Planificacion y control de compras en la Empresa Droguería Patagonia, C. A

INTRODUCCIÓN

Uno de las áreas más importantes de las organizaciones modernas es el departamento de compras y la tecnología que alrededor de este departamento se pueda implementar. En el presente estudio se tratan ampliamente todos los temas relacionados con el control interno que el departamento de compras debe implementar para una eficiente seguridad en los procesos que este realiza. Estos controles están dados en cada una de las posibles deficiencias que se puedan presentar en el transcurso de la gestión y adquisición de las compras, así mismo, se explica detalladamente cada uno de los controles recomendados y por qué se deben aplicar con el mayor énfasis para un efectivo cubrimiento en las distintas áreas con las cuales se relaciona. Para una mejor comprensión se incluyeron el perfil y las responsabilidades por competencias de la dirección del departamento de compras para que dicha gestión se pueda desarrollar en forma efectiva.

Por lo tanto, una óptima gestión del departamento de compras y su relación con los proveedores, pasa por conocer la logística inversa, que se encarga de gestionar el retorno de las mercancías en la cadena de suministro de la forma más efectiva y económica posible, y sin dejar de lado la aplicación de los nuevos sistemas de gestión empresarial. Es por ello que el objetivo principal será el de establecer un sistema administrativo para la planificación y el control interno en la Gestión de Compras  en la Empresa Droguería Patagonia, C. A. De esta manera, se despliegan los siguientes capítulos que componen esta investigación.

En el capítulo I: se presenta la caracterización de la organización, nombre, descripción de la actividad que realiza, localización geográfica, reseña histórica, estructura organizativa. Asimismo se planteó la metodología de investigación y la problematización.

En el capítulo II: Se plantea la planificación de la investigación, con la descripción de la propuesta, los objetivos generales y específicos, fundamentos, la estructura de la propuesta, junto a la matriz de planificación y cronograma de actividades.

En el capítulo III: consiste en la sistematización de la investigación, ejecución y evaluación de resultados, posteriormente se plantean las Conclusiones y las Recomendaciones a las que se llegó con la investigación y finalmente, las Referencias y los Anexos.

CAPÍTULO I

EL DIAGNÓSTICO

1. Caracterización de la Organización

Desde una perspectiva investigativa la caracterización es una fase descriptiva con fines de identificación de los acontecimientos, elementos y aspectos diversos que reflejan las cualidades y hechos que describen situaciones, procesos, organizaciones y entes diversos, que en este caso particular se realizan sobre una organización con el propósito de develar los elementos esenciales que permitan la identificación propia de la organización que se estudia en esta investigación.

En este sentido, Sánchez, (2010), asegura: “la caracterización es una descripción u ordenamiento conceptual que se hace desde la perspectiva de la persona que la realiza”. (p.1). Esta actividad de caracterizar (que puede ser una primera fase en la sistematización de experiencias) parte de un trabajo de indagación documental del pasado y del presente de un fenómeno, y en lo posible está exenta de interpretación, pues su fin es esencialmente descriptivo.

Nombre de la organización 

La organización donde se desarrolla el Proyecto Sociointegrador se denomina Droguería Patagonia, C.A.

Descripción de la actividad que realiza

Droguería Patagonia C.A., es una empresa que se dedica a realizar la actividad comercial de venta y distribución de productos y medicamentos natural es a nivel nacional.

Reseña Histórica 

La Droguería Patagonia, C. A., es una empresa familiar, creada el 25 de marzo del año 2013, la cual desarrolla sus actividades comerciales en Venezuela, dando respuesta a las necesidades existentes en el mercado. A pesar del poco tiempo constituida, tiene una buena experiencia y capacidad de abarcar todas las ciudades del país, ya que en su constante y sostenido crecimiento ofrece a los clientes unos productos de alta calidad, brindando atención  a la salud y garantizando los medicamentos naturales que produce, ofreciendo la mejor atención a sus clientes,  con la mayor responsabilidad y seriedad en el abastecimiento del mercado.

Localización Geográfica

La Droguería Patagonia, C.A. se encuentra ubicada en la Avenida Universidad, casa número 56-B del sector el Limón del Municipio Mario Briceño Iragorry del  Estado Aragua. La mencionada organización posee como números de contacto los siguientes números telefónicos; 0243-6150047 / 0414-0503220 y su dirección  de correo electrónico es la siguiente: drogueriapatagonia@hotmail.com  

Figura 1. Mapa satelital de la ubicación geográfica de La Droguería Patagonia, C.A.

Fuente: http//www.google.es/maps

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Misión

Exceder las expectativas de nuestros clientes con un servicio de calidad en la venta y distribución de medicamentos en diferentes regiones del país, para ser el más eficiente y efectivo distribuidor de productos naturistas de consumo a nivel nacional.

Visión 

Ser uno de los líderes en venta y distribución productos naturistas a nivel nacional, siendo un distribuidor seguro, confiable y eficiente de consumo masivo.

Estructura Organizativa

La empresa Droguería Patagonia, C.A. no cuenta con una estructura organizacional establecida, en consideración a esto los investigadores proponen  una estructura donde se establece una línea de mando directo, creando funciones y tareas estructuradas en un organigrama asignando por departamento, la operatividad, responsabilidad, subordinados de acuerdo a los niveles de autoridad. En atención a su realidad de personal conformado por (16) empleados se reconocen como áreas organizativas: la Presidencia (1 persona), Vicepresidencia (1 persona), un departamento administración (2 personas),  departamento de Recursos Humanos (2 personas), departamento de Ventas (6 personas), departamento de compras que tiene vinculación con el área de almacén (4 personas).

La existencia de un organigrama le va a permitir a la empresa Droguería Patagonia, C. A. visualizar las áreas, para así  distribuir sus funciones y tareas con la responsabilidad de cumplir con los objetivos trazados de cada departamento, para desarrollar eficientemente su trabajo en pro de trabajar en conjunto con los demás departamentos, aplicando los principios de la administración como son la planificación, control y ejecución.

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Figura 2. Estructura Organizativa  Droguería Patagonia C.A

Fuente: Los Autores (2015)

Descripción de Funciones

Presidencia: Sus funciones son planificar, organizar, dirigir, controlar, coordinar, analizar, calcular y deducir el trabajo de la empresa, además de contratar al personal adecuado, efectuando esto durante la jornada de trabajo.

Vicepresidencia: Dentro de esta función, el vicepresidente tiene un papel clave a la hora de prestar apoyo a las decisiones del presidente. La función del vicepresidente es mantener el mismo rumbo que había marcado el presidente hasta el momento.

Departamento de Ventas: El gerente de ventas es la persona encargada de dirigir, organizar y controlar un cuerpo o departamento de ventas. Dentro de sus principales funciones, tenemos las siguientes:

• Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus acciones y las del departamento, tomando en cuenta los recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo dichos planes.
• Establecer metas y objetivos.
• Calcular la demanda y pronosticar las ventas.
• Determinar el tamaño y la estructura de la fuerza de ventas.
• Reclutamiento, selección y capacitación de los vendedores.

Vendedores: desarrollan un trabajo basado en el conocimiento del mercado publicitario empresarial, donde comercializaran y asesoraran a las diferentes empresas, a través de la colocación de productos publicitarios, buscando el más alto nivel de diferenciación del producto y el servicio y así lograr la preferencia del cliente y la generación de flujo de caja operativo.

Asistente Administrativo: lleva el control administrativo e inventarios de material proporcional y publicitario, control de almacén y atención a representantes- desarrollo de presentaciones, informes, indicadores y estadísticos,  elaboración de requisiciones de compra, comunicados, cartas, correos electrónicos, manejo de proveedores y archivo y seguimiento a las necesidades de la red de distribuidores.

Departamento de Administración: El Departamento de Administración centra su actividad en el ámbito de la gestión de empresas e instituciones, contabiliza las facturas emitidas y recibidas, cobra a los clientes, paga a los proveedores y plantilla, y liquida los impuestos en las fechas correspondientes, abarcando todas las áreas funcionales participan en la administración de las organizaciones:

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