Gestión de compras
luisflores77Tesis17 de Febrero de 2013
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UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE HONDURAS CENTRO ASOCIADO CORQUIN COPAN
Manual de compras adapic
ASIGNATURA
Gestión de compras
Catedrático
Julio orellana
ALUMNOS
ISIS JHAZMIN FIALLOS alvarenga
Henry Danilo lara
FECHA DE ENTREGA
30 DE JULIO DE 2012
CORQUIN COPAN
Introducción
En la actualidad las compras y las ventas son la parte medular de las empresas dedicadas a la producción de bienes o prestación de servicios, siendo las compras la parte inicial del proceso de producción retoma una gran importancia para la dirección y el departamento de compras siendo este el principal responsable.
El manual de compras es una herramienta indispensable que sirve como guía de las actividades relacionadas a la adquisición de bienes o materias primas; en él se establecen las funciones, políticas internas y las directrices a seguir que van orientadas con los objetivos empresariales de la dirección.
El presente manual de compras fue diseñado como un soporte al departamento de compras de la empresa: Asociación de Apicultores de Capucas S. de R.L. de C.V; empresa dedica a la producción, procesamiento y venta de los productos de las abejas (rubro de apicultura) ubicada en la comunidad de Capucas, Municipio del departamento de Copan.
Organización
Misión
Producir, procesar y comercializar productos provenientes de las abejas Apis melífera a nivel local, nacional e internacional con un sello de garantía de calidad total que garantice el bienestar del consumidor y que cumpla con las exigencias del mismo.
Visión
Que para inicios del año 2015 la asociación de apicultores de Capucas S de R.
L de C.V (ADAPIC) sea una empresa líder en la comercialización de miel y polen a nivel nacional e internacional promoviendo un producto certificado en procesos orgánicos y de altos niveles de inocuidad.
Objetivos
General
Proporcionar a la empresa una herramienta de información que le permita al departamento de compras efectuar de una forma eficaz y eficiente las mismas tomando como guía de procedimientos el presente manual de compras, garantizando de esta forma la calidad de las fuentes de abastecimiento, de materia prima, materiales e insumos y del producto en general.
Específicos
✓ Proveer de información elemental sobre funciones y procesos relacionados a la adquisición de materiales que le permita al departamento de compras mantener el abastecimiento continuo del inventario.
✓ Disminuir los costos de operación en el departamento de compras y por ende a nivel de la empresa.
✓ Encontrar fuentes de abastecimiento de materia prima, materiales e insumos apícolas manteniendo buenas relaciones con las mismas.
✓ Localizar nuevos materiales y productos apícolas a medida que vayan requiriéndose así como asegurar la buena actuación del proveedor, en lo que se refiere a la rápida entrega de los materiales con calidad aceptable.
Estructura del departamento de compras
En esta dependencia actualmente se cuenta con un jefe de compras, un comprador y un jefe de almacén lo reducido de la estructura se justifica porque la empresa está en sus inicios y relativamente es pequeña. El jefe de compras depende directamente de la junta directiva y es el encargado de coordinar los procesos
de adquisición de materiales que van en base de las requerimientos de los apicultores, el comprador es como un asistente del jefe de compras que contribuye directamente en realizar las compras según cotizaciones, el jefe de almacén esta cargo de los inventarios y almacenamiento por fechas de adquisición de materiales y de la presentación de informes al jefe compras.
Cartera de servicios
Abastecimiento de materiales e insumos
Los materiales, medicamentos y vitaminas son obtenidos de acuerdo a las temporadas que son marcadas por las estaciones del año y se describen a continuación:
Mantenimiento (mayo, agosto, septiembre, octubre)
• Overoles
• Guantes
• Velos
• Espátula
• Suplementos alimenticios
• Azúcar
• Medicamento
• Transporte
• Ahumadores
• tambos
Producción (noviembre, diciembre, enero, febrero, marzo y abril)
• Cajas de madera
• Burros metálicos
• transporte
• overoles
• guantes
• velos
• ahumadores
• extractores
• cuchillos
• cera estampada
• excluidores
Procesamiento
• descristalizador
• batea
• decantador
Comercialización
• envases
• etiquetas
• cajas de cartón
• transporte
• publicidad
• estudios de mercado
Responsabilidades
El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado.
Dentro de las principales funciones están las siguientes:
• Hacer cotizaciones
• Efectuar Compras
• Realizar pedidos
• Recibir
ofertas
• Buscar los mejores proveedores
• Buscar nuevos materiales y equipos de procesamiento.
Objetivo del departamento de compras
Adquirir materiales e insumos apícolas en el tiempo oportuno garantizando la eficiencia y eficacia del proceso de producción, procesamiento y comercialización teniendo como fin único la calidad de nuestros productos y que este satisfaga las exigencias del consumidor final.
Funciones
▪ Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento necesarias para la empresa.
▪ La persona encargada de comprar está encargada de entrevistar a proveedores o representantes de las empresas.
▪ Recibir muestras y cotizaciones
▪ Análisis y definición de nuevos productos en forma oportuna.
▪ Análisis y aceptación de nueva líneas de materiales.
▪ Hacer conocer oportunamente a otras áreas de la empresa las condiciones de negociación y los cambios que se presenten en las relaciones comerciales con los proveedores.
▪ Verificar el cumplimiento de las órdenes de compras en lo relacionado con las fechas, cantidades y calidades.
▪ Revisar y renegociar el nivel de servicio de los proveedores.
▪ Aplicar todas las estrategias identificadas que permitan mejorar las utilidades de la empresa.
▪ Visitar las instalaciones de los proveedores.
▪ Cotizar y evaluar a los proveedores utilizando diferentes criterios.
▪ Negociar precios y tratamiento de reajustes y rechazos de materiales.
▪ Establecer normas y especificaciones de la compra.
▪ Evaluar si la compra se realizo de acuerdo a los requerimientos.
Descripción de puestos
Jefe de compras
• Coordinar las
acciones para adquirir los bienes y servicios que se requieran en la empresa, al mejor precio y calidad, de acuerdo a las políticas, normas y lineamientos establecidos.
• Elaborar presupuestos de la compra de materiales e insumos y presentarlos a la junta directiva.
• Encargado de actualizar el archivo de documentación de las compras realizadas mensualmente.
• Realiza todos los trámites relacionados con las compras o que se deriven de estas.
• Verificar la calidad, precio, tiempos de entrega y políticas de crédito del producto o servicio que proporciona el proveedor.
• Diseñar actividades y programar la ejecución de las mismas que tengan como fin el suministro del inventario general de la empresa.
• Informar continuamente a los empleados a su cargo sobre las funciones que deben realizar
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