HONGOS COMESTIBLES ORELLANAS SHIITAKE (TÉCNICO, SUSTRATO Y PARÁMETROS)

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                                                       INFORME N° 11-2018/AI.

                        PARA                  : Sr. Francisco Galindo Rojas

                                                      Director de Auditoría Interna.

                        DE                       : Sr. Mario Tapia Bringas

                                                      Auditor.

                        ASUNTO             : Auditoría de Logística 2018-SCL

                        FECHA                 : 27 de marzo del 2018.

En cumplimiento del Plan Anual de Trabajo del presente año, se auditarón  las áreas de Logística y Almacén de SCL.

El informe de dicho trabajo está compuesto en las siguientes partes:

I.-Antecedentes

II.-Labor Realizada

III.-Observaciones y Recomendaciones Operativas.

I.-ANTECEDENTES

• Se encuentra en vigencia los siguientes manuales:

-Manual de procedimiento de compras, vigente desde el año 2017, el cual se encuentra publicado en el Portal Corporativo.

-Manual de procedimiento de gestión de pago a proveedores, vigente desde el año 2017, el cual se encuentra publicado en el Portal Corporativo.

-Manual de procedimiento de gestión de almacenes, vigente desde el año 2017, el cual se encuentra publicado en el Portal Corporativo.

-Manual de procedimiento de gestión de servicios generales, vigente desde el año 2017, el cual se encuentra publicado en el Portal Corporativo.

-Manual de procedimiento de mantenimiento del maestro de proveedores, vigente desde el año 2017, el cual se encuentra publicado en el Portal Corporativo.

-Manual de delegaciones institucionales y funciones propias del cargo, vigente desde el año 2017 el cual se encuentra publicado en el Portal Corporativo.

-Manual de organización y funciones del personal del área Logística, vigente desde el año 2005, el cual se encuentra desactualizado y no se encuentra publicado.

• El siguiente personal es el responsable de la gestión del área de Logística:

Jefe de Logística                                    : Vacante.

Asistente de compras                          : Sr. Ricardo Daniel de la Torre Ugarte Velasco.

Asistente de compras                          : Sr. Edwin Noriega Palomo.

Asistente de compras                         : Sr. Wilmer Leonel Villalobos Malasquez.

• El siguiente personal es el responsable de la gestión del área de Servicios Generales:

Jefe de Servicios Generales                 : Sra. Blanca Silva Vásquez.

Asistente de Servicios Generales       : Srta. Diana Gutiérrez Rondón.

Asistente de Servicios Generales       : Srta. Jackeline Benites Ramos.

• El siguiente personal es el responsable de la gestión del área de Almacén:

Jefe de Almacén                                  : Sr. Denys Huerta Peralta.

Asistente de Almacén                        : Sr. Julio Clavijo Mamani.

• El Área de Almacén cuenta con un ambiente físico para la custodia de las existencias ubicado en la Sede de Santa Beatriz.

• Existen almacenes comerciales en todas las sedes de la organización y almacenes de Gastronomía en las sedes de Lima y Larco.
• Las áreas de Logística (Compras) y Almacén cuentan con módulos de Almacenes del Sistema PeopleSoft, en el que se registran y controlan las compras de bienes, servicios y los movimientos físicos de merchandising, suministros de educación, entre otros.

II.-LABOR REALIZADA

ÁREA DE LOGÍSTICA Y SERVICIOS GENERALES

1. Levantamiento de la documentación sustentatoria de las compras de bienes y servicios.
2. Revisión de las solicitudes y órdenes de compra.
3. Revisión de las cotizaciones y cuadro comparativo.
4. Confirmación aleatoria de precios brindados por los proveedores y comparación con la competencia del mercado.
5. Verificación de los niveles de autorización para las solicitudes de compra de bienes y servicios.
6. Verificación del cumplimiento del pago a los proveedores de acuerdo a lo pactado en las ordenes de compras.
7. Confirmación de precios brindados por los proveedores y comparación con la competencia del mercado.

ÁREA DE ALMACÉN

1. Levantamiento de información de movimientos y saldos contables conciliándolos con los saldos de almacén del Sistema PeopleSoft.
2. Inventario físico en el almacén general de SCL, de una muestra del 20% total de ítems del grupo de artículos con mayor rotación (realizado el 24/11/2017).
3. Cruce del inventario realizado con el reporte de saldos emitido del módulo de almacén del sistema PeopleSoft.
4. Verificación del control de almacenes comerciales de las sedes y almacenes de Gastronomía (Sede Lima y Larco).
5. Revisión detallada del kardex valorizado y del método de costeo promedio.

ÁREA DE CONTABILIDAD

1. Levantamiento de la información contable del libro mayor del periodo 2017, correspondiente a las cuentas de almacén que se manejan en la organización (Cuenta 25). 
2. Cruce de saldos contables de las cuentas de almacén con los saldos del kardex valorizado por grupo al 31/12/2017.

III.-OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES OPERATIVAS.

ÁREA DE LOGÍSTICA:

1. NO SE APRUEBA EL PROYECTO DE INVERSIONES DE COMPRAS DE LAS SEDES Y NO SE REALIZA UN CONTROL DE EJECUCIÓN DEL MISMO.

La planificación de las compras es una herramienta de la organización que permitirá presupuestar en términos monetarios la inversión que se va a requerir en las sedes en un determinado ejercicio.

Si bien es cierto, este presupuesto de inversiones por sede se sigue elaborando, se ha observado desde el año pasado que no se realiza la aprobación, por otro lado, tampoco se cumple con llevar un control de la ejecución de las compras, es decir, no se realiza un seguimiento ni control.

Descargo del área de Logística:

El asistente de compras, Sr. Ricardo de la Torre Ugarte, manifiesta que debido a que el presupuesto anual de inversiones no cuenta con aprobación, ya no realiza el control de la ejecución del cumplimiento.

Recomendación:

Al área de Logística, gestionar la aprobación del Presupuesto Anual de Inversiones y a la vez, realizar un control de la ejecución de acuerdo a las compras.

1. NO SE REALIZA UNA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES PERIODICA DE ACUERDO A LOS PROCEDIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN.

De acuerdo al Manual de procedimiento de mantenimiento del maestro de proveedores vigente, en el capítulo 7, referente al procedimiento de evaluación de proveedores, se establecen criterios para calificación en base a aspectos cuantitativos (cumplimiento de tiempos de entrega acordados) y cualitativos (percepción general). De acuerdo al promedio obtenido al promedio obtenido se realizará la clasificación de los proveedores con lo cual serán declarados aptos o no aptos. Esta evaluación deberá ser semestral a fin de tomar acciones por alguna desviación.

Esta norma también sería de aplicación para la designación de los proveedores únicos (fijos).

De acuerdo a lo conversado con el área de Logística se ha observado que este procedimiento en la actualidad no se viene cumpliendo, lo cual afecta directamente en la elección de los proveedores con los que se viene trabajando.

Descargo del área de Logística:

El asistente de compras, Sr. Ricardo de la Torre Ugarte, manifiesta que esta función le corresponde al Coordinador de Logística, puesto que en la actualidad se encuentra vacante.

Recomendación:

Al área de Operaciones, gestionar la incorporación de un Coordinador de Logística para que realice esta actividad, entre otras propias del puesto.

1. EXISTEN COMPRAS QUE NO SON GESTIONADAS POR EL ÁREA DE LOGÍSTICA Y NO TIENEN DOCUMENTACIÓN SUSTENTATORÍA.

Dentro de la revisión de los legajos de las adquisiciones de bienes y servicios se han observado operaciones que no han sido realizadas por el área de Logística, esto trasgrede el Manual de procedimiento de compras vigente, el cual establece en su objetivo que estas operaciones deben pasar por solicitud, evaluación y selección de proveedor hasta la generación de la orden de compra o servicio.

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