ANALISIS DE FLUJO DE LOS MATERIALES DE UNA EMPRESA CONSTRUCTORA

1. Introducción

Durante los últimos años han tenido lugar cambios importantes en la economía nacional, como los apoyos y estímulos por parte del gobierno para impulsar los pequeños negocios del país; que aunado a reformas comerciales y modernización de los sistemas administrativos en las empresas, han conducido a una nueva cultura empresarial que abre el campo de acción hacia los nuevos emprendedores con ideas frescas e iniciativa para constituir micro, pequeñas y medianas empresas de variados giros.

Pesqueros, ganaderos y agricultores son los empresarios que han obtenido mayores beneficios por los estímulos fiscales y facilidades administrativas, por tanto, el crecimiento ha sido mayor en estas áreas en comparación con otras.

Uno de los giros de menor crecimiento, pero de mucha importancia son las pequeñas empresas dedicadas a la construcción, pues aunque su crecimiento no ha sido muy destacado, su importancia radica en el volumen de operaciones que en estas empresas se realizan y el capital que en ellas se maneja.

Dado el volumen de operaciones que se manejan tanto administrativas como financieras en una empresa constructora, deben realizarse cuidadosamente todas y cada una de ellas, sobre todo en las que se encuentren involucrados los fondos, o bien los activos de la empresa, se hace necesario el diseño de un buen sistema de control interno.

Es por ello que mi interés en el desarrollo de este trabajo radica en el estudio de estas empresas constructoras y específicamente en el control de los materiales que son la esencia de su giro.

La administración de los materiales cuida no solo el correcto flujo de los materiales dentro de la empresa, sino que vigila también la función de compras, desde el proceso de adquisición hasta su correcta utilización en el área de producción.

En este trabajo se hace mucho incapié en el análisis del flujo de los materiales de la empresa constructora puesto que éste permite como su nombre lo indica visualizar la trayectoria correcta o el posible desvío en el uso de los materiales.

El presente trabajo es un esfuerzo por tratar de establecer los lineamientos que deben observarse en el manejo de los materiales dentro de una empresa dedicada a la construcción.

El objetivo que se pretende es remarcar la importancia que tiene un buen sistema de administración en una empresa de este tipo; de estudiar los problemas que se tienen cuando el flujo de materiales no es eficiente, así como las ventajas y beneficios cuando es bien aplicado dicho sistema, y el modo de operación de los departamentos involucrados con la adquisición y el manejo de los materiales; además de servir de apoyo para consulta para la comunidad estudiantil sobre conocimientos acerca del tema.

A continuación realizo una breve descripción por capítulo en los que pretendo hablar del aspecto más general en el ramo de los materiales para las empresas constructoras hasta el apartado más específico objeto de mi estudio.

La función de vigilar el correcto desempeño de los departamentos involucrados en el manejo de los materiales es responsabilidad de la administración de materiales.

La administración de materiales mediante sus funciones y la supervisión de las funciones de los departamentos permite conocer la existencia en el almacén y el punto en que se debe ordenar más; los materiales que han sido ordenados y su fecha de recepción, así como el importe de los materiales y fecha de liquidación de los mismos.

En el segundo capítulo se estudian las funciones del departamento de Compras, los objetivos trazados, las responsabilidades del departamento, la elaboración de la orden de compra así como los efectos de una buena compra en la elección de los proveedores adecuados, actuando con inteligencia y con base en criterios sólidos y objetivos, de manera que permitan optimizar los recursos de la empresa.

Es este capítulo también se explica la función del departamento de Finanzas dentro de la organización, las responsabilidades y obligaciones, la coordinación que debe existir con los departamentos de Compras, Almacén y Producción.

El responsable de salvaguardar los artículos que han sido comprados y que posteriormente serán utilizados por el departamento de producción, es el Almacén, que en todo momento debe operar apegándose a los principios del departamento, con el fin de evitar extravíos, robos o deterioros de los materiales, retrasos en la producción, o rezagos de información.

Para poder realizar la función de producción -que se presenta en el capítulo tres-, es necesario el esfuerzo conjunto de todos los departamentos, utilizando los materiales que fueron comprados, siendo responsable de su correcta utilización en el proceso productivo.

El capítulo cuatro referente al análisis del flujo de los materiales es una breve reseña de la ruta a seguir para los materiales dentro de la empresa, señalando las obligaciones y responsabilidades de cada una de las fases que componen este ciclo, además de representaciones que muestran el recorrido en forma gráfica.

2. Administración de Materiales.

Conceptos.

Vivimos tiempos emocionantes para quienes tienen que ver con la administración efectiva y eficiente de las funciones de compras de materiales. Pero ¿qué es la administración de materiales? Algunos la definen como:

"El control de materiales es un sistema que permite conocer de manera exacta el lugar en donde se encuentran los materiales y la cantidad que hay en existencia, para determinar el punto en que se necesita comprar más".

Michiel Leenders y Harold E. Fearon, en su libro "Administración de compras y materiales" nos dice: "Otra forma de contemplar la administración de materiales es la indicación de sus actividades más importantes:

1. Anticipación de los requerimientos de materiales.

2. Origen y obtención de los materiales.

3. Introducción de los materiales dentro de la organización.

4. Seguimiento del estado de los materiales como un activo actual.2

Ahora bien, partiendo de estos conceptos podemos definir a la administración de materiales como la herramienta indispensable que nos permite controlar el flujo de materiales desde su recepción hasta su aplicación, con el fin principal de conocer las unidades en existencia del material y evitar malos manejos o aplicaciones indebidas.

Objetivos de la Administración de Materiales.

Los objetivos pueden enumerarse de la siguiente manera:

1. Los

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