INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS

OBJETIVOS:

• Conocer los aspectos esenciales que definen una Teoría de Proyectos, reconociendo los tipos de proyectos existentes.

• Adquirir un enfoque general, para entender de forma rápida y sencilla los pasos a seguir en la realización de un proyecto.

1.1. INTRODUCCIÓN:

A lo largo de la historia, la preocupación del hombre por la naturaleza de todo lo que le rodea, ha pasado por distintas etapas y sufrido importantes cambios.

Con la llegada del Renacimiento, surge la inquietud de profundizar en diversos temas para comprenderlos mediante unos esquemas muy simplistas.

A grandes rasgos, se podría señalar que en los comienzos del Renacimiento nace el método del análisis, el cual permite trabajar actuando en tres etapas sucesivas:

a) se separa el todo en las partes que lo constituyen,

b) se estudia el comportamiento de cada parte y

c) se ensamblan dichas partes, que aisladamente ya se han entendido, tratando de comprender el conjunto.

El análisis ha sido el método de trabajo típico y esencial de la Edad Moderna y de la revolución Industrial, la adopción de ese método frente a los problemas del universo ha llevado en la filosofía la teoría del reduccionismo que plantea:"Todo puede reducirse a partes fundamentales, que no pueden reducirse más".

Con el tiempo, esta necesidad de resolver un problema por partes exponiendo un proceso racional y científico llevó a definir etapas cada vez más establecidas y definidas; dando lugar a metodologías y procesos de trabajo. Todo esto, de forma natural, llevó a identificar pasos de resolución de problemas, cuyo cumplimiento frente a las necesidades sociales y las limitaciones tecnológicas requería un esfuerzo de organización; de esta manera, se llega a la idea de un proyecto.

1.2. CONCEPTO:

Entendemos como proyecto el conjunto de actividades planificadas, ejecutadas y supervisadas que, con recursos finitos, tiene como objetivo crear un producto o servicio único.

En términos más formales: "Un proyecto es una operación de envergadura y complejidad notables, singular, con unas fechas definidas de inicio y finalización. Es un trabajo no repetitivo, que ha de planificarse y realizarse según unas especificaciones técnicas determinadas, con un presupuesto preestablecido y una organización temporal con la participación de varios departamentos de la empresa que se desmantela cuando termina el proyecto y tal vez también con la colaboración de terceros".

Otras definiciones y características, dadas por diversos autores son:

Los proyectos involucran una gran cantidad de tiempo y costo, que es necesario el involucramiento del control de la administración para ser cumplido dentro del tiempo y los límites de costo... las técnicas dirigidas hacia el control de los costos, tiempo, recursos y financiación del proyecto durante el proceso.

"Operación científica que lleva a conseguir un objetivo material predeterminado por modificaciones de la realidad exterior mediante unas acciones humanas que han sido seleccionadas y ordenadas con anticipación, de acuerdo a unos criterios". (Serer, 2001). "Planta y disposición que se forma para un tratado, o para la ejecución de una cosa de importancia, anotando y extendiendo todas las circunstancias principales que deben concurrir para su logro". (RAE, 2001).

"Conjunto de documentos que a partir de una situación concreta permiten transformar una realidad en un período de tiempo determinado". (De Cos, 2003).

Estos conceptos emergen de observar que las tareas humanas se organizan bajo ciertas condiciones, cuyo manejo y aprovechamiento prefiguran las cualidades que afectan todo proyecto. A continuación se listan y describen las cualidades principales:

1. La persecución de uno o varios objetivos.

2. Actividades planificadas, ejecutadas y supervisadas.

3. Disponibilidad limitada de recursos.

4. Limitación de Tiempo.

1.2.1. Persecución de uno o varios objetivos:

Las actividades aisladas no constituyen por sí solas un proyecto. Para que exista un proyecto, debe existir una coordinación de actos orientados a la consecución de uno o varios objetivos -integrados entre sí y estructurados, tanto de índole técnica como económica. En general, el objetivo general de un proyecto es satisfacer un conjunto de requisitos a un coste dado en las condiciones más eficientes.

1.2.2. Actividades planificadas, ejecutadas y supervisadas:

La coordinación de actividades es condición sine-qua-non para que a las mismas, en su conjunto, se les pueda calificar de proyecto. De hecho, un proyecto exige una vinculación entre las actividades, puesto que persiguen un objetivo común. Esa vinculación debe plasmarse en forma de planificación (técnica, temporal y económica) cuya correcta ejecución supervisada es clave para el éxito o fracaso del proyecto.

1.2.3. Disponibilidad limitada de recursos:

El proceso proyectual implica la búsqueda de la eficiencia en el uso de los recursos, para obtener el resultado perseguido. Si los recursos fueran ilimitados, desaparecería el concepto de eficiencia y con él la naturaleza proyectual de las actividades.

1.2.4. Limitación de tiempo:

Un proyecto debe estar acotado en términos de principio y fin del mismo. El final de un proyecto se alcanza cuando se cumplen los objetivos prefijados, o cuando se hace evidente que dichos objetivos no pueden alcanzarse (fracaso del proyecto). Por otro lado, aunque el proyecto tenga que estar acotado en el tiempo, no sucede lo mismo con sus resultados, que pueden perdurar con carácter indefinido (por ejemplo, una catedral). Con esto, los proyectos, se caracterizan por:

- Tener objetivos específicos;

- Completarse dentro de un periodo determinado;

- Tener un inicio y un fin bien determinados;

- Completarse dentro de las restricciones de un presupuesto;

- Ser ejecutados por un equipo; y,

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