PROGRAMA DE ESPECIALIZACIÓN EN SUPPLY CHAIN MANAGEMENT

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERÍA

Facultad de Ingeniería Industrial y de Sistemas

Oficina de Proyección Social y Extensión Cultural

PROGRAMA DE ESPECIALIZACIÓN EN SUPPLY CHAIN MANAGEMENT

Nombre del Profesor:  

José Rosales Alburqueque

Nombre de los Miembros:

• Lorena Loayza
• Oscar Quispe
• Renzo Landa

Tema del trabajo:  

CLINICA “SANOS”

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 PROGRAMA DE ESPECIALIZACIÓN EN SUPPLY CHAIN MANAGEMENT

TRABAJO FINAL        : CLINICA “SANOS”

1. Problemática(s) encontrada en la clínica

La empresa “Santos” es una clínica que a pesar de tener un buen personal Médico está teniendo una mala gestión el área Logística, abarcando las áreas de Planeamiento, Inventario y Compras, ya que estas no tienen su rol de funciones bien establecidas o no han sido capacitados correctamente, dado esta problemática se está teniendo una mala comunicación y coordinación entre ellos ocasionado problemas, uno de los principales es que los productos no lleguen a tiempo o no sean coordinados por el encargado.

Debido a lo mencionado anteriormente se tuvo un lamentable incidente, el cual fue el fallecimiento del paciente Juan por una gestión negligente del área, los encargados de esta operación saben que esto pudo ser evitado si los medicamentos hubieran sido solicitados oportunamente.

El caso de la muerte de Juan, es un tema que como empresa los ha movido y ha planteado las operaciones y gestiones que se realizaban, ya que los implicados saben que su fallecimiento ha sido culpa de la empresa por no tener los medicamentos a tiempo y no lo planificaron cuando ellos estuvieron informados que serían utilizados después de la operación tan delicada que iban a realizar, esto debió haber sido avisado por el medico al área de Suministro y los últimos a su vez debieron verificar el stock con el contaban para verificar si era factible realizarla o se podría tener posibles riesgos para que en todo caso sea reprogramado.

Uno de los errores que más atenta contra la estabilidad logística de la empresa es la falta de Planificación, por lo cual se debe tener en cuenta e informar entre el equipo que no existe razón por la que las acciones de logística no se deban apoyar en un plan, en la toma de decisiones conscientes y/o en acciones establecidas para actuar adecuadamente. Más bien teniendo todo planeado y anticipado se podría disminuir los riesgos. La empresa al contar con solo una plan de acción no sabe cómo reaccionar cuando aparecen problemas de este tipo, es por eso que una de las acciones más recurrentes y efectivas para solucionar un problema es tener un plan B, ya que es algo que nunca falla y también tener en cuenta que respaldarse incluso en un plan C garantiza efectividad y un servicio de calidad al cliente. Por ejemplo en el caso de los proveedores, se puede contar con algunos locales como opción prioritaria y si contamos con más tiempo podemos analizar proveedores internacionales, debemos calcular los costos de importación y transporte para verificar si resulta factible.

Al no tener un control continuo en el almacén por parte del área no se sabe cuál es su stock real y muchas veces hace que se duplique medicamentos que no tienen un rotación constante o material que ya no se va usar, afectando la fluidez de los más recurrentes o los que se necesitan para cirugías programadas como el caso del Sr. Juan. La empresa debe incluir y especializar nuevos modelos de gestión que puedan ser incluidos en cualquier parte de la cadena de Suministro para eso falta que los empleados tengan una capacitación óptima.

La carencia de una visión global de los procesos logísticos por parte de la empresa estaba generando ineficiencias en todo el proceso y en el equipo, ya que tanto la información, comunicación como los materiales no fluían correctamente. El sistema de Logística comprende las siguientes funciones:

1. Gestión de compras
2. Recepción
3. Almacenaje – Administración de stocks

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El problema del abastecimiento puede influir en distintas áreas y eso se ha visto reflejado tras la muerte del paciente Juan, es por eso que el objetivo general de abastecimiento debe ser proveer los materiales y recursos necesarios, en tiempo y forma adecuada para así prevenir los riesgos.

Entre los principales problemas de esta área podemos encontrar:

1. Falta de indicadores de Gestión, no se puede medir su productividad, por ejemplo no realizan KPI’s e implementado está técnica ellos podrán saber cuál es su real productividad, medir el tiempo que el requerimiento de orden se demora en cada sub área y en las cuales se puede mejor, conocer el coste de sus procesos y/o transporte. Pero uno de los puntos más importantes a resaltar es que se puede saber la rentabilidad de una operación desde el punto de vista logístico, ya que se puede fortalecer los puntos fuertes y hasta implementarlo en otros departamentos, mejorar y encontrar una solución a los fallos que no se tienen identificados.

1. Disponibilidad y fiabilidad de la información del inventario, debido a que no se tiene una información actualizada y confiable de lo que fue enviado por el área de compras el encargado del inventario no tiene la información correcta, por ejemplo hay casos donde el Planeador fue informado por el jefe Inventarios que falta “X” medicina, entonces el encargado remite la información al área de Compras la cual fue recepcionada pero en muchos casos no se pone en acción dando como consecuencia que los demás del área suponen que el comprador ya lo está solicitando/negociando pero en realidad no se está trabajando en ellos.

1. Problemas en la gestión de aprovisionamientos, debido a que no se tiene una correcta capacitación del área de Compras, el encargado no paso el proceso de selección normal ya que fue recomendado por el gerente de Suministros, no conoce sus funciones y responsabilidades que debe cumplir a la vez tampoco fui informado de cómo afecta su proceso a las demás áreas.

1. Falta de comunicación entre los departamentos asignados, al haber una mala gestión de la comunicación interna puede causar problemas dentro de la empresa. Y si estos no se resuelven se podría crear sentimientos negativos entre compañeros, relaciones débiles entre los líderes y el resto de los empleados, un mal clima laboral y una disminución de la productividad, afectando la continuidad de cada proceso que desarrolla la empresa. En este caso se podría reflejar en el poco interés del comprado hacía su trabajo ya que no está leyendo, escribiendo o contestando sus correos a tiempo perjudicando al flujo normal de trabajo, también se puede observar que al ver una malestar adentro de área este no es advertido por sus compañeros lo que está sucediendo.

1. Uso de herramientas y sistemas tecnológicos, se debe tener en cuenta que muchas veces trabajar bajo acciones manuales nos quita productividad. El sistema que se deberá contratar debe mejorar la base de datos, tiempo, costos y operaciones y ayudándonos a prevenir riesgos

B) Alternativa de solución: Implementación de un proceso de compra.

La implementación de un programa detallado de compra ayudará a la empresa a ordenar sus procesos y tener un control adecuado en las compras que realiza, además de tener una trazabilidad optima de todos sus productos.

El proceso habitual de compra se inicia con la identificación de la necesidad de abastecimiento y finaliza con el registro de los bienes y/o servicios recibidos y adquiridos.

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