Analisis Organizacional

Introducción

El tema principal a tratar en este informe es el análisis organizacional de una Empresa o grupo de personas que se unen para la prestación de un servicio o bien, en busca de una meta a alcanzar, cuyo objetivo puede ser lucrativo o no necesariamente.

Podemos definir que la organización debe alinearse a un entorno el cual influirá directamente es su funcionamiento. Tenemos el entorno interno; como ambiente laboral, relaciones interpersonales, cultura organizacional propia, y el entorno externo el cual está relacionado a tendencias generales, políticas, sociales y demográficas.

Veremos qué es organizar, cuáles son sus principios, funciones, objetivos y características. A demás, se mencionan modelos organizacionales básicos, se profundiza en el modelo lineal y funcional. Se hace énfasis en la importancia de la misión y visión de una organización, así como también, identificar las antes mencionadas de acuerdo al negocio y sus objetivos.

Conoceremos las áreas funcionales, las cuales forman parte de la estructura organizacional, estas deben complementarse transversalmente para el correcto funcionamiento de la organización, a su vez lograr los objetivos y cumplir con las metas establecidas.

El tema central de este informe es el Análisis Organizacional, el cual lo podemos definir como una disciplina que ofrece ciertos modelos para el abordaje y el tratamiento de problemas en sistemas organizativos, de acuerdo con las características de la misión, de la cultura, de las personas, del trabajo y del contexto externo de cada organización .Abordaremos temas al respecto, referentes a El Análisis Organizacional como estrategia de cambio, el rol del analista organizacional, análisis organizacional teniendo la facultad de detectar las fortalezas y debilidades y organigrametría.

Definición de Organización.

Son unidades sociales construidas para conseguir objetivos específicos.

Se caracterizan por 1) la división del trabajo, 2) la presencia de uno o más centros de poder que controlan los esfuerzos y dirigen hacia los fines y 3) la sustitución de personal, en caso de que no sea adecuado en las tareas que realiza.

Los fines de la organización.

Los fines u objetivos de una organización cumplen varias funciones: orientan en la descripción de un estado futuro de los asuntos que la organización busca (líneas de guía para las actividades); justifican estas actividades, legitimando la existencia misma de la organización; sirven como patrón para medir el éxito (su efectividad y eficiencia) y también como una medida para quien estudia una organización desde el exterior de ella.

La razón de ser de una organización son sus objetivos.

Naturaleza de los fines de la Organización.

Fin es el estado de cosas deseado que se pretende realizar. En sí mismo no existe, se aspira a él.

Diferencia entre fines reales y fines establecidos.

Los fines reales son los objetivos hacia los cuales se orientan la mayoría de los medios de la organización y quienes intervienen en ella. Los fines establecidos son aquellos que se declaran como tales, pero que en caso de conflicto con los reales, pasan a u segundo plano.

Los fines son siempre intencionales y no deben confundirse con las consecuencias intencionales o no intencionales.

Entorno de una Organización.

En estos tiempos en el que la interacción que existe entre el entorno y la propia organización es tan constante, se llega a confundir los límites de la misma y resulta casi imposible separar a la organización del ambiente en el que se desenvuelve. Es decir que el ambiente interno y externo de la empresa interaccionan, se condicionan y como consecuencia se modifican uno al otro.

Esas influencias e interacciones con el ambiente deben ser identificadas para poder así potenciar las favorables y evitar las que no lo sean.

Para empezar podríamos partir de esta sencilla clasificación:

• El entorno general incluye todo lo que está fuera de la organización (factores económicos, políticas, socio – culturales, tecnológicos). Es decir todos los factores que "podrían" llegar a afectar a la organización.

• El entorno específico es la parte del ambiente que está directamente relacionado con el cumplimiento de las metas de la organización. Aquí incluimos a proveedores de insumos, clientes o usuarios, competidores, agencias gubernamentales y grupos de presión pública. Los elementos del entorno específico de una organización pueden convertirse en parte del entorno general y viceversa.

La estructura organizacional es una estructura intencional de roles, cada persona asume un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible.

¿Qué es organizar? ¿Cómo se organiza?

1.- Identificar y clasificar las actividades que se tienen que realizar en la empresa.

2.- Agrupar estas actividades.

3.- A cada grupo de actividades asignar un director con autoridad para supervisar y tomar decisiones.

4.- Coordinar vertical y horizontalmente la estructura resultante.

Principios de una organización.

o Eficacia: una estructura organizativa es eficaz si permite la contribución de cada individuo al logro de los objetivos de la empresa.

o Eficiencia: una estructura organizativa es eficiente si facilita la obtención de los objetivos deseados con el mínimo coste posible.

Funciones de los objetivos organizacionales.

• Presentación de una situación futura: se establecen objetivos que sirven como una guía para la etapa de ejecución de las acciones.

• Fuentes de legitimidad: los objetivos justifican las actividades de una Empresa

• Sirven como estándares: sirven para evaluar las acciones y la eficacia de la Organización.

• Unidad de medida: para verificar la eficiencia y comparar la productividad de la Organización.

Características de los objetivos organizacionales.

a) Claridad: un objetivo debe estar claramente definido, de tal forma que no revista ninguna duda en aquellos que son responsables de participar en su logro.

b) Flexibilidad: los objetivos deben ser lo suficientemente flexibles para ser modificados cuando las circunstancias lo requieran. Dicho de otro modo, deben ser flexibles para aprovechar las condiciones del entorno.

c) Medible o mesurable: los objetivos deben ser medibles en un horizonte de tiempo para poder determinar con precisión y objetividad su cumplimiento.

d) Realista: los objetivos deben ser factibles de lograrse.

e) Coherente: un objetivo debe definirse teniendo en cuenta que este debe servir a la Empresa. Los objetivos por áreas funcionales deben ser coherentes entre sí, es decir no deben contradecirse.

f) Motivador: Los objetivos deben definirse de tal forma que se constituyan en elemento motivador, en un reto para las personas responsables de su cumplimiento.

Además:

• Deben ser deseables y confiables por los miembros de la Organización.

• Deben elaborase con la participación del personal de la Empresa (Administración del Objetivo).

Modelos organizacionales básicos.

Modelo lineal.

Es el más simple. Todas las funciones de dirección se concentran en el dirigente de la subdivisión de que se trate y a él están subordinados todos los ejecutores directos.

Ventajas:

 Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas.

 No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.

 Es claro y sencillo.

 Útil en pequeñas empresas.

 La disciplina es fácil de mantener.

Desventajas:

 Es rígida e inflexible.

 La organización depende de hombres clave, lo que origina trastornos.

 No fomenta la especialización.

 Los ejecutivos están saturados de trabajo, lo que ocasiona que

no se dediquen a sus labores directivas, sino, simplemente de

operación.

Modelo funcional.

Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor número posible de funciones.

Ventajas:

 Mayor especialización.

 Se obtiene la más alta eficiencia de la persona.

 La división del trabajo es planeada y no incidental.

 El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.

 Disminuye la presión sobre un sólo jefe por el número de especialistas con que cuenta la organización.

Desventajas:

 Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta

seriamente la disciplina y moral de los trabajadores por

contradicción aparente o real de las órdenes.

 Se viola el principio de la unida de mando, lo que origina

confusión y conflictos.

 La no clara definición de la autoridad da lugar a rozamientos

entre jefes.

Definición de misión de una organización.

Misión: Define el negocio al que se dedica la organización, las necesidades

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