Procesos Para Hacer Una Auditoria

Auditoria

Para realizar esta planificación debemos tener en cuenta que hay procesos que pueden necesitar más días de auditoría, como son:

 Procesos críticos de producción y servicio.

 Procesos complejos o que implican a muchas funciones.

 Procesos que presentan muchas o más no conformidades.

 Procesos que no producen los resultados esperados

 Procesos implementados recientemente.

El Programa de auditorías se puede integrar en el Informe de Revisión por la Dirección, de forma que nos ahorramos un registro específico. Incluso hay empresas que en el apartado en el que tratan de las auditorías, ya incorporan la planificación anual de las auditorías. Esto tiene mucho sentido ya que en ese punto se ha analizado la evolución de los resultados del Sistema de Gestión y las auditorías.

Sobre el Plan de Auditorías, se puede hacer en una hoja de cálculo donde cada pestaña es el Plan de un Departamento o Proceso o Delegación, y así en un sólo archivo tenemos todos los Planes de auditoría de todos los Departamentos / Procesos / Delegaciones.

¿Y que debe tener este Plan de Auditoría? Pues el contenido aconsejable es el siguiente:

 Objeto de la auditoría, de forma que todas las partes implicadas conozcan el fin perseguido con la evaluación que va a realizarse.

 Alcance de la auditoría, de forma que todas las partes implicadas conozcan los límites dentro de los cuales se desarrollará la evaluación.

 Equipo auditor, identificando tanto al auditor jefe como a los demás miembros equipo auditor, expertos técnicos y observadores.

 Criterio de auditoría, identificando las normas u otros documentos, internos o externos de la organización utilizados como referencia para la realización de la auditoría.

 Otra información necesaria, identificando cualquier otra documentación que previamente deba de estar a disposición del equipo auditor (por ejemplo, listados de documentos, equipos, personal, dirección de las instalaciones, etc.).

 Representantes de auditado, identificando las personas / funciones que actuarán como representantes de la organización auditada en cada una de las áreas implicadas. Esta identificación incluirá el conjunto de áreas afectadas por el alcance de la auditoría y su ubicación geográfica.

 Calendario de auditoría y horarios, que cubra toda la auditoría, incluyendo las fechas y horarios para la ejecución de la auditoría y las reuniones con los representantes del auditado.

 Idioma de la auditoría, sobre todo si dentro de la organización o el emplazamiento de los centros de trabajo se habla más de un idioma.

 Lista de distribución del informe de auditoría, incluyendo los plazos para la emisión del citado informe y las conclusiones de la misma.

Parecen muchas cosas para el Plan, pero en las hojas de cálculo es muy fácil copiar y pegar, y la mayoría de los datos son muy parecidos o iguales. Y también podemos crear una primera hoja de control, en la que nos aparezca la información más importante de cada Plan, como por ejemplo las fechas, los Departamentos / Procesos / Delegaciones y los auditores. Si organizáis bien esta primera hoja de control, os puede servir como Programa de Auditorías.

Cómo se eligen a los auditores

Selección de auditores para Auditorías Internas. Este sistema se puede simplificar o complicar según las actividades que se realizan y / o el número de personas de la organización.

Toda planificación de auditoría debe tener establecidos los requisitos para asegurar la competencia de los auditores de los sistemas de gestión a auditar.

La competencia del auditor queda fijada en función de unos requisitos mínimos establecidos en relación con la educación y formación recibida, la experiencia que se posee y las habilidades personales que se han desarrollado.

Toda organización que gestione auditorías debe establecer estos requisitos mínimos de competencia para asegurar que las auditorías se realizan de una manera eficaz, independiente y uniforme.

En resumen, las áreas de competencia se podrían agrupar en dos grandes bloques:

1. Conocimiento: Educación y Formación (en sistemas de gestión, auditorías y específica).

2. Experiencia: Laboral y en auditorías.

1.- Conocimiento

1.1.- Educación

Como educación debe entenderse el ciclo formativo reglado al que se ha sometido la persona y que estructura de forma general sus conocimientos generales y sus aptitudes profesionales. Por ejemplo: Graduado en Ciencias Químicas.

1.2.- Formación

De forma complementaria al ciclo educativo, todo auditor debe haber recibido formación específica en las áreas de conocimiento requeridas para efectuar y gestionar las auditorías.

1.2.1.- Formación en Sistemas de Gestión

Es imprescindible que el auditor tenga conocimientos de las normas en las que se basa el sistema de gestión a auditar. Por ejemplo la realización de un curso de OHSAS 18001 de 15 horas.

1.2.2.- Formación en auditorías

El auditor debe entender y saber aplicar las técnicas de auditoría en Sistemas de Gestión. Una buena base es la realización de un curso siguiendo los criterios establecidos en la Norma ISO 19011. Por ejemplo un ciclo de capacitación de auditores de 40 horas.

1.2.3.- Formación Específica

El auditor debe grado razonable de conocimiento sobre los procesos, estructuras y actividades que va a auditar. Este conocimiento le debe permitir discernir qué parámetros del proceso o características de los productos son críticas en ese sector de actividad así como conocer la terminología específica utilizada en el sector. Por ejemplo formación sobre fabricación de nitratos.

2.- Experiencia

Los requisitos de conocimientos no se centran únicamente en la educación recibida y los procesos formativos que han sido superados. La experiencia del auditor es un factor importante y primordial en todo proceso de calificación.

2.1- Experiencia Laboral

El auditor debería tener una experiencia laboral relacionada con las actividades a auditar. Esta experiencia se debe definir en el sistema de gestión sobre todo para procesos complejos. La experiencia laboral se puede establecer anterior a la organización y en la organización. Por ejemplo: 5 años en el sector químico o 3 en la empresa.

2.2.- Experiencia en auditorías

Además, se debe exigir el auditor que haya adquirido experiencia en procesos de auditoría. Normalmente suele aceptarse la presencia en anteriores auditorias como observador, pero se puede establecer sistemas más complejos similares a los de las entidades de certificación que incluyan varios pasos. Por ejemplo, para llegar a ser auditor: 3 días de Observador y 5 como auditor en prácticas.

Reunión inicial

Comienza lo que se podría denominar la auditoría “in situ” conforme al plan de auditoría definido.

En el calendario de la auditoría se suele identificar como punto de partida una reunión formal y prefijada con el/los auditado/os. La reunión inicial tiene como objetivo identificar y evitar problemas que puedan producirse durante el trascurso de la auditoría.

Además, puede servir para:

 Presentar el equipo auditor

 Repaso con el auditado del objeto y alcance de la auditoría para asegurarse que no existen áreas dudosas o conflictivas que requieran solución antes del comienzo de la auditoría.

 Establecer y definir las líneas de comunicación entre el equipo auditor y el auditado a lo largo de la auditoría.

 Revisar el calendario, los horarios y los medios necesarios (instalaciones y recursos) para confirmar que no existe ningún problema logístico de última hora que pueda repercutir en el normal desarrollo de la auditoría.

 Confirmar la fecha y hora para la reunión final de auditoría o de cualquier otra reunión intermedia que se haya programado.

Los participantes en esta reunión deben ser, además del equipo auditor, los responsables de los Departamentos / Procesos afectados.

El desarrollo de la reunión inicial suele ser dirigido y guiado por el auditor jefe. El resto de componentes del equipo no suelen participar en el normal desarrollo de la reunión.

El auditor jefe presentará al equipo auditor haciendo hincapié en la función que desarrollará cada uno en relación con el plan de auditoría. La presentación debe incluir al personal auditor en prácticas, los expertos técnicos que participen y cualquier personal observador que vaya a asistir a la auditoría.

La duración de esta reunión inicial no debería superar los 45 minutos. Incluso se puede reducir por debajo de los 30 minutos si el equipo auditor conoce al personal auditado, cuestión esta bastante probable.

Técnicas de Entrevista

En el artículo de hoy vamos a hablar de las técnicas de entrevista. En parte este punto ya se trató en el artículo La expresión no verbal en las auditorias, pero de forma resumida. Hoy intentaremos profundizar en las mejores técnicas de entrevista, centrándonos en el apartado de la expresión verbal.

Partimos de la situación en la que la auditoría ha comenzado, una vez concluida la reunión inicial. Cada auditor comienza su trabajo según la planificación según los procesos, departamentos o áreas del Plan de auditoría.

El auditor debe aplicar su estrategia de investigación conforme al objeto y alcance de auditoría definido en el Plan de auditoría. La base fundamental de esta estrategia es la entrevista

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