Una Planificación de la gestión de la relación con proveedores

INFORME DE NEGOCIACIÓN

Nuestra empresa Exportadora Andaluza de Aceites S.L. está interesada en la compra de 1500 litros de aceite de oliva virgen extra, por ello en primer lugar, se procede a la búsqueda de los mejores proveedores. Para ello emitimos petición de oferta a los tres proveedores preseleccionados.

Una vez recibida las condiciones de compra por parte de los proveedores preselecciones, realizamos análisis y valoración de cada una de las ofertas para decidir cuál es la que mejor se adapta a las condiciones acordadas por nuestro departamento financiero, departamento de compras y necesidades de la empresa.

En base a esa evaluación y a los resultados obtenidos, decidimos que el proveedor que mejor se adapta a las condiciones exigidas por nuestra empresa es S.C.A. La Aceitunera que aunque presenta el inconveniente del pago, que debe ser antes de lo acordado en nuestras consideraciones, y el precio es algo más elevado, el resto de condiciones ofrecidas son mejores que la de los otros proveedores, ya que, ofrece mucho stock con entrega puntual y otro aspecto importante como la calidad, nos ofrecen la más alta y eso solo puede dar como resultado beneficios.

El siguiente paso, es comunicarle al proveedor que ha sido seleccionado, en este caso, le enviamos email y en el mismo le citamos para tener reunión y poder negociar cara a cara algunos aspectos que podría mejorar con respecto a las condiciones de compra ofrecidas e intentar llegar a un acuerdo en el que ambas partes salgamos beneficiadas.

Como la negociación está prevista para el próximo día 4 de febrero de 2015, lo primero es prepararnos bien los pasos a seguir en la negociación, emplear un tiempo en buscar información y en definir nuestra posición así como la documentación necesaria.

El proceso de preparación comienza con una serie de tareas previas como:

1. Recopilar la información pertinente; los tipos de productos que ofertan, precios, servicios que facilitan a los clientes, etc.

2. Clarificar nuestra oferta.

3. Conocer a nuestro proveedor

4. Establecer objetivos, definiendo que es lo que queremos conseguir y que estamos dispuestos a pagar para conseguirlo. Entre ellos, se encuentra:

 Disminuir el precio en un 5%

 Subir el descuento comercial al 2%.

 Mejorar plazo de pago.

 Mejorar las demás condiciones de la oferta.

5. Definir la estrategia que vamos a seguir ya que, aunque podemos buscar un aceite que sustituya al que él nos puede ofrecer, tenemos mucho interés en conseguir que sea nuestro proveedor, por la calidad del aceite y porque es un proveedor con mucho prestigio en el sector, llegando a un acuerdo en el que ambos salgamos satisfechos.

6. Contactar con otros departamentos y unificar criterios.

7. Determinar nuestro margen de maniobra.

Comienzo de la negociación

El día señalado para llevar a cabo la negociación ya ha llegado y, en este caso, cada una de las partes debe tener claros sus objetivos y seguir la estrategia determinada, ya que es necesario fijar claramente las posiciones de partida. La oferta recibida por el proveedor debe verificarse en todos sus puntos, pues contiene las condiciones sobre las que se negocia.

Tenemos que tener en cuenta que negociar con proveedores, es cosa de:

• Tener claridad en nuestras necesidades.

• Saber guiar al proveedor hacia donde nosotros queremos que vaya.

• Entender y hacérselo saber, que él trabaja con nosotros y no para nosotros, y que si nosotros perdemos el también pierde.

• No tener un solo proveedor, ni un solo mayorista y saber cuando contactarse con cual.

• Tabular todos los datos, para así tomar una buena decisión.

• Tener reunión con los proveedores, para acercarlos a nuestra empresa y conozcan el área de trabajo, y así nosotros conocer su forma de trabajo y a su empresa.

• Mantenerlos en la incertidumbre, para obtener más y respetar a los otros proveedores.

• Solicitarles que nos mantengan al día de precios ofertas y novedades, de esta forma, él se puede adelantar a nuestras necesidades y nosotros sabremos que está interesado en negociar.

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