodos mas utilizados, tanto por ser el más antiguo como por su eficiencia. El análisis del puesto se efectúa observando al ocupante del puesto, de manera directa y dinámica, en pleno ejercicio de sus funciones, mientras el analista de puestos anota los datos clave de su observación en la hoja de análisis de puestos. Es más recomendable para aplicarlo a los trabajos que comprenden operaciones manuales o que sean sencillos y repetitivos.

Ventajas:

a. Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en una sola fuente (analista de puestos).

b. No requiere que el ocupante del puesto deje de realizar sus labores.

c. Método ideal para aplicarlo en cargos sencillos y repetitivos.

d. Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la formula básica del análisis de puestos (qué hace, cómo lo hace y porqué lo hace).

Desventajas:

a. Costo elevado porque el analista de puestos requiere invertir bastante tiempo para que el método sea completo.

b. La simple observación, sin el contacto directo y verbal con el ocupante del puesto, no permite obtener datos importantes para el análisis.

c. No se recomienda aplicarlo en puestos que no sean sencillos ni repetitivos.

Método del cuestionario:

Tiene como objetivo la identificación de labores, responsabilidades, habilidades, conocimientos y niveles de desempeño necesarios en un puesto especifico.

Características:

a. La recolección de datos sobre un cargo se efectúa mediante un cuestionario de análisis del puesto, que llena el ocupante o su superior.

b. La participación del analista de cargos en la recolección de datos es pasiva; la del ocupante es activa.

Ventajas:

a. Los ocupantes del puesto y sus jefes directos pueden llenar el cuestionario conjunta o secuencialmente.

b. Este método es el más económico.

c. También es el que mas personas abarca, pues el cuestionario puede ser distribuido a todos los ocupantes de puestos y devuelto con relativa rapidez.

d. Es ideal para analizar puestos de alto nivel, sin afectar el tiempo ni las actividades de los ejecutivos.

Desventajas:

a. No se recomienda su aplicación en puestos de bajo nivel, en los cuales el ocupante tiene dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito.

b. Exige que se planee y se elabore con cuidado.

c. Tiende a ser superficial o distorsionado en lo referente a la calidad de las respuestas escritas.

Método de la entrevista:

Consiste en recoger los elementos relacionados con el puesto que se pretende analizar, mediante un acercamiento directo y verbal con el ocupante o con su jefe directo. Puede realizarse con uno, ambos, juntos o por separado.

Características:

a. La recolección de datos se lleva a cabo mediante una entrevista del analista con el ocupante del puesto, en la que se hacen preguntas y se dan respuestas verbales.

b. La participación del analista y del ocupante del puesto es activa.

Ventajas:

a. Los datos relativos a un cargo se obtienen de quienes lo conocen mejor.

b. Hay posibilidad de analizar y aclarar todas las dudas.

c. Este método es el de mejor calidad y el que proporciona mayor rendimiento en el análisis, debido a la manera racional de reunir los datos.

d. No tiene contraindicaciones. Puede aplicarse a cualquier tipo o nivel de puesto.

Desventajas:

a. Una entrevista mal conducida puede llevar a que el personal reaccione de modo negativo, no la comprenda ni acepte sus objetivos.

b. Puede generar confusión entre opiniones y hechos.

c. Se pierde demasiado tiempo, si el analista de cargos no se prepara bien para realizarla.

d. Costo operativo elevado: exige analistas expertos y parálisis del trabajo del ocupante del puesto.

Método mixto:

Se recomienda utilizar métodos mixtos, combinaciones eclécticas de dos o más métodos para tener el mayor provecho posible. Los más utilizados son:

a. Cuestionario y entrevista (ambos con el ocupante del puesto). Primero el ocupante responde el cuestionario y después presenta una entrevista rápida; el cuestionario se tendrá como referencia.

b. Cuestionario y entrevista (con el ocupante y con el supervisor respectivamente). Para profundizar y aclarar los datos obtenidos.

c. Cuestionario y entrevista (ambos con el supervisor).

d. Observación directa y entrevista (con el ocupante y con el supervisor respectivamente).

e. Cuestionario y observación directa (ambos con el ocupante del cargo).

f. Cuestionario y observación directa (con el supervisor y con el ocupante del puesto respectivamente).

NOTA: Toda la información antes descrita es una recopilación de materiales de diferentes colecciones de autores que se encuentran en diversas páginas web.

3.2.1 MÉTODOS PARA LA ELABORACIÓN DEL ANÁLISIS DE PUESTOS

La información acerca de las obligaciones, responsabilidades y actividades de un puesto se puede obtener de distintas maneras y, en esta sección, hablaremos de las más importantes.

En la práctica, puede usar alguna de ellas o combinar las técnicas que sirvan más para el propósito que persigue. Así, tal vez sea adecuada una entrevista para producir la descripción de un puesto, mientras que el cuestionario para el análisis del puesto, que veremos más adelante, es más recomendable para determinar cuánto vale un puesto, para propósitos de la compensación.

Por lo general, se requiere del esfuerzo conjunto de un especialista en personal, el trabajador y el supervisor del trabajador para realizar un análisis del puesto. El especialista en personal (tal vez un gerente de personal, un analista de puestos o un asesor) podría observar y analizar el puesto y después preparar una descripción y una especificación del mismo. El supervisor y el trabajador también participarán, tal vez, contestando cuestionarios que enumeran las actividades del subordinado. A continuación el supervisor y el trabajador podrían revisar y verificar las conclusiones del analista del puesto relativas a las actividades y las obligaciones que el puesto implica. A continuación discutimos algunos métodos populares para recabar información para el análisis de puestos.

 Las entrevistas

Para recabar datos para el análisis de un puesto se usan tres tipos de entrevistas:

Entrevistas individuales con cada empleado, entrevistas de grupo con conjuntos de empleados que tienen el mismo puesto y entrevistas a los supervisores, con uno o varios supervisores que conocen a fondo el puesto que se analiza. La entrevista de grupo se usa cuando muchos empleados están desempeñando un trabajo similar o idéntico y es una forma rápida y barata de averiguar aspectos del trabajo. Por regla general, el supervisor inmediato de los trabajadores estaría en la sesión de grupo; en caso contrario, se tendrá que entrevistar al supervisor por separado; para conocer la opinión de esa persona acerca de las obligaciones y las responsabilidades del puesto.

Sea cual fuere la entrevista que haga, el entrevistado debe entender muy bien el motivo de la misma, pues hay cierta tendencia a considerar, para bien o para mal, que estas entrevistas son "evaluaciones de la eficiencia", Si lo son, los entrevistados podrían no estar dispuestos a describir sus puestos con precisión.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS Es probable que la entrevista sea el método más usado para determinar las obligaciones y las responsabilidades de un puesto, y su uso generalizado refleja sus ventajas. Sobre todo, las entrevistas permiten que el trabajador hable de actividades y conductas que, de otra manera, no saldrían a la luz. Por ejemplo, un entrevistador hábil podría descubrir actividades importantes que sólo se presentan de modo ocasional o la comunicación informal (por decir algo, entre un supervisor de producción y el gerente de ventas) que no resultan evidentes en el organigrama. La entrevista también brinda la ocasión de explicar por qué se necesita el análisis del puesto, así como sus funciones.

Además, puede permitir que el empleado ventile sus frustraciones o externe opiniones que, en caso contrario, pasarían desapercibidas para la administración. Las entrevistas también son una forma rápida y relativamente sencilla de recabar información.

El mayor problema de las entrevistas es la distorsión de la información, sea a causa, de

...