El plan estratégico de comunicacion

Universidad de las Américas

AEP

David Eduardo Yánez Arboleda

11  de Abril del 2016

El plan estratégico de comunicación

La organizaciones emplean diferentes modelos de gestión para coordinar las actividades que se realizan para dirigir y controlar a las empresas, como subproceso de la gestión existe la planificación la cual consiste en establecer los procesos necesarios para lograr los objetivos de dicha organización. El resultado de este proceso es el plan estratégico de la organización que contiene las decisiones de sus lideres tomadas  para los siguientes años el tiempo en el mundo organizacional depende del tamaño de la empresa, podemos tener planes de un mes, seis meses o de 3 a 5 años.

 A partir de este plan global se derivan diferentes planes a largo, medio y corto plazo para los diferentes escenarios en las organizaciones como planes de talento humano, producción marketing entre otros. Para elaborar del plan estratégico de la organización debemos analizar la situación interna y externa, realizar un diagnostico DAFO, la definición de los objetivos de la organización, definición de las tácticas para cumplir los objetivos, establecimiento de cronogramas, presupuestos e indicadores de control.

La comunicación organizacional es la interacción entre personas internas o externas en su gestión del día a día, existen varios ámbitos como la comunicación institucional, comunicación interna comunicación comercial. Debemos gestionar la comunicación organizacional para generar, mantener e incrementar entre los públicos de interés los niveles de conocimiento, entendimiento notoriedad e imagen. Para poder validar si un problema es o no de comunicación podemos aplicar una batería de preguntas adaptadas a cada situación para asegurarnos de que la gestión tiene opción de generar resultados en consecuencia generando aceptación por parte del cliente interno o externo de la organización. En cuanto a la notoriedad que es el grado de conocimiento que tienen los públicos acerca de las organizaciones, este grado de conocimiento se separa en dos niveles no notoriedad como su nombre lo dice la organización no es reconocida y notoriedad cuando si re la reconoce. En lo que se refiere a imagen esta se genera en la mente de los públicos, afuera de la organización, esta percepción afecta el comportamiento y las decisiones que los públicos pueden llegar a tener de la organización. Cuanto mas favorable sea la imagen en relación con la identidad realidad de organizacional mas confianza y aceptación habrá por parte de esos públicos frente a sus productos, propuestas entre otras.

Además de lograr notoriedad de las marcas, productos o servicios es necesario lograr la imagen apropiada, tiene que ser una imagen diferenciadora que permita destacarse de la competencia y ser reconocida por ser capaz de satisfacer las necesidades del cliente.

Se denomina perfil de imagen a la forma de gestionar la imagen, existen; perfil de imagen ideal a escala organizacional es el conjunto de atributos con el que una organización desea ser reconocida estos atributos van de la mano con su identidad corporativa es decir en coherencia con su historia, cultura, proyectos a la vez teniendo en cuanta al publico que lo valora por otra parte existe el perfil de imagen real este es el conjunto de atributos y la valoración de los mismos con el que una organización es reconocida, la comparación entre del perfil de imagen real  con el perfil de imagen idela identifica las brechas sobre las cuales se a de concentrar la gestión de comunicación para mejorar la imagen.

PEC o plan estratégico de comunicación es un proceso enfocado al análisis de la situación de los objetivos de comunicación a la especificación de los procesos, canales, tácticas, acciones necesarias  de los recursos relacionados para cumplir los objetivos. La comunicación organizacional es un medio para lograr la estrategia para esto debemos comprender a la organización y a su entorno. La participación de las áreas de mercadeo y ventas, RRHH, comité de dirección entre otras con las responsables por diseñar y ejecutar el plan estratégico de comunicación. La responsabilidad de coordinar y garantizar la coherencia entre si y con la estrategia de la organización de los diferentes ámbitos de la comunicación es de la Dirección de Comunicación en cuanto a la ejecución también cae la responsabilidad del DirCom sino también en manos de las personas de ventas los gerentes de marketing, los responsables de compras todo aquel que atienda un teléfono, las personas de recepción entre otros.

Cuando los PEC se plantean a largo plazo se puede ir asegurando progresivamente la apropiada creación y aplicación de herramientas y medios y la correcta emisión de mensajes clave a los públicos determinados y en los espacios apropiados esto se logra a través de la implementación de indicadores de gestión

Dependiendo del problema de la organización dentro del desarrollo metodológico como responsable de realizar el PEC se podrá identificar desde la situación o la realización del análisis. Para poder construir el plan debemos saber donde estamos parados es decir la situación actual de la organización en cuanto a lo interno y externo. Se necesita un referente para saber si debemos subir o bajar este referente lo ofrece el análisis de situación.

Podemos obtener la información de un análisis de situación mediante la consulta de documentos, información y mediciones existentes, la observación directa de visitas in situ. La aplicación de entrevistas a profundidad y de grupos focales, y la realización de encuestas, mediciones o auditorias de percepción.

Para que la información obtenida sea efectiva debemos filtrar de la siguiente manera:

-Que es lo que quiero averiguar

-Cuales son y donde están las fuentes confiables para obtener las respuestas

-Que disponibilidad y acceso existen frente a esas fuentes.

-Para que me servirá la información obtenida y como la articularé.

Esa síntesis se vacia en un DOFA para continuar con la elaboración del PEC.

Para el análisis de la situación externa de la organización debemos tener en cuenta los siguientes tipos de análisis: entorno, sector competidores, proveedores, distribución, y análisis de los mercados y de los clientes. En lo que tiene que ver con el análisis de la organización interna busca conocer las características de la organización y realizar una valoración con el fin de identificar si se han tomado y se están tomando las decisiones estratégicas correctas, todo para identificar factores de ventaja competitividad y debilidades que deben ser eliminadas.

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