Gestion Del Conocimiento

SISTEMA DE GESTIÓN DE INFORMACION Y DEL CONOCIMIENTO PARA UNA EMPRESA CONSULTORA DE INGENIERIA

Nilton Zocon Alva (Gerente de Desarrollo Organizacional) niiltonz@gmail.com

José Carlos Tenorio Favero (Administrador de Gestión del Conocimiento) jfavero@gmisa.com.pe

GMI S.A Ingenieros Consultores

RESUMEN: se describen los elementos, componentes, tecnologías y estrategias que conforman un Sistema de Gestión de información y del Conocimiento para una empresa consultora de ingeniería, así como los indicadores del uso eficiente de la información y la transferencia del conocimiento

ABSTRACT: Describes the elements, components, technologies and strategies that make up an information and knowledge management system for an engineering consultant firm, as well as the indicators related to the efficient use and transfer of knowledge.

Palabras claves: sistema de gestión del conocimiento, sistema de información, gestión de información, gestión del conocimiento, comunidades del conocimiento

INTRODUCCIÓN

En la nueva economía del conocimiento, fruto de la globalización y los adelantos en las tecnologías, garantizar el acceso y uso de la información es fundamental para asegurar el desarrollo sostenible de todas las organizaciones. Esto requiere crear los mecanismos necesarios para que la información pueda fluir por todos los niveles de una organización y que las personas la puedan aprovechar con el objetivo de maximizar la calidad y eficiencia de su trabajo.

Para una empresa manufacturera, su principal insumo es la materia primaque adquiere para convertirla en productos a través de sus maquinarias y posteriormente enviarlos a los respectivos mercados (véase figura 1).

En cambio para una empresa consultora de ingeniería, la información es la nueva materia prima. De la información depende el éxito de su trabajo, puesto que a partir de la información es que se define cómo será el proceso de la ingeniería básica, conceptual y de detalle, la gestión de compras y la gerencia de la construcción así como también, determinar las exigencias del entorno, las tendencias del mercado, las necesidades del cliente, etc. No se puede emprender ningún proceso sin antes contar con la información necesaria para poder desarrollarlo.

Esto no quiere decir que la información no sea importante en las empresas manufactureras, pero se acentúa más en empresas consultoras de ingeniería cuyo negocio es “vender conocimiento”. En estas organizaciones la información (normas, especificaciones técnicas, estándares, manuales, etc.,) es adquirida por los ingenieros y estos se apoyan en sus conocimientos para convertirla en una nueva información estructurada para ser aplicada en la realización de algún trabajo. Dicha información puede consistir en memorias de cálculo, estándares técnicos, planos, etc. (véase figura 2)

Es por ello que para maximizar su potencial y elevar la eficiencia y la calidad de sus trabajos, las empresas consultoras de ingeniería deben preguntarse como instaurar y conducir los procesos asociados a la identificación, adquisición, organización y transferencia de su información interna y externa de tal manera que se posiciona estratégicamente para explotar el poder de sus conocimientos.

Figura 1. Proceso de producción en una empresa manufacturera

Figura 2. Proceso de producción en una empresa consultora de ingeniería.

Por lo tanto, el conocimiento de las personas desplaza a los elementos físicos como las maquinarias, insumos, bienes y otros materiales para convertirse en el factor de éxito (véase figura 2). El desafío es que este conocimiento no reside en libros, manuales o en internet. Como bien señalada Drucker, el conocimiento“solo se encuentra entre dos orejas”. Todo lo que encontramos en los demás medios es información que puede estar estructurada en diferentes grados y mientras más estructurada se encuentre la información, será más sencillo poder asimilarla por las personas y convertirse dentro de ellas en conocimiento. Además, teniendo en cuenta que un proyecto de ingeniería cubre e integra diversas disciplinas, su tipología de información es extensa y diversa, considerando todas las normas, manuales, estándares que devienen de las distintas áreas como son: estructuras, civil, mecánica, eléctrica, geología, arquitectura, etc. Es por ello que se debe contar con un sistema de gestión de información que permita registrarla de una forma estandarizada y eficaz de tal manera que todos los colaboradores, independientemente de su ubicación geográfica, la puedan integrar y aplicar rápidamente en sus proyectos.

Esto es posible adoptando una estrategia de gestión de información, la cual integra un conjunto de componentes encaminados a identificar, coleccionar, procesar y transferir información. Sin embargo esto representa un primer paso, puesto que no es suficiente gestionar la información: Como se mencionó anteriormente, la generación del conocimiento es el factor clave de éxito.

Dado que el conocimiento solo reside en las personas,no puede ser gestionado: lo que gestionamos son los medios a través de los cuales se transmite este conocimiento. Por lo tanto una empresa de ingeniería no debe preocuparse únicamente por gestionar su información, si no también, debe generar y administrar espacios y elementos que garanticen la difusión, aplicación y retención de su conocimiento a través del desarrollo del talento humano y el reconocimiento de los colaboradores a partir de su participación en la creación de una cultura de innovación, trabajo en equipo y mejoramiento continuo, como base para la eficiencia y la competitividad, identificando y capturando las experiencias de los proyectos a través de lecciones aprendidas, reforzando las mejores prácticas, e instaurando entornos de aprendizaje permanentes. Todo esto, se puede lograr implementando un sistema de gestión del conocimiento.

1. GESTIÓN DE INFORMACION Y DEL CONOCIMIENTO

La gestión de información comprende el conjunto de procesos, técnicas, tecnologías y métricas encaminadas a identificar, coleccionar, organizar transferir y aplicar la información necesaria para quienes lo necesitan, del modo adecuado y en el tiempo oportuno de una manera eficiente y sencilla. (Vease figura 3)

Figura 3. Ciclo de la Gestión de Información

Identificar: consiste en la determinación de la información clave para la organización y detectar la carente. En los proyectos de ingeniería se requiere de información especializada como normas, manuales, documentos técnicos, etc. Poder identificar esta información en el momento oportuno y ponerlo a disposición de los proyectos es vital para asegurar el éxito de los esfuerzos de los ingenieros.

Adquirir: Una vez identificada la información y esta es evaluada favorablemente, se debe gestionar su adquisición para que la información pueda formar parte de las bases de datos de la organización.

Organizar: Antes de que la información pueda ser ingresada a la organización, se debe realizar un análisis de la información cuyo fin es dotarle de una descripción adecuada para facilitar su búsqueda y recuperación y a su vez, estandarizar la manera en que la información es almacenada en las bases de datos. Esto es muy similar a la labor que realizan las bibliotecas o centros de documentación, cuando catalogan e indexan la información que reciben. Esto es importante porque sin este análisis previo, es muy difícil que la información pueda ser recuperada eficazmente.

Transferir: Se proporcionan los mecanismos necesarios que habiliten a los miembros de la organización la oportunidad de acceder a la información que ha sido ingresada al sistema y permitir a su vez, que la información fluya por todos los niveles de la organización y que llegue a todos los colaboradores independientemente de su ubicación geográfica.

Aplicar:Los procesos anteriores conllevan a que la información esté lista para ser utilizada por las personas. Esta fase puede ser dividida en dos niveles: el primero corresponde a la aplicación de la información a nivel organizacional y se vincula directamente a los objetivos de un proceso o tarea específica. El segundo nivel, corresponde al nivel individual, cuando la persona adquiere la información como parte de un proceso investigativo o de análisis para incrementar su nivel de experiencia en un área determinada.

Una vez consolidados estos procesos dentro de la organización se pueda dar el siguiente paso que constituye la gestión del conocimiento. Sin embargo, es necesario recordar que para lograr un buen manejo del conocimiento debemos ser conscientes de que vivimos en un mundo globalizado, las condiciones ya no son las mismas y se requiere un cambio de actitud.

Esto cobra mayor significado si tenemos en cuenta el paradigma del conocimiento: para muchas personas, el conocimiento es lo más valioso que posee; de su conocimiento depende cuánto gana en su trabajo, su reconocimiento en la sociedad y los beneficios que puede dar a su familia. Durante mucho tiempo nos han repetido que el conocimiento es producto de nuestro esfuerzo y, en muchos casos, también de sacrificios, por eso conservamos un rechazo natural a compartirlo y perder el estatus de la diferenciación. Así mismo, hay un miedo natural de exponerse ante otros cuando no se cuenta con el conocimiento suficiente para desarrollar una labor determinada y optamos por no preguntar.

Figura 4. El paradigma del conocimiento

Para que la transferencia del conocimiento

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