Generar un sistema de información para una cadena de hoteles a lo largo de la costa pacifico de México.

Objetivo:

Generar un sistema de información para una cadena de hoteles a lo largo de la costa pacifico de México.

Introducción:

Un sistema debe de estar automatizado la Información de los procesos operativos de una empresa, la actividad más importante consiste en procesar, pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, y muchas otras cosas más. El desarrollo de sistemas de información apoya el proceso de toma de decisiones.

El objetivo de toda empresa es el de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.

Desarrollo de proyecto:

Eres el nuevo gerente de sistemas de la cadena Xicton de Hoteles y debes desarrollar un sistema de información que realice reservaciones en línea y en punto de venta a turistas de todo el mundo. En la actualidad la estructura de sistemas del hotel esta en cero. No hay sistemas ni páginas web que promocionen esta cadena hotelera.

• El sistema comienza en cero.
• 50 hoteles desde  Baja California hasta Chiapas.
• El promedio de las habitaciones de 120 por hotel.
• No están conectados en red.
• Existe un Presidente de grupo corporativo y un vicepresidente.
• 3 directores regionales que se dividen en 15, 15 y 10 el número de hoteles.
• Cada hotel deberá tener 10 puntos de venta y la página web deberá estar disponible el 100% del tiempo.
• Tienes el tiempo limitado ya que el sistema deberá estar listo en 18 meses incluyendo transacciones nacionales e internacionales con Tarjeta de Crédito.
•  La operación está a cargo de 2 gerentes por cada hotel y un promedio de 120 personas por hotel.

Con las condiciones anteriores:

• Utilizarás el ciclo de vida clásico de desarrollo de sistemas.
• Define tu proyecto de acuerdo a esta metodología.
• Debes generar por lo menos 3 tipos de entrevistas (una para cada tipo de nivel jerárquico) de tipo interactivo que contengan reactivos de 12 preguntas que, de aplicarse en la realidad, obtengan información verídica.
• Tu proyecto deberá documentar todos los pasos que integran este ciclo de vida.
• Debes utilizar diagramas Gantt o cronogramas para mostrar el proceso que te lleva a lo largo del proyecto.
• Debes de generar por los menos tres tipos (una para cada tipo de nivel jerárquico) de salidas y entradas (reportes y pantallas de captura) en papel que sean acordes al planteamiento del problema.
• Debes describir como aplica la segregación de funciones en este proyecto.
•  Deberás definir puntos de control a lo largo de tu desarrollo de sistemas y documentarlo.
• Deberás definir la base de datos que funcionara en tu sistema de información. (Solo una lista de datos en papel)

Desarrollo

1. Plantear el proyecto de acuerdo a la metodología a trabajar.
2. Definir alcance del proyecto.
3. Definir actividades para realizar en el proyecto.
4. Calendarizar actividades.

Resultados:

I. Para empezar hay que diseñar una página en internet que este muy completa en la cual haya información general de la empresa.

II. Tendríamos que ver si las condiciones actuales permitan el crecimiento de la empresa, económicamente hablando

III. Establecer un programa de estrategias comerciales

IV. Establecer un sistema de compras y ventas. Recopilación de información:

I. Investigar que hoteles van a ser nuestra

Eventos de grupos o reuniones: Si visita Hoteles Xicton como parte de un evento grupal o reuniones de grupos, la información recopilada para la planificación de la reunión o del evento, se podría compartir con los organizadores de esos eventos y reuniones, y si fuera conveniente, los participantes o invitados del evento o reunión.

Socios de negocios: De vez en cuando, podemos asociarnos con otras compañías para brindar promociones, productos y servicios de marcas compartidas o con patrocinios compartidos, y podemos compartir su información con nuestro copatrocinador. Por ejemplo, podemos copatrocinar algunos sorteos, designación de premios, competiciones o concursos en nuestro sitio con otras compañías o podemos proveer premios para sorteos y concursos patrocinados por otras compañías. Si participa en uno de esos sorteos o concursos, podemos compartir su información con nuestro copatrocinador o con el tercero patrocinador.

Análisis de requerimientos:
Fortalezas del hotel 
* “El personal que trabaja en el hotel Xicton”, existe trabajo en equipo todos colaboran cuando ocurre alguna dificultad.
* Muy buena actitud de parte del personal hacia el cliente.
* La Gerente General es una persona muy accesible para el personal que trabaja, no se encierra en su cargo, ayuda en lo que más puede al personal en caso de alguna dificultad. Trabaja a puertas abiertas en caso de cualquier consulta.
* Muy buena relación con sus huéspedes, ya que son personas que generalmente permanecen hasta varios meses en el hotel, lo que provoca una relación mucho más familiar con él. (Relación uno a uno)
Debilidades
* Al ser un hotel relativamente pequeño en comparación al resto, no presta mayores servicios. Su infraestructura en el caso es algo limitada. Por ejemplo no hay piscina, gimnasio, sauna, etc.
* Debería tener habitaciones exclusivamente para personas fumadoras, ya que generalmente es la mayor molestia que presentan los huéspedes.
* La mayoría del personal que trabaja en el hotel no tiene estudios hoteleros, y no maneja al 100% el tema de servicios.

Diseño del sistema:
Esta actividad consiste en preparar y limpiar completamente la habitación
para la entrada de clientes.

Objetivo: arreglar las habitaciones y dejarlas correctamente para que el
cliente las encuentre en perfecto estado.

Las tareas para realizar esta actividad son:

1. Checar habitación
2. Recoger ropa sucia y sacar basura
3. Barrer apartamento
4. Limpiar cocina (utensilios, nevera, microondas, armario)
5. Limpiar dormitorio
6. Hacer camas
7. Limpiar terraza
8. Limpiar cristales
9.Sacar polvo
10. Limpiar baño
11. Fregar suelo
12. Limpiar pasillos
13. Repartir productos limpieza preparando carros a trabajadoras
14. Clasificar partes de trabajo, organizar, controlar horas y días de fiesta
15. Seleccionar habitaciones y otras tareas
16. Dar información en recepción

Pequeño ejemplo grafico de la estructura de Hotel Xicton.

Desarrollo del sistema:
* Incrementar sus utilidades – Manejando el inventario de habitaciones de tal forma que el software vía procesos automáticos determine la mejor tarifa a vender.
* Concentrar información – Contactos, contratos, convenios, etc. son manejados desde un lugar centralizado evitando la duplicidad de información.
* Consolidar información – Es posible generar perfiles de clientes, empresas y agencias donde se estipulen preferencias, reservaciones, requisiciones específicas, etc. que redundaran en un excelente servicio. 
* Hacer repetitivo a un huésped – Mediante el acceso directo al historial de cada cliente el hotel puede identificar los huéspedes y/o empresas más productivas, enviarles comunicación escrita o electrónica para fomentar la lealtad del cliente 
En resumen: nuestro catálogo Integral de soluciones de última generación garantiza una mejor operación de su propiedad, un servicio de calidad superior y el medio eficiente para la correcta toma de decisiones en niveles directivos.

Implantación y mantenimiento:
Los principales aspectos que valoran nuestros clientes y que apoyamos con nuestro trabajo son: 

• Mejora del proceso de captación y reservas de clientes 
• Incorporación de normas de uso del establecimiento y sensibilización ambiental 
• Puesta al día del mantenimiento y seguridad de instalaciones 
• Mejora de la documentación a disposición de clientes 
• Conocimiento global de la gestión del establecimiento a través de indicadores para establecer líneas de mejora: procedencia de clientes, ocupación, valoración de las diferentes áreas del establecimiento, etc. 
Este servicio de asesoría permite mantener al día y optimizar los sistemas ya implantados para superar con éxito las auditorías de seguimiento y renovación. 

Muy útil porque aportamos un equipo de consultores siempre a su lado y la gestión a través de plataforma on-line mediante la digitalización de la documentación.

• Revisión del sistema: controlamos periódicamente el avance del sistema de gestión para mantener al día la documentación y procesos de los sistemas de calidad. 

• Optimización del sistema: los sistemas de gestión deben adaptarse a las necesidades de las empresas y no al contrario. Para avanzar en la mejora continua podemos asesorarle en: 

        • Integrar procedimientos del sistema 
        • Optimizar documentos 
        • Formación de personal 
        • Integración con otros sistemas de gestión 
        • Asesoramiento en software de gestión 

Además, si existen líneas que disponibles para asesorar a nuestros clientes en el trámite hasta la presentación del hotel y sus procesos.

La industria hotelera es una de las más apropiadas para desarrollar estrategias que permitan obtener un mejor conocimiento del cliente y aumentar su fidelidad. El sector hotelero español, que nunca se ha caracterizado por estar en la vanguardia tecnológica, debe enfrentarse al desafío de plantearse una nueva estrategia de marketing más rápida, más eficaz y menos costosa.
Encuestas:

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