PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE LA RELACIÓN CON PROVEEDORES

UNIDAD 3: PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE LA RELACIÓN CON PROVEEDORES

1. LAS RELACIONES CON PROEEDORES

• Nuestros proveedores son un elemento esencial en nuestra actividad. Relación correcta, cumplir compromisos y exigirles en reciprocidad su implicación en nuestros objetivos.
• Suelen tratas a sus proveedores como competidores, presionar para que disminuyan sus precios y acepten odas sus demandas. Al reducir sus precios o aceptar las demandas reducen sus márgenes de ganancias. En su afán de reducir costos, pueden disminuir la calidad.
• Si tratamos como aliados, y los apoyamos, podrán ser más competitivos, más eficientes en sus entregas, productos de mejor calidad, más solventes financieramente y mayores facilidades pago, flexibles y atender mejor nuestras necesidades.
• Buscar establecer una relación de mutuo beneficio, relaciones basadas en el respeto mutuo, confianza, respeto al medio ambiente, solidaridad y calidad.
• Nuestra empresa y nuestros proveedores dependemos el uno del otro. Aumentar la capacidad de ambos para crear valor, si ambos crecemos, podremos competir en este mercado globalizado y orientado a reducir los proteccionismos

MOTIVOS DE SATISFACCIÓN

• Nuestro proveedor, es también empresario. Una buena relación obtiene:

• Incremento de la capacidad para crear riqueza.
• Flexibilidad y velocidad para sumarse a las respuestas de un mercado cambiante o a las necesidades y expectativas de los consumidores.
• Optimización de costes y recursos

MOTIVOS DE DISCREPANCIAS

• PRECIO: Nuestra empresa busca un precio orientado a la baja, pueden ser:

• El mercado nos obliga a bajar nuestros precios
• Se han producido recortes en nuestro presupuesto, o hemos realizado una inversión
• Proceso de reducción de costes como reorganización interna.

• PROBLEMAS: Problemas en algún dpto. pueden ser deficiencia en los productos o servicios, incumplimiento del plazo de entrega o especificaciones técnicas de los productos.
• CAMBIOS: Producidos tanto en nuestra empresa como en nuestro proveedor, nuevas circunstancias, como proveedor cambia el interlocutor habitual.

1. DOCUMENTOS UTILIZADOS PARA EL INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN CON PROVEEDORES

• Intercambio de información es continuo. Si desea adquirir un producto enviar una petición de ofertas.
• Los datos que se aportan suelen ser empresas implicadas, producto solicitado, cantidad, fechas, condiciones y lugares. Los proveedores nos envía sus ofertas, confirman cantidades, fechas o posibles alternativas.
• Se produce un flujo de información en ambos sentidos, dese que le pedios información sobre los productos que estamos interesados hasta que se realiza el pago de la compra.
• Empresas transportistas que sin ser parte del acuerdo intervienen en su ejecución trasladando físicamente el género.
• Exigir a dichos transportistas que la acreditación de entregas se realice mediante albaranes.
• Otra medida es que el  transportista firme un albarán de entrega en el momento de recibir las mercancías a transportar.

ÓRDENES DE COMPRA, AVISOS DE ENVÍO/RECEPCIÓN Y ALBARANES DE ENTREGA

• Probar que hemos recibido los productos y que han llegado en perfecto estado.
• ÓRDENES DE COMPRA: Si llegamos a un acuerdo se plasma en una orden de compra. El proveedor responde confirmando el pedido o realizando alguna modificación al mismo. También nosotros podemos volver a rectificar el pedido. En ocasiones más que de un pedido se habla de instrucciones de suministro.
• AVISO DE ENVÍO/RECEPCION Y ALBARANES DE ENTREGA: Mercancías están listas, proveedor nos envía un mensaje de aviso de envío del que el pedido está en camino o de que podemos ir a recogerlo. En este figuran todos los datos referentes a productos, cantidades, embalajes y transporte para facilitarnos la aceleración de los trámites.
• Recibida la mercancía, podemos comunicarlo al proveedor devolviendo firmado el albarán.
• Cuando firmamos albarán que acompaña a los productos significa que estamos de acuerdo con la mercancía recibida.

ALBARÁN

• Documento que acompaña a los productos en el momento de su entrega al comprador, también puede consistir en aquel documento que refleja y acredita la prestación de un servicio.
• Prueba esencial que acredita entrega o puesta en disposición del material vendido o del servicio prestado, evitando futuros problemas para posteriormente cobrar la factura. La ausencia de este firmado y/o sellado por el cliente, implica reclamación judicial posterior nula.
• A lo largo de un mes varios envíos, más seguro enviar un albarán en cada expedición y finalmente una factura que recoge la valoración de todos los albaranes.
• Requisitos:

• Numeración, código único para cada albarán emitido, una serie, agrupaciones de albaranes de la misma naturaleza.
• Fecha del albarán, fecha que ha sido emitido, podemos indicar fecha valor, fecha que se tomará en cuenta a efectos de facturación, puede tener fecha valor distinta a la fecha de cobro. La fecha valor nace en el albarán.
• Los datos del cliente a los que corresponde el albarán, nombre, dirección, teléfono, CIF/NIF, localidad etc.
• Bultos que se corresponde con el albarán, podemos indicar incluso los kilos
• Cuerpo del albarán artículos que se envían, las cantidades y referencias, pueden estar valorados o no. Valoración económica no tiene importancia, mero documento de envío de mercancía.

PROGRAMAS DE ENTREGA EN FIRME Y PLANIFICADAS, FACURAS

• Albarán sirve de base para la elaboración de la factura.
• PROGRAMAS DE ENTREGA EN FIRME Y PROGRAMADAS: 

• En firme comprador conoce las condiciones y las acepta sin ningún tipo de reserva.
• Las programadas solicitan uno o varios productos, sobre los que se ha realizado un estudio previo de necesidades. Estudio que consiste en analizar los consumos históricos y los previstos, se tiene en cuenta el stock mínimo, las existencias y las cantidades pendientes de suministro. Solicita una cantidad anual cuya entrega se puede fraccionar en uno o vario envíos con previo aviso de la cantidad y fecha. La ventaja reducen precios y los inconvenientes la cantidad solicitada suele ser inferior al consumo previsto e incumplimiento de las fechas de entrega puede producir rotura de stock.

• FACTURAS:
• Proveedor envía al cliente una factura que figura datos del cliente y proveedor, cantidades, precios, condiciones… de las mercancías suministradas y de los servicios prestados.
• Puede enviar un estado de cuenta periódico en el que figuren los pagos pendientes, y pueden enviarse recíprocamente mensajes de nota de abono y nota de cargo para corregir las facturas por causa de error
• Prueba de que se adquiere un bien o servicio a un precio dado y representa un derecho de cobro a favor del vendedor.
• Requisitos:

• Número de la factura, debiendo ser correlativa, pudiendo establecerse series diferentes.
• Datos del proveedor
• Datos del cliente
• Descripción de la operación y su contraprestación total. Expresadas en la misma unidad monetaria en la que se indica el total.
• Base imponible, tipo impositivo y cuota. IVA se indicará si está autorizado “IVA incluido” y si la factura comprende tipos impositivos diferentes en este impuesto, deberá diferenciarse base imponible y la cuota impositiva resultante.
• Importe líquido de la factura o importe a pagar
• Lugar y feha de emisión
• Diferentes modelos de factura, el que mejor se adapta a sus necesidades.

ESPECIFICACIONES DEL PRODUCTO Y OFERTAS

• Conocer de  un producto u oferta antes de adquirirlo, debeos conocerlo en toda su dimensión: cuando, como y porque se fabrica, materiales, beneficios, colores, aromas, ventajas o desventajas sobre la competencia si la hay, aunque esta lista variará según el producto.
• Las especificaciones de productos son una descripción general tanto de los productos/servicios como de las necesidades a las que ofrecen cobertura, puede contener las características funcionales, aquellas que guardan relación con el uso que los clientes van a hacer de la oferta, también es aconsejable detallar las especificaciones técnicas, serán mucho más concisas si se trata de un producto tangible que si se tratara de servicios, una breve descripción de los procesos operativos.
• Se debería indicar, si procede la presentación externa.
• Sobre las que se debe hacer más hincapié son aquellas que llevan asociadas un beneficio significativo y deferencial frente a la competencia.
• La importancia de la calidad de una oferta, es decisiva a la hora de una buena negociación.
• Garantizar la calidad de la oferta es nuestro compromiso.  Destacar las ventajas de nuestra propuesta y los aspectos positivos, aportar todos los elementos que puedan enriquecer la oferta y darle la confianza a través de esquemas, referencias, ejemplos o muestras.

1. SISTEMAS DE COMUNICACIONES E INFORMACIONES CON PROVEEDORES

• La forma más común de comunicarnos es mediante e-mail.
• CORREO ELECTRÓNICO (E-MAIL): Más utilizadas en Internet, en algunos casos, comunicación telemática se reduce al envío y recepción de correos, permite enviar y recibir mensajes a través de las redes informáticas. Su ventaja es la rapidez sin importar en qué lugar se encuentre.

• COMUNICACIÓN MEDIANTE SMS: Teléfonos móviles mediante el envío de SMS

• EL FAX: Tradicional: Utiliza las redes telefónicas básias, es necesario disponer de un aparato de telefax.

Digital: Desde una aplicación informática sin necesidad de disponer de un terminal de telefax.

• Internet junto extranet (nivel externo cliente y proveedor) e intranet (nivel interno trabajadores y empresa) son vías de comunicación muy importantes, interconexión de varios ordenadores y periféricos.
• Extranet es una intranet que se pone a disposición de los colaboradores de la empresa.

1. ETAPAS DEL PROCESO DE NEGOCIACIÓN CON PROVEEDORES

• Este proceso se establece también con proveedores que no hemos seleccionado pero que presentan oferta interesante.
• La negociación comercial es un proceso de interacción social mediante el cual dos personas con diferentes intereses comerciales, y sobre los mismos objetivos, tratan de llegar a un acuerdo que satisfaga a las dos partes.
• Etapas:

• Preparación, - Comienzo, - Desarrollo, - Finalización.

PREPARACIÓN Y COMIENZO DE LA NEGOCIACIÓN

• Establecimiento de objetivos: Lo que se quiere conseguir y qué se está dispuesto a pagar para lograrlo, conseguir una relación estable y fructífera, sería muy pobre una operación puntual.
• Definición de la estrategia o estilo negociador: Buscar el acuerdo y no la victoria, bueno para los dos.
• Definidos los objetivos y la estrategia, es el momento de ponerse en contacto para iniciar la negociación vía telefónica, carta comercial o personalmente.
• Comienzo de la negociación: Cada parte tiene claros sus objetivos y sigue una estrategia determinada, fijar claramente las posiciones de partida. La oferta recibida debe verificarse con las aclaraciones pertinentes, pues contiene las condiciones sobre las que se negocia, conviene que nos realicen demostraciones.
• La presión es una buena herramienta si la aplicamos en su justa medida y tener cuidado en no ser nosotros los presionados.

DESARROLLO Y FINALIZACIÓN DE LA NEGOCIACIÓN

• Desarrollo de la negociación: Exponer sus ideas con argumentos coherentes para hacer objeciones precisas.
• Durante esta fase hay que aplicar con cuidado las técnicas de negociación adecuadas a cada situación.
• El final del proceso de negociación ambas partes llegamos a un acuerdo en cuanto solucionar los problemas si los hay. Realizamos resumen verbal y lo anotaremos, leeremos en voz alta para asegurarnos de que las dos partes hemos comprendido lo mismo.

• Evaluar el acuerdo, si satisface a las dos partes y si los costes  y ganancias están equilibrados.
• Comprobar que esté claramente definido, cuando, donde, como y quien llevará a cabo cada una de las tareas acordadas.
• Concretar el acuerdo, negociación informal, resume las decisiones tomadas para que la otra parte confirme.

• Plasmar por escrito, el cuerdo, las tareas que ha de llevar a cabo cada uno, y entregar una copia a cada parte, sirve para comprobar más adelante que se está llevando a cabo y para futuras negociaciones.

ESTRATEGIAS Y ACTITUDES

• Los proveedores, algunos son esenciales y otros no, dependiendo del proveedor hay que definir una estrategia y actitud ante la negociación.
• Estrategia: Conjunto de normas, disposiciones y/o condiciones que permiten tomar decisiones óptimas en cada momento. Serie de condiciones, preparativos y requerimientos indispensable para situarse ante un proveedor conocido o un proveedor potencial.
• Actitud para negociar: Forma de actuar, el comportamiento que empleamos para hacer las cosas.
• Conductas:

• Escuchar más y hablar menos
• Realizar preguntas positivas
• Resumir neutralmente los temas tratados
• No comprometernos con sus posiciones y explicaciones.
• Contrastar la firmeza de sus posiciones, averiguar sus prioridades
• Obtener y dar información

1. CUALIDADES DEL NEGOCIADOR: COMUNICACIÓN, PERSUASIÓN Y HABILIDADES

• El éxito de una negociación depende en gran medida de conseguir una buena comunicación entre las partes, capaz de comunicar de forma clara cuáles son sus planteamientos y cuáles son sus objetivos, y cerciorarse de que la otra parte ha captado con exactitud el mensaje.
• La causa principal de los fallos de comunicación generalmente no sabemos escuchar.
• La persuasión consiste en la utilización deliberada de la comunicación para cambiar, formar o reforzar las actitudes de las personas.
• La presión.
• Las habilidades del buen negociador son: Conocer virtudes y defectos, Poner barreras a debilidades y generar comportamientos positivos, Capacidad de motivación, Empatizar y Asertividad.

1. PREPARACIÓN DE LA NEGOCIACIÓN

• Necesario tener la información necesaria para cada reunión, recopilarla y organizarla según objetivo y meta con anterioridad.
• La información tiene que ser clara, que minimice las dudas respecto nuestras necesidades.
• Definir las responsabilidades de cada quien y tener presente requerimientos, debemos tener cuidado, no sea que nos estén pasando responsabilidades que no nos corresponden.
• Negociaciones no terminan cuando las reuniones lo hacen, continúan por medio de e-mail, teléfono o alguna otra forma, así continuamos con el control y sobre todo con la retroalimentación.
• La preparación de la negociación es el periodo previo a la negociación, un tiempo que hay que emplear en buscar información y en definir nuestra posición.
• Preparación de la negociación:

• Recopilar la información pertinente.
• Clarificar nuestra oferta
• Conocer a nuestros proveedores
• Definir con precisión nuestros objetivos
• Definir la estrategia y tácticas a emplear
• Contactar con otros dpts. Y unificar criterios
• Determinar nuestro margen de maniobra: Hasta dónde ceder, qué tipo de acuerdos firmar, qué otros requerirán autorización de los órganos superiores.

ANÁLISIS DE LAS SITUACIONES DE PARTIDA: FORTALEZAS PROPIAS DE LA OTRA PARTE

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