Normas Gestión de Compras por Importación

Normas Gestión de Compras por Importación

1.-Objetivos:

Normas, políticas y procedimientos establecidos, para manejar y controlar los procesos de compras por importación del proveedor HYSTER, de manera que todo el personal este informado sobre los procedimientos y normas a seguir en la adquisición de repuestos, para las actividades de ventas y consumos de la flota interna.

2.-Alcance:

Aplica a todas las unidades involucradas en el proceso.

3.-Departamentos Involucrados en el Proceso:

Compras, Almacén, Servicios, Mercadeos y Ventas.

4.- Responsabilidades de Cada Unidad.

4.1.- Unidad de Compras:

La coordinación de compras es la responsable del funcionamiento del sistema de compras, bajo la supervisión de la gerencia de operaciones, en tal sentido velara por el cumplimiento de lo establecido en las normas, políticas y procedimientos de compras.

La coordinación de compras deberá mantener actualizada una recopilación de las distintas disposiciones, legales y administrativas que deben cumplirse para realizar las compras por importación.

El analista de compras por importación, debe mantener un control de los pedidos realizados por las unidades solicitantes y las ordenes de compras asignadas.

La analista de compras por importación, mantendrá actualizado el archivo de los expedientes de compras y el control de las compras en proceso.

4.2.-Unidad de Almacén:

Es responsabilidad de la unidad de almacén llevar el control de los ingresos de repuestos o materiales adquiridos en el almacén y la recepción de la guía del proveedor, la cual debe concordar con la orden de compras asociada, y de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.

La unidad de almacén es la responsable de que se cumpla las condiciones y especificaciones para la recepción de los repuestos o materiales adquiridos contenidas en la orden de compra.

La unidad de almacén es la responsable de remitir la confirmación de la recepción de la mercancía y procesamiento de la misma, a la unidad de compras después de cumplida la norma anterior.

4.3.- Unidad de Administración y Finanzas:

Es responsabilidad del control interno la revisión y evaluación mensual de las futuras de compra por importación, así como la gestión ante las unidades responsables por desviaciones u omisiones en el proceso.

Es la responsabilidad de la unidad de administración y finanzas el control y archivo de los expedientes por pago a proveedores, así como del cumplimiento, por parte de las unidades, de las leyes, providencias y decretos emanados por el estado en materia fiscal, tributaria o control cambiario.

5.- Normas Específicas:

Apartado 01.- Relacionadas con la Emisión de Pedidos:

1.-El pedido será elaborado por la unidad que solicita la compra, quien deberá mantener bajo su custodia, los documentos que avalen la compra:

Ventas: Orden de compra emitida por el cliente.

Servicio: Diagnostico del Equipo, Reporte de Servicio, Orden de Reparación.

Almacén: Presupuesto Mantenimiento Programados, Tabla de Sugeridos Servicio.

2.-Cada pedido deberá estar debidamente firmado por la coordinación o gerencia de la unidad que lo genera.

3.- todos los pedidos elaborados por las diferentes áreas involucradas, deberán ser enviados a la unidad de almacén.

4.- La unidad de almacén se encargara de consolidar los pedidos, así como los apartados a los diferentes sub-almacenes.

5.- No se tramitara ninguna compra, ni transferencias, apartados, sino se ha recibido el correspondiente pedido por la unidad solicitante.

6.- No se aceptaran pedidos, manuscritos o en otro formato, que no sea a través del sistema administrativo.

7.- Todo pedido debe contener:

Datos del cliente externo, flota interna.

Código del producto o repuesto y cantidad.

Tipo de embarque aprobado por el cliente.

Firma de coordinador o gerente que aprueba la compra.

8.-todo pedido que no cumpla con los requisitos exigidos o normas y políticas de compra, será devuelto a la unidad solicitante, con las observaciones pertinentes.

9.-las unidades solicitantes deben realizar los pedidos en el tiempo y condiciones estimadas y/u ofertadas al cliente, de manera de evitar devoluciones, estoqueos, obsolescencia o retrasos en la gestión de compras.

10.-la unidad requeriente, en el caso de pedidos amparados por presupuestos, deberá garantizar las estimaciones o proyecciones realizadas.

11.-toda unidad requeriente, deberá verificar las existencias en el sistema administrativo (inventario), antes de la preparación del pedido.

12.- la unidad de compras garantizara la consolidación de pedidos, comprobando las existencias propias y del proveedor, back orders, condiciones de envió por importación, tipo de embarque, peso, característica, controles de seguridad, cantidad por empaque, normas fiscales, y control cambiario, entre otros. Informando de manera oportuna y efectiva a la unidad requeriente a fin de para realizar los ajustes necesarios.

Apartado 02.- Relacionadas con la Elaboración de Orden de Compra:

1.- Para las compras por Importación por distribución exclusiva HYSTER, no se requiere cotizaciones escritas.

2.-El analista de compra prepara las cotizaciones a través del sistema administrativo.

3.- Las órdenes de compra serán distribuidas de la siguiente manera:

Original: Anexada factura de compra.

Copia: Para la coordinación de almacén (proceso de recepción)

4.- El analista de compras por importación deberá emitir una orden de compra por cada consolidación de pedidos.

5.- Toda orden de compra, previa autorización del pedido, según las normas y políticas establecidas, serán aprobadas por la coordinación de compras y la gerencia de operaciones.

Apartado 04.- Relacionadas con la Recepción de las Materiales o Repuestos:

1.- Los materiales o repuestos, deberán ser recibidos por la unidad de almacén quien se asegurara que los mismos estén de acuerdo con la orden de compra y sus especificaciones.

2.-El analista de almacén, receptor de la mercancía, deberá firmar la guía enviada por el proveedor, como prueba de haber recibidos conforme los materiales o repuestos.

3.- El analista de almacén será el responsable de realizar la recepción en el sistema administrativo, garantizando que las cantidades y costos concuerden con la orden de compra.

4.- Las diferencias en cantidades y/o precios de compra, deberán ser reportados de manera inmediata, a la unidad de compras, quién se encarga de realizar los reclamos directamente al proveedor.

5.- La coordinación de compras anexara la guía a la orden de compra y enviara estos documentos a la analista de compras por importación.

6.- Esta prohibido efectuar recepciones en el sistema administrativo y/o procesar facturas por montos distintos a los negociados y aprobados en la orden de compra.

7.- Los materiales o repuestos deben ser registrados y almacenados, de tal manera, que garanticen un máximo de protección física y facilite la toma de inventarios.

Apartado 04.- Relacionado con el Procesamiento de la Factura:

1.- La factura a ser procesada por la unidad de compras debe ser la original del proveedor, a nombre de Montacargas y Maquinarias El Imán, C.A., y por el mismo monto indicado en la orden de compra que la justifica. No debe presentar borrones, enmiendas, ni tachaduras.

2.- Sera responsabilidad de la unidad d compras, la entrega de toda la documentación que ampara la compra, a la coordinación de Administración y Finanza para el trámite de pago.

3.- La coordinación de Administración y Finanza será la responsable de tramitar el pago de facturas a los proveedores.

Apartado 05.- Relacionadas con la Aplicación de esta Normativa:

1.- Sera responsabilidad del supervisor o coordinador inmediato, velar por el cumplimiento integral de los términos de esta normativa.

2.- Si algún trabajador incumpliera alguna norma del supervisor deberá levantar un informe en donde se notifique la falla, además de recoger el compromiso del trabajador de ceñirse a la norma.

3.- Cualquier desviación y/o modificación a esta política deberá ser consultada con la unidad de planificación y desarrollo competitivo.

4.- Sera responsabilidad del trabajador cumplir estrictamente lo señalado en esta norma.

5.- Queda establecido que Montacargas y Maquinarias El Imán, C.A. podrá en cualquier momento modificar unilateralmente

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