Resumenes Capitulo 10 Y 11 PMBOK

Capítulo 10. PMBOK “Gestión de las Comunicaciones del proyecto”

Gestión de las comunicaciones del proyecto es el área de conocimiento que incluye los procesos necesarios para asegurar la generación, recogida, distribución, almacenamiento, recuperación y destino final de la información del proyecto en tiempo y forma. Los procesos de Gestión de las comunicaciones del proyecto incluyen los siguientes procesos:

 La planificación de las comunicaciones que determinar las necesidades de información y comunicaciones de los interesados en el proyecto.

 La distribución de la información necesaria a los interesados en el proyecto cuando corresponda.

 La información del rendimiento, lo cual involucra recopilar y distribuir información sobre el rendimiento del proyecto incluyendo los informes de estado, la medición del progreso y las proyecciones.

 Finalmente, se gestionan las comunicaciones con el fin de satisfacer los requisitos de los interesados en el proyecto.

1. La planificación de las comunicaciones es el proceso donde se determinan las necesidades de información y comunicación de los interesados, en la mayoría de proyectos se hace como parte de las primeras fases del proyecto y se revisan a lo largo del proyecto siempre que sea necesario. Las entradas de este proceso son los factores ambientales de la empresa, los activos de los procesos de la organización, el enunciado del alcance del proyecto y el plan de gestión del proyecto.

Entre las herramientas y técnicas de la planificación de las comunicaciones están los análisis de requerimientos de comunicaciones que da como resultado la suma de las necesidades de información de los interesados en el proyecto para lo cual se debe determinar y limitar quién se comunicará con quién, y quién recibirá qué información; la tecnología de las comunicaciones que es usada para transmitir información entre los interesados en el proyecto e incluyen la urgencia de la necesidad de información, la disponibilidad de la tecnología, el personal previsto para el proyecto, la duración del proyecto y el entorno del proyecto.

La salida de la planificación de las comunicaciones es el plan de gestión de las comunicaciones que contiene los requisitos de comunicaciones de los interesados, la información que debe ser comunicada, las personas responsables de comunicar la información y los métodos o tecnologías usadas para transmitir la información. Este plan puede ser formal o informal, muy detallado o ampliamente esbozado, dependiendo de las necesidades del proyecto.

2. La distribución de la información consiste en recopilar, compartir y distribuir información a los interesados en el proyecto de manera oportuna durante todo el ciclo de vida del proyecto y requiere de habilidades de comunicación que son parte de las habilidades de dirección general y se usa para intercambiar información asegurándose que las personas correctas reciban la información correcta. Esta comunicación tiene muchas dimensiones: Escrita y oral, escuchar y hablar, Interna y externa, Formal e informal, Vertical y horizontal.

3. La información del rendimiento implica recoger todos los datos de la línea base y distribución de la información sobre el rendimiento a los interesados, en este proceso se informa el rendimiento general sobre el alcance, el cronograma, los costes y la calidad. La entrada de este proceso incluye todas las mediciones del rendimiento, las proyecciones, las mediciones de control de Calidad, el plan de gestión del proyecto que integra los parámetros del alcance, cronograma y coste de un proyecto y las solicitudes de cambio aprobadas.

Las herramientas y técnicas para la información del rendimiento incluyen herramientas de presentación de Información, recolección y compilación de la información sobre el rendimiento, reuniones de revisión del estado de la situación, sistemas de informe de tiempo, sistema de informe de costes, entre otras. La salida de este proceso son los informes de rendimiento, proyecciones, cambios solicitados y acciones correctivas recomendadas

4. Gestionar las comunicaciones con los Interesados es satisfacer las necesidades de comunicación de todos los interesados en el proyecto y resolver polémicas con ellos, que normalmente es responsabilidad del director del proyecto. Para la gestión de los interesados, se requiere de entrada el plan de gestión de las comunicaciones y los activos de los procesos de la organización.

Las herramientas y técnicas utilizadas en la gestión de interesados incluye varios métodos de comunicación como las reuniones cara a cara, las llamadas telefónicas, el correo electrónico y otras herramientas electrónicas que resultan útiles para intercambiar información y dialogar.

Finalmente las salidas de este proceso incluyen los registros de las polémicas documentadas con las inquietudes que hayan sido abordadas y cerradas, las solicitudes de cambio aprobadas, las actualizaciones de los activos de los procesos de la organización y las actualizaciones del plan de gestión del proyecto.

Capítulo 11. PMBOK “Gestión de los recursos humanos del proyecto.”

La Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto incluye los procesos que organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto, el cual está conformado por aquellas personas a las que se les han asignado roles y responsabilidades para completar el proyecto. El tipo y la cantidad de miembros del equipo del proyecto pueden variar con frecuencia, a medida que el proyecto avanza. Los miembros del equipo del proyecto también pueden denominarse personal del proyecto. Si bien se asignan roles y responsabilidades específicos a cada miembro del equipo del proyecto, la participación de todos los miembros en la toma de decisiones y en la planificación del proyecto puede resultar beneficiosa. La intervención y la participación tempranas de los miembros del equipo les aportan su experiencia profesional durante el proceso de planificación y fortalecen su compromiso con el proyecto.

El equipo de dirección del proyecto es un subgrupo del equipo del proyecto y es responsable de las actividades de liderazgo y dirección del proyecto, tales como iniciar, planificar, ejecutar, monitorear, controlar y cerrar las diversas fases del proyecto. Este grupo puede denominarse también equipo central, equipo ejecutivo o equipo líder. Para proyectos más pequeños, las responsabilidades de la dirección de proyectos pueden ser compartidas por todo el equipo o administradas únicamente

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