Proyecto Organización de Empresas

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TÉCNICO EN GERENCIA

ALUMNOS:

• LUCAS MONTANS
• JUAN BETARTE        
• HERMAN ASSIMONTTI

INDICE

Introducción                                                                                 3

Misión, Visión, Objetivos                                                                 3

Tamaño de la empresa                                                                 4

Organigrama                                                                                  4

Organigrama mejorado                                                                5

Mejoras al organigrama                                                                5        

Descripción de las funciones de las unidades                                          6        

Criterios de asignación de actividades                                                10        

Tipos de relaciones formales                                                                11

Relevamiento de un procedimiento y Flujograma                                        12

Mejoras del procedimiento                                                                13

Reingeniería                                                                                13

Bibliografía                                                                                15

1- INTRODUCCION

Costa Colonia Riverside Boutique Hotel se inauguró el 14 de enero de 2012. Cuenta con 62 habitaciones que van de 42 a 86 m2.

El hotel tiene 27 funcionarios divididos en 7 áreas: administración, reservas, recepción, housekeeping, restaurant, mantenimiento y gerencia. Las áreas con mayor cantidad de personal son recepción, restaurant y housekeeping.

Al tratarse de un hotel boutique, el foco está en el huésped. Nosotros no "alojamos gente" simplemente, sino que gestionamos su tiempo de ocio.

Nuestro trabajo es exitoso cuando logramos que se olviden de sus problemas y se enfoquen en vivir al máximo su experiencia. Si se van más felices de lo que llegaron, nuestro trabajo está cumplido.

MISION

“Costa Colonia Riverside Boutique Hotel tiene como objetivo brindar una atención personalizada a sus huéspedes para que se sientan especiales y como en casa. Cuenta con un personal calificado que debe trabajar para crear una “experiencia Costa Colonia” placentera, completa y única, y su objetivo será transmitir esa experiencia al cliente desde que realiza la reserva hasta que finaliza su estadía. Las metas se considerarán cumplidas si el huésped se va con una imagen positiva, ganas de volver y de recomendar la experiencia a otra persona.”

VISION

Ser una empresa líder en el departamento que ofrezca un servicio confiable, rentable y competitivo. Lograr el reconocimiento de los clientes satisfaciendo sus necesidades a través de un personal capacitado y comprometido.

OBJETIVOS

Generales: 
-Brindar mediante este servicio hotelera, una imagen de prestigio procurando el reconocimiento social y obtener la mayor rentabilidad.

Específicos:
-Colocar a la empresa en el liderazgo de calidad, en el servicio ofrecido.

-Satisfacer la demanda de los clientes para que los mismos vuelvan a elegir “Costa Colonia”                                                                                                  

-Mantener precios accesibles pero a la vez marcar la diferencia en lo que respecta a calidad del servicio e imagen de prestigio.

-Evaluar el grado de satisfacción del cliente y diseñar estrategias para el mejoramiento continuo

ORGANOS

El máximo órgano es el directorio, que es ocupado por los dueños de la empresa. Luego por debajo aparecen las 4 gerencias del hotel, las cuales son: Recepción, Housekeeping, Marketing y Reservas, Administración. Estas gerencias tienen un papel fundamental dentro de la empresa, ya que se encargan de dirigir y gestionar el trabajo de los empleados. Luego de las gerencias, aparecen más abajo los derivados de estos departamentos. El hotel cuenta con una asesoría contable.

El Criterio de departamentalización del hotel es por funciones, la cual consiste en agrupar actividades y tareas en relación a las funciones que se desarrollan en la empresa. Es la forma más sencilla y más utilizada por las empresas ya que consta de ventajas como: se mantiene el poder y el prestigio en las funciones principales; simplifica la capacitación; entre otros. Aunque también tiene desventajas, algunas de estas son: se resta importancia a los objetivos generales de la empresa; se limita el desarrollo de gerentes generales.

ORGANIGRAMA

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MEJORAS AL ORGANIGRAMA:

Al analizar el organigrama del Hotel Costa Colonia, el grupo estuvo de acuerdo en cambiar el órgano de mantenimiento decidió cambiarse de Front Desk a House Keeping. Debido a que las tareas que realiza son más acordes con dicho departamento.

En segundo lugar se optó por eliminar de la estructura el órgano de Cuentas corrientes, absorbiendo Contabilidad y Tesorería parte de las tareas relacionadas a dicho cargo.

Por último se observó que el Hotel no contaba con un departamento de Recursos Humanos, por lo que se creó el mismo dependiendo directamente de Gerencia, el cual cuenta con dos órganos: Reclutamiento y Selección; Capacitación. Este departamento será el responsable del reclutamiento, selección, inducción, capacitación y desarrollo de los colaboradores desde que ingresan a la empresa hasta el momento que deciden desvincularse.  

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DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES DE LAS UNIDADES Y LAS RELACIONES FORMALES ENTRE LAS UNIDADES

Hotel “Costa Colonia” ofrece un servicio de alojamiento, cuenta con un restaurant, piscinas, salas de juegos, gimnasio, entre otros. Es de destacar que la función sustantiva de esta empresa es brindar un servicio de calidad satisfaciendo las necesidades de los huéspedes. Las funciones de apoyo son los servicios de recreación, de gimnasio, las piscinas y el servicio de comida.

Las relaciones formales que se pueden ver en Costa Colonia son las siguientes:

1-Relación de subordinación debido a que cada colaborador tiene un superior al cual debe reportar.
2-Relacion de coordinación: cada departamento debe coordinar actividades y aunar esfuerzos para lograr de manera eficaz los objetivos de la empresa.

Es importante destacar las funciones del hotel “Costa Colonia”. Como función sustantiva, aquella principal del negocio, es el hospedaje de los clientes (Departamento de Marketing y Reservas). Como funciones de apoyo aquellas el Departamento de Front Desk, Departamento de House Keeping, Departamento de Administración.

Responsabilidades:

• Directorio: el objetivo del Directorio consiste en manejar eficazmente a la empresa y obtener la mayor rentabilidad posible.

• Designar todas las posiciones dentro de la estructura de la empresa.
• Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales y entregar las proyecciones de dichas metas a los involucrados.
• Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y sus análisis se estén ejecutando correctamente.
• Crear y mantener buenas relaciones con los clientes, gerentes corporativos y proveedores para mantener el buen funcionamiento de la empresa.
  

• Asesoría Contable:

• Asistir al Directorio y a la Gerencia en temas relacionados a la contabilidad.
• Realizar auditorías anuales para mejorar los procedimientos utilizados en la empresa.
  

• Gerencia:

• Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos.
• Conjuntamente con el Directorio crear y mantener buenas relaciones con los clientes, gerentes corporativos y proveedores para mantener el buen funcionamiento de la empresa.
• Cumplir con los objetivos de manera que el desempeño general de la empresa sea de alta calidad y satisfactorio.
• Controlar la administración, desarrollo y control del hotel.
• Realizar otras funciones afines que le sean designadas por el Directorio.
  

• Departamento de Front Desk: los colaboradores de esta área deberán permanecer sonrientes y predispuestos, esperando que se acerque un huésped para atender sus necesidades.

• Debe coordinar con los otros departamentos para el correcto funcionamiento en todo lo que concierne al huésped.
• Recepción del cliente, tratarlo con amabilidad y cortesía.
• Identificar necesidades de huéspedes teniendo una comunicación eficaz y fluida.
• Satisfacción al cliente, desde que ingresa hasta que se retira del hotel.
  

• Recepcionistas:

• Recibir a los huéspedes.
• Vender y asignar habitaciones.
• Dar información general el hotel.
• Hacer el registro de entrada del huésped.
• Revisar el reporte de habitaciones hecho por ama de llaves.
  

• Mantenimiento:

• Estar pendiente de las distintas áreas del hotel.
• Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral establecidos por la organización.
• Mantener en orden el sitio y el equipo de trabajo, reportando cualquier anomalía.
• Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas.
  

• SPA:

• Esta área de recreación debe motivar a los huéspedes, haciéndolos sentir relajados.
• Mantener el SPA en condiciones excelentes.
  

• Departamento de House Keeping: Mantener limpias todas las áreas del hotel es la razón de ser de este departamento, además de establecer un sistema de seguimiento para garantizar el estado permanentemente.

• Mantener excelentes condiciones de limpieza y conservación de todo el hotel.
• Se encarga de cuidar la belleza física y estética del hotel, además de proporcionar las atenciones especiales que requiera el huésped.  

• Mucamas: Realizar la limpieza y acomodo de las habitaciones del Centro, garantizando la calidad en el cumplimiento de sus servicios. Asimismo, enviar la ropa sucia a la lavandería. En caso que se requiera deberá colaborar con las funciones de limpieza del resto del Centro.

• Revisar su carrito para renovarlo de lo necesario.
• Enviar la ropa sucia a la lavandería.
• Limpieza de baños en áreas públicas.
•  Limpieza de las demás áreas del hotel, según programación de actividades.
  

• Lavandería:

• Control e inventario de toda la ropa del hotel.
• Lavado, planchado y reparación de dicha ropa.
• Cumplir con los lavados en un plazo de un día.
  

• Departamento de Marketing y Reservas:

• Maximizar el desempeño comercial del establecimiento.
• Planificar el uso de recursos de la forma más eficiente.
• Captar y manejar solicitudes de reservas.
• Determinar la disponibilidad del hotel y cotizar las tarifas de las habitaciones.

• Marketing:

• Responsable de supervisar y evaluar estudios de mercado para analizar posibilidades de crecimiento y debilidades que deben ser solucionadas.
• Estudiar el mercado y la competencia para generar ventajas competitivas.
• Establecer las pautas y definir la imagen del hotel.
•  Se encarga de mantener unificada la imagen corporativa de la institución y de establecer una guía de ejecución de prácticas para consolidar el perfil del establecimiento.

• Reservas:

• Principal objetivo es vender habitaciones.
• Tomar y computar reservas.
• Elaborar reportes de actualización de reservas.
• Apoyar a los responsables del departamento en sus actividades.
• Atender sugerencias y quejas de los huéspedes en el hotel en cuanto a la asignación de habitaciones y reservaciones.
• Monitorear la disponibilidad de habitaciones
• Asistir al personal de recepción en el proceso de check in/ check out cuando sea necesario.
  

• Departamento de Administración:

• Controlar las operaciones financieras de la empresa.
• Tener conocimiento de los ingresos-egresos.
• Elaborar planes a largo y corto plazo que mejoren las rentabilidades.
  
  
  

• Tesorería:

•  Aplicar las medidas necesarias para la prevención de errores en cuanto al manejo del efectivo, la caja y los bancos. 
• Brindar la información oportuna sobre la liquidez y de todas las transacciones comerciales y financieras.
• Realizar los pagos que correspondan.
• Control de los recursos disponibles.
  
  

• Contabilidad:

• Recepcionar, procesar y registrar toda la documentación relacionada a gastos e ingresos del hotel.
• Verificar y hacer seguimiento de los recursos de dicho hotel.
  

• Cuentas corrientes:

• Controlar exhaustivamente todas las operaciones con cuentas corrientes.
• Elaborar diariamente informes y entregarlos a Gerencia para que evalúen las situaciones.
  

• Compras:

• Conseguir los productos, materiales y equipos que soliciten los colaboradores del hotel.
• Hacer los envíos de mercadería a los distintos departamentos de la empresa.
• Administrar el programa de entregas.
• Mantener los contactos oportunos con proveedores para analizar las características de los productos, calidades, condiciones de servicio, precio y pago.
• Presentar a sus clientes internos las ofertas recibidas, haciendo indicaciones y sugerencias oportunas sobre los proveedores, oportunidades de compra y los distintos aspectos de la gestión realizada.
• Búsqueda de proveedores alternativos que puedan suministrar los mismos productos o materias primas en mejores condiciones de plazo, calidad y precio que los actuales.

CRITERIOS DE ASIGNACION DE ACTIVIDADES

Después de decidir el criterio de departamentalización a utilizar en la organización, es necesario resolver qué actividades concretas deberá llevar a cabo cada grupo.
Es importante establecer también las líneas divisorias exactas entre las actividades, ya que por lo general están estrechamente relacionadas. Más aun cuando surjan nuevas actividades, o crezcan las existentes.

Criterios de asignación de actividades:

- Por afinidad u homogeneidad: Si una actividad es muy afín con otra, será conveniente que estén relacionadas y bajo la misma dependencia.
- Por máximo uso: El órgano que más uso hace de un servicio es el que lo administra.
- Por oposición de intereses: una actividad de control no debe depender del órgano a controlar.
- Por interés de un jerarca: para ejemplificar este criterio, la función de marketing, depende de la gerencia de comercial. A dicho gerente no le atrae dicha función y no le encuentra la utilidad. Es por ello que la Gerencia General decide crear un nuevo departamento, en este caso por desinterés por parte del jerarca. Por el contrario tal vez otro jefe crea necesario tener bajo su función para por ejemplo seguir de cerca una promoción.
- Para asegurar una atención correcta: El responsable de la función no la cumple. Transitoriamente se le asigna la misma al jefe de otro servicio para que reciba una mejor atención.

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