La comunicación en las organizaciones

INTRODUCCIÓN

Es difícil abordar un tema tan complejo como el de la comunicación en las organizaciones cuando hay tanta información respecto al mismo y todas sus variables; son múltiples los aportes que desde diferentes disciplinas y áreas del conocimiento se han hecho sobre la comunicación y su relación con el desarrollo de las organizaciones; se han descrito diferentes estilos de comunicación lo que ha llevado a plantear variados niveles en los que se relacionan las personas y como éstos determinan las pautas de comportamiento que pueden guiar, tanto a la organización como al trabajador hacia la consecución de las metas propuestas a nivel general y particular. (MEJIAS, C 2005).

Cuando se habla de comunicación en las organizaciones, se habla de un sistema complejo, compuesto por significación, información y relación, esto no se trata de emitir o impartir mensajes a través de cualquier medio. Sino que se trata de saber conjugar las variables para que la comunicación produzca los resultados perseguidos, tanto por la organización como por cada individuo al interior de ésta y que sirva como mecanismo social para el fortalecimiento de relaciones tanto a nivel interno como externo.

Las organizaciones están compuestas de entramadas sociales que día a día se fortalecen o se debilitan, pero que están conformadas por personas, que mediante estas relaciones tratan de seguir adelante con sus proyectos de vida buscando satisfacer sus necesidades básicas como la de alimento, salud, educación, recreación mediante el trabajo que en ellas ejecutan.

La relación entre el hombre y la organización parte de la concepción de cada uno como sistema abierto, es decir con posibilidad de desarrollo permanente; la relación entre el hombre y la organización implica o genera una zona de significados comunes que se están construyendo y van creciendo permanentemente lo que a su vez posibilita el desarrollo de cada uno.

Lo anterior acentúa la importancia de estas relaciones sociales pues de su claridad, transparencia y solidez dependen en buena medida las fortalezas y productividad buscadas por la organización y el desarrollo social de cada una de las personas que la conforman, es por eso que la comunicación en las organizaciones es de gran importancia, debido a que existe un nivel en los que se relacionan las personas y como estos se relacionan determina las pautas de comportamiento que pueden guiar, tanto a la organización como al trabajador hacia la consecución de las metas propuestas a nivel general y particular.

La comunicación de la mano de otras estrategias y/o herramientas implementadas para la consecución de objetivos específicos, hacen que las organizaciones tengan unos niveles de relacionamiento claros, donde a cada individuo le son reconocidas un conjunto de habilidades y/o destrezas para alcanzar lo individual y lo colectivo.

Es así que en la organización existe un sistema complejo de redes que se relacionan diariamente y que necesitan estar constantemente comunicadas de una manera clara, veraz, eficiente y eficaz, es un escenario de convivencia permanente que requiere de la mejor y mas clara comunicación que pueda darse entre dos o más individuos, una comunicación donde se considere a cada persona como un mundo particular y exclusivo, con características especiales que hacen de cada uno de ellos, una pieza importante en el engranaje de cualquier grupo social definido.

Cabe mencionar que, desde tiempos muy antiguos el hombre ha tenido la necesidad de organizarse y comunicarse para subsistir y satisfacer sus necesidades, por tal razón una de las agrupaciones sociales más importantes son las organizaciones, las cuales no se forman accidentalmente ni espontáneamente, son creadas porque uno o más individuos perciben que la acción coordinada de un número de personas puede lograr algo que la acción individual no lo permite. Las organizaciones constituyen " la coordinación planificada de las actividades de un grupo de personas para procurar el logro de un objetivo o propósito común, a través de la división del trabajo y funciones, y a través de una jerarquía de autoridad y responsabilidad" (Schein, 1995).

Entender la comunicación como oportunidad de encuentro con el otro, plantea una amplia gama de posibilidades de interacción en el ámbito social, porque es allí donde tiene su razón de ser, ya que es a través de ella como las personas logran el entendimiento, la coordinación y la cooperación que posibilitan el crecimiento y desarrollo de las organizaciones.

Las relaciones que se dan entre los miembros de una organización se establecen gracias a la comunicación; en esos procesos de intercambio se asignan y se delegan funciones, se establecen compromisos, y se le encuentra sentido a ser parte de aquella.

Por estas razones, toda institución que se respete, debe priorizar dentro de su estructura organizacional un sistema de comunicaciones e información que dinamice los procesos que a nivel interno vivifican la entidad y la proyectan hacia su área de influencia.

Las comunicaciones institucionales internas promueven la participación, la integración y la convivencia en el marco de la cultura organizacional, en donde cobra sentido el ejercicio de funciones y el reconocimiento de las capacidades individuales y grupales.

La carencia de estrategias comunicativas al interior de la institución, la falta de canales o la subutilización de los mismos, genera lentitud en los procesos y en las acciones, retardo en las respuestas y desinformación acerca de las políticas, todo lo cual imposibilita la verdadera interacción a nivel interno. Por otra parte, son indispensables para que no se pierda la coherencia entre las acciones que se realizan dentro de la institución con la realidad del entorno, de allí que toda organización social tiene su propia cultura que la identifica, la caracteriza, la diferencia y le da imagen., es por eso que es importante conocer, expandir y consolidar la cultura de una empresa ya que ésta integra los comportamientos hacia metas comunes, constituye una guía en la realización de actividades, elaboración de normas y políticas para establecer directrices, en fin, la cultura encauza el funcionamiento global de la estructura señalando las prioridades y preferencias globales que orientan los actos de la organización garantizando así sus éxitos.

Las organizaciones de éxito son aquellas que le dan la verdadera importancia a las comunicaciones y a la información, ya que ellas han comprendido que éstas contribuyen en gran parte a mejorar el ambiente comunicativo y el clima laboral; es decir "dinamizador y animador de las acciones individuales y colectivas en procura de integración de esfuerzos y el fortalecimiento de la institución"; por esto los miembros garantizan su conocimiento e identificación con la organización, debido a que ellos se sienten tenidos en cuenta para el desarrollo de las metas de la organización, es por eso que a través de la información, las organizaciones cumplen una serie de metas tales como: estructurar, planear y distinguir patrones de comportamientos para los públicos internos y externos; es ahí donde la información se convierte en un instrumento de retroalimentación para la evolución y el control de la organización. Un factor clave en la información es que sea confiable para que actúe como puente de unión entre el ambiente y la organización, es decir que a mayor información confiable menor es la inseguridad laboral.

Según Warren Weaver se puede demostrar que la cantidad de información de un mensaje no está relacionada con lo que se dice sino con lo que se podría decir, esta relación se da según la comprensión que se obtenga del contenido del mensaje de la información, porque a medida que se conoce la información ésta va perdiendo el contenido informativo.

Lo anterior nos lleva afirmar que la comunicación se convierte en información, porque permite disminuir la inseguridad sobre el futuro de la organización y fomentar estrategias para mejorar el comportamiento social del individuo.

A tal efecto, John Fiske (1982) define la comunicación como una "interacción social por medio de mensajes". Por su parte, Antonio Pasquali (1978) afirma que "la comunicación aparece en el instante mismo en que la estructura social comienza a configurarse, justo como su esencial ingrediente estructural, y que donde no hay comunicación no puede formarse ninguna estructura social”, lo que indica que es prácticamente inevitable la comunicación en una organización, ya que además de ser un elemento fundamental permitirá la construcción de un armonioso clima. En virtud de que como resultado de la armonía, comportamiento y actitudes de las personas se logra que trabajen juntas de la manera más eficaz posible (Robbins, 1996.)

En este sentido la misión Sucre como parte de una política del estado Venezolano ha creado a lo largo y ancho del país aldeas universitarias, las cuales son espacios educativos coordinados por esta Fundación, conjuntamente con las Instituciones de Educación Universitaria, propiciando centros vitales de educación permanente vinculando a las necesidades de formación, investigación y asesoría a cada población generando la pertinencia sociocultural de los aprendizajes y el trabajo compartido con las comunidades, empresas y organismos gubernamentales y no gubernamentales,( htt/aldeauniversitarialeoonardoinfante), que sin lugar a duda vienen a ser organizaciones sociales que desarrollan un proceso educativo que contribuye a garantizar el cumplimiento de las exigencias y necesidades en la formación de profesionales, por lo tanto, se hace necesario que exista en éstas

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