Habilidades Directivas

Transcripción de Unidad 3 Administración del tiempo Habilidades Directivas

Unidad III

ADMINISTRACION DEL TIEMPO Contenido

3.1 Enfoques de la administración del tiempo

3.2 Estrategias para administrar el tiempo

3.3 Efectividad en el manejo del tiempo

3.4 Matriz para el manejo del tiempo Manejo efectivo del tiempo es lograr una mayor eficiencia en lo que se hace. Auxiliares para planes a corto plazo Planes semanales.

Planes diarios. 3.4 Matriz del tiempo 3.2 Estrategias para administrar el tiempo 3.3 Efectividad en el manejo del tiempo Auto análisis del uso del tiempo

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Encierra en un círculo la que corresponda a cada punto.

1. Cada día dedico un tiempo a planear mi trabajo.

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

2. Cada año me fijo metas específicas y las pongo por escrito.

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

3. Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo según su importancia y trato de manejarlos en

ese orden.

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

4. Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a cosas utópicas o improductivas.

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

5. Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar problemas, así como algo inesperado.

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

6. Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades.

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

7. Trato de manejar una sola vez la papelería que me llega, analizándola de inmediato y decidiendo sobre

ella.

1) Casinunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 8. Tengo una estrategia diseñada para evitar las interrupciones.

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

9. Soy capaz de decir ”NO” cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo destinado a

asuntos pendientes.

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente

4) Casi siempre

10. En forma habitual práctico la relajación para reducir tensiones.

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

11. Llevo trabajo a casa por las tardes o los fines de semana.

4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre

12. Llego a posponer las cosas difíciles, aburridas o desagradables de mi trabajo.

4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre

13. Sientes que tienes un buen control sobre la forma en que utilizas el tiempo.

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

3.1 Enfoques de la administración del tiempo. Características del tiempo El mas importante El más equitativo Limitado y caduco Incontrolable Insustituible El tiempo Inflexible Indispensable Desperdiciadores de tiempo Planeación Una buena planeación incluye Establecer objetivos.

Determinar los medios y recursos.

Asignar responsabilidades.

Programar los pasos a seguir.

Fijar el plazo para realizarlos.

Seleccionar la fecha para comenzar, lo que te Permitirá completar el objetivo en una fecha determinada.

Estipular las medidas y la forma de revisar los detalles. Auxiliares para la planeacion a largo plazo Hoja de plan de acción.

Grafica de Milestone.

Diagrama de PERT El mito del más tarde... A) Urgentes e importantes B) Importantes no urgentes

C)Urgentes No importantes OJO!! ¿Cuáles son los desperdiciadores que más te afectan? Caso Práctico Hábitos de

comportamiento cortoplacistas Eficiencia VS Eficacia Control Valores Eficiencia:

Hacer más en menos tiempo Eficacia:

Capacidad para lograr lo que nos proponemos Administración y Liderazgo ALGUNAS ACCIONES PARA OPTIMIZAR EL USO DEL TIEMPO.

1. Establecer nuestros objetivos en forma clara y planificarlos.

2. No re - planificar obsesivamente.

3. Ser organizados en lo personal.

4. Ser organizados en nuestra papelería y en nuestra correspondencia.

5. Evitar las interrupciones y distracciones.

6. Preparar las reuniones a las que asistiremos.

7. Aprender a delegar.

No delegamos por: desconfianza, egoísmo, falta de paciencia para enseñar, no sabemos enseñar, temor a perder el poder.

Solución: aprenda a enseñar, enseñe, deje que la enseñanza madure (paciencia, confianza y apoyo), controle, corrija y continúe. 8. Llevar o ejercer el control necesario, “no se exceda”.

9. Aprender a controlar el tiempo de las llamadas telefónicas.

Solución: cuando usted va a llamar:

* Pregúntese si es necesaria, urgente y/o importante.

* Planifique sus conversaciones con anticipación.

* Trate de ir al

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