Unid 2 Compras

Unidad 2

Planeación de Compras

2.1

2.1.1

2.1.2

2.1.3

2.1.4

2.2

2.2.1

2.2.2

2.3

2.3.1

2.3.2

2.3.3

2.3.4

2.3.5 Planeación del área de compras.

Detección de necesidades por área de la empresa.

Cronograma de actividades.

Determinación del presupuesto: restricciones y limitaciones

Programa general y específico.

Pronósticos de compras

Elementos del pronóstico.

Tipos de pronósticos de compras: promedios móviles variables, mínimos cuadrados, just in time, e-procurement y uso del programa Project.

El manual de compras.

Objetivo e Importancia.

Políticas y Procedimientos.

Funciones.

Organigrama.

Diagramas de Flujo general de la empresa.

2.1 PLANEACION DEL AREA DE COMPRAS.

Un programa integral de planificación y control de utilidades, incluye la planificación y control de las materias primas y partes componentes que se utilizan en la fabricación de los artículos terminados. Esta fase de la actividad productiva entraña un problema de coordinación ya que ha de planificarse y controlarse:

1) las necesidades de materiales y partes componentes para la producción

2) los niveles del inventario de materias primas y partes.

3) las compras de materias primas y partes. Cuando se especifican en el plan de producción las cantidades requeridas de cada producto que habrá de fabricarse, el siguiente paso en la planificación del programa de manufactura implica la consideración de las distintas necesidades y costos de la producción (materiales directos y partes componentes, mano de obra directa y cargos indirectos de fabricación).

2.1.1 DETECCIÓN DE NECESIDADES POR AREA DE LA EMPRESA.

AREA DE FINANZAS.

Es el área que se encarga del optimo control, manejo de recursos económicos y financieros de la empresa, esto incluye la obtención de recursos financieros tanto internos como externos, necesarios para alcanzar los objetivos y metas empresariales y al mismo tiempo velar por que los recursos externos requeridos por la empresa sean adquiridos a plazos e intereses favorables.

AREA DE MERCADOTECNIA.

Es el área que se encarga de canalizar los bienes y servicios desde el producto hasta el consumidor o usuario final. Entre las funciones de mercadeo podemos mencionar: la investigación de mercados, el presupuesto de mercadeo, la determinación de empaque, envase, etiqueta y marca, la distribución y venta de los productos, la determinación del precio de los artículos la publicidad y la promoción.

AREA DE PRODUCCION.

Esta área es importante porque es la encargada de la creación de un bien o servicio mediante la combinación de factores necesarios para conseguir satisfacer la necesidad creada.

- Los elementos que son fundamentales en esta área son:

 El hombre.

 El material.

 Las maquinas.

Se puede decir que los tres elementos combinados eficientemente producirán las ganancias de toda empresa, y como este es el fin mas requerido para la prosperidad de esta el área de producción se convierte en el alma de la empresa.

El área de producción no solo esta conformado por el proceso de producción en si, además forman parte de esta área varios elementos que comparten igualdad de importancia.

El área de producción está formada por:

 El diseño de los productos.

 El control de la calidad.

 La organización de la producción.

 La distribución del área de trabajo.

 La seguridad Industrial.

 El mantenimiento general

Una falla en cualquiera de estos elementos provocará efectos catastróficos para la empresa.

AREA DE PERSONAL.

Es el área encargada de la dirección eficiente y efectiva del recurso humano de la empresa. Dentro de las principales funciones de esta área, se pueden mencionar: Reclutamiento y selección de personal capaz, responsable y adecuado a los puestos de la empresa, la motivación, capacitación y evaluación del personal; el establecimiento de un medio ambiente agradable para el desarrollo de las actividades.

2.1.2 Cronología

2.1.3 Determinación del presupuesto

Un presupuesto, es un plan formulado para un determinado período de tiempo que transcurrirá en un futuro, especificado en términos numéricos. Los presupuestos son parte de la planeación y generalmente se refieren a los gastos que serán realizados en el futuro, estos deben ser elaborados basándose en las necesidades de inversión y a los ingresos planeados para un período de tiempo determinado, y finalmente son los presupuestos una base de medición de la actuación financiera de la empresa o de un área determinada, lo cual permitirá detectar alguna desviación en cuanto a lo planeado y se podrán aplicar medidas de corrección. Para el área de compras, los presupuestos se dividen en dos tipos:

 Presupuesto de operación del área de compras.

 Presupuesto de compras de materiales.

El primero se refiere a la estimación de los gastos que serán necesarios de efectuar, para lograr que la operación del área de compras se desarrolle de manera normal y comprende conceptos tales como: Sueldos, gastos de viaje, cursos de capacitación, gastos de representación, etc. El segundo incluye: La compra de materia prima y lo niveles de inventario que se deseen tener, así como las necesidades de producción en cuanto a: Maquinaria y materiales de ensamble, que serán utilizados para la elaboración o fabricación de un producto final en especial. Este es el presupuesto que más preocupa e interesa a las organizaciones, ya que su elaboración así como la elaboración de los demás presupuestos de las distintas áreas de la organización depende del presupuesto de ventas, debido a que las ventas son la fuente de ingreso de la organización y marcan la pauta para definir los gastos futuros. En este proceso el departamento de compras juega un papel muy importante, ya que será éste, responsable de gastar un gran porcentaje del presupuesto general de la organización. Esto significa que el personal que integre el departamento de compras de una organización, deberá tener grandes conocimientos en cuanto a: Mercados, fuentes de abastecimiento, calidad de los productos, niveles de precios, etc.

En cuanto al presupuesto de ventas, debemos decir que, es muy importante que se elabore con gran exactitud, apegándose siempre a los pronósticos de ventas, ya que ello ayudará a la labor del departamento de compras en cuanto a la colocación de grandes pedidos, que ayuden a obtener mejores precios.

El presupuesto de producción está situado en nivel de importancia, abajodel de ventas, dependiendo directamente de él, porque será en relación con lospronósticos de ventas que se elaborará el calendario de producción.

2.1.4 Programa general y específico

2.2 Pronósticos de compras

Un programa de compras es un instrumento administrativo donde se establecen los pasos a seguir para la compra de materiales racionalmente, en el se establecen fechas precisas de iniciación del proceso y tiempos en que deberá desarrollarse y finalizar. Las etapas contenidas en un programa de compras deben de ser acordes con las necesidades, y los pasos y fechas serán regidos por las dificultades del mercado y del tiempo disponible.

Las compras programadas tienen un lugar definido dentro de los procedimientos de compras, y el uso apropiado de este tipo de compras tiene varias ventajas, tales como:

 Reducción del papeleo al eliminar el uso repetitivo de requisiciones de compra.

 Se logran mejores precios al comprar por volumen y largo plazo.

 Se facilita el control de los materiales comprados.

 Permite el análisis respecto al proveedor principal o único, con el propósito de buscar fuentes alternas de surtimiento. Existen tres situaciones de abastecimiento en la que es factible optar por las compras programadas:

 Cuando la habilidad para escoger una o más fuentes de abastecimiento, está restringida, como en el caso de un producto con un diseño único y que solo lo fabrica o distribuye un solo proveedor.

 Cuando la aprobación de ingeniería cubre a un solo proveedor.

Una cuidadosa programación de entregas, evita el exceso o la falta de existencias en los almacenes. Esta se obtiene mediante la intima cooperación de los departamentos de proyectos, programación de producción, control de materiales y todos aquellos donde se formulen requisiciones. Con lo anterior, podemos decir que el departamento de compras puede ser medido en función de cómo programe las compras, y esto podría ser tomando como referencia los siguientes puntos:

 La frecuencia con que escasean los materiales por una mala programación.

 Hasta que grado, se reducen los inventarios al tener proveedores confiables para llevar a cabo los programas establecidos.

En síntesis, la programación de compras sirve para: Evitar demoras, optimizar gastos, controlar la calidad y controlar inventarios.

La programación se realiza de acuerdo a un plan específico; que va desde la obtención de información, identificación de las necesidades, selección de los proveedores, hasta

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