Habilidades Directivas

Transcripción de Unidad 3 Administración del tiempo Habilidades Directivas

Unidad III

ADMINISTRACION DEL TIEMPO Contenido

3.1 Enfoques de la administración del tiempo

3.2 Estrategias para administrar el tiempo

3.3 Efectividad en el manejo del tiempo

3.4 Matriz para el manejo del tiempo Manejo efectivo del tiempo es lograr una mayor eficiencia en lo que se hace. Auxiliares para planes a corto plazo Planes semanales.

Planes diarios. 3.4 Matriz del tiempo 3.2 Estrategias para administrar el tiempo 3.3 Efectividad en el manejo del tiempo Auto análisis del uso del tiempo

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Encierra en un círculo la que corresponda a cada punto.

1. Cada día dedico un tiempo a planear mi trabajo.

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

2. Cada año me fijo metas específicas y las pongo por escrito.

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

3. Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo según su importancia y trato de manejarlos en

ese orden.

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

4. Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a cosas utópicas o improductivas.

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

5. Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar problemas, así como algo inesperado.

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

6. Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades.

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

7. Trato de manejar una sola vez la papelería que me llega, analizándola de inmediato y decidiendo sobre

ella.

1) Casinunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 8. Tengo una estrategia diseñada para evitar las interrupciones.

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

9. Soy capaz de decir ”NO” cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo destinado a

asuntos pendientes.

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente

4) Casi siempre

10. En forma habitual práctico la relajación para reducir tensiones.

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

11. Llevo trabajo a casa por las tardes o los fines de semana.

4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre

12. Llego a posponer las cosas difíciles, aburridas o desagradables de mi trabajo.

4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre

13. Sientes que tienes un buen control sobre la forma en que utilizas el tiempo.

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

3.1 Enfoques de la administración del tiempo. Características del tiempo El mas importante El más equitativo Limitado y caduco Incontrolable Insustituible El tiempo Inflexible Indispensable Desperdiciadores de tiempo Planeación Una buena planeación incluye Establecer objetivos.

Determinar los medios y recursos.

Asignar responsabilidades.

Programar los pasos a seguir.

Fijar el plazo para realizarlos.

Seleccionar la fecha para comenzar, lo que te Permitirá completar el objetivo en una fecha determinada.

Estipular las medidas y la forma de revisar los detalles. Auxiliares para la planeacion a largo plazo Hoja de plan de acción.

Grafica de Milestone.

Diagrama de PERT El mito del más tarde... A) Urgentes e importantes B) Importantes no urgentes

C)Urgentes No importantes OJO!! ¿Cuáles son los desperdiciadores que más te afectan? Caso Práctico Hábitos de

comportamiento cortoplacistas Eficiencia VS Eficacia Control Valores Eficiencia:

Hacer más en menos tiempo Eficacia:

Capacidad para lograr lo que nos proponemos Administración y Liderazgo ALGUNAS ACCIONES PARA OPTIMIZAR EL USO DEL TIEMPO.

1. Establecer nuestros objetivos en forma clara y planificarlos.

2. No re - planificar obsesivamente.

3. Ser organizados en lo personal.

4. Ser organizados en nuestra papelería y en nuestra correspondencia.

5. Evitar las interrupciones y distracciones.

6. Preparar las reuniones a las que asistiremos.

7. Aprender a delegar.

No delegamos por: desconfianza, egoísmo, falta de paciencia para enseñar, no sabemos enseñar, temor a perder el poder.

Solución: aprenda a enseñar, enseñe, deje que la enseñanza madure (paciencia, confianza y apoyo), controle, corrija y continúe. 8. Llevar o ejercer el control necesario, “no se exceda”.

9. Aprender a controlar el tiempo de las llamadas telefónicas.

Solución: cuando usted va a llamar:

* Pregúntese si es necesaria, urgente y/o importante.

* Planifique sus conversaciones con anticipación.

* Trate de ir al grano. Los otros también están ocupados.

* Si Ud. tiene dificultades en terminar una conversación, dé razones por las cuales necesita colgar, por ej. que está esperando otra llamada.

10. Ante las visitas inesperadas saber decir NO.

11. Aprender a comunicarse.

12. Concentrarnos en lo que hacemos. Sin administración del tiempo es imposible el progreso Concentrarse en los resultados; NO! en estar ocupados ¿A que se debe la perdida de tiempo de esta empresa? ¿Qué métodos se pueden usar para cambiar esta situación? ¿Podrían continuar con estas reuniones de manera que sean productivas? Muchas personas pasan sus días repletos de actividades, pero obtienen muy poco porque no están concentrados en las cosas apropiadas.

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Instituto Tecnológico de T laxiaco Educación ciencia y tecnología, progreso día con día Asignatura: Habilidades directivas 1 Administración del tiempo Profesor: Rodríguez Antonio Rafael Integrantes del equipo: Emanuel González González Arturo Ortiz paz Anahí Jessica Carrera: ing. Gestión empresarial

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UNIDAD III Administración del tiempo

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OBJETIVO: Que el alumno adquiera habilidades que le permitan aprender a administrar su tiempo y el de su equipo de trabajo

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La administración es un proceso muy particular que consiste en actividades de previsión, planeación, organización, dirección y control desempeñadas para determinar y alcanzar los objetivos señalados. En este proceso intervienen seres humanos y otros recursos; técnicas, materiales y el tiempo. “Tiempo es lo que me hace falta” “Es que no me alcanza el tiempo” Saben administrar su tiempo? Administran sus actividades en el tiempo adecuado? Que tan eficientes son? Que es la administración del tiempo?

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Pasos para la administración del tiempo 1.- Definir las actividades a realizar 2.- jerarquizar actividades (diferenciar entre lo urgente y lo importante). 3.- delimitar el tiempo de cada activida d

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La importancia del tiempo escriba en seis características Igualitario: todos pobres y ricos, tenemos la misma oportunidad de disfrutar el tiempo. Inelástico: no podemos recortar o ampliar el tiempo. El día tiene 24 horas. Indispensable : para desarrollar cualquier actividad necesitamos tiempo. Insustituible : el tiempo no se puede reponer. Inexorable : el tiempo transcurre, suceda lo que suceda. Invaluable : el tiempo no tiene precio.

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Es el arte de hacer que el tiempo sirva para beneficio de las personas y de las sociedades, ya que el tiempo no existe en si. Mauro Rodríguez (1999) afirma que la admón. del tiempo es la admón. de si mismo, el manejo adecuado de los r ecursos de todo orden, pues no hay una sola realidad que se sustraiga el tiempo. Administrar el tiempo es administrar la vida; malgastar el tiempo es malgastar la vida. La administración del tiempo es una forma de ser y de administrar la vida Administración del tiempo

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Ladrones del tiempo Los ladrones del tiempo son aspectos que roban y despojan del tiempo a l directivo para realizar lo planeado, así como a su equipo de trabajo. Planeación deficiente: 4 categorías: inmediatos, a corto, mediano y largo plazo. Desperdiciadores del tiempo Cuales son los desperdiciadores que más te afectan?.....

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externos internos Interrupciones del telefono. No saber decir no Interrupciones por visitas inesperadas . Querer aparar actividades por no saber delegarlas. Urgencias. Sobrestimar las propias capacidades. Moviliario incomodo. Subestimar las propias capacidades. Incapacidad de los subalternos. Aplazar, dejar las cosas para despues. Falta de informacion adecuada. Indisciplina en el cumplimiento de los propios planes. Exceso de reuniones . Confusion y desorden en la propia oficina. Liderazgo deficiente. Falta de motivacion, indiferencia. Tramites excesivos (burocracia). Tension y preocupaciones. Ruidos y distracciones

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