SISTEMA DE VENTAS PARA LA EMPRESA LIMACHEM INGENIEROS S.R.L

SISTEMA DE VENTAS PARA LA EMPRESA LIMACHEM INGENIEROS S.R.L.

1.1 Introducción

Este documento presenta toda la información concerniente al proyecto propuesto para el área de Ventas de la empresa Limachem Ingenieros, teniendo en cuenta las problemáticas de esa área y la situación actual de la empresa manejado a través del modelado de casos de uso del negocio, teniendo toda esa información podremos proponer soluciones que mejore el funcionamiento del proceso de ventas.

1.2 Antecedente de la Organización

1.2.1 Nombre del Proyecto

“SISTEMA DE VENTAS PARA LA EMPRESA LIMACHEM INGENIEROS S.R.L.”

1.2.2 Principales características

Empresa o Institución beneficiaria donde se implementará:

La Empresa Limachem Ingenieros S.R.L. ubicada en Jr. Pacho Fierro, Nº 3583 - Los Olivos. Teléfono (511) 485-2991, se dedica a la importación y distribución de fragancias industriales, perfumería, aceites esenciales y sabores, brindando un servicio de calidad por más de 10 años.

1.3 Situación Actual de la Organización.

Para definir la situación actual de la empresa nos basamos en información que obtuvimos a través de una entrevista que se hizo a la administradora de la empresa que también es la que más interviene en todos los procesos que se ejecuta en la empresa

Podemos decir que el proceso de venta actual es lento ya que el sistema que cuenta actualmente la empresa es lento y se cae, esto genera que la empresa pierda clientes.

Las personas involucradas con el sistema está conformada por el Administrador, secretaria, gerencia de venta y el personal de almacén, cabe mencionar que estos interactúan entre sí para realizar el proceso de venta, ya que depende para poder brindar el servicio de venta.

El tiempo que demora la secretaria en verificar el tipo de usuario, además de realizar la solicitud de pedido y con eso lleva permitir su ejecución y envase de dicho pedido actualmente este sistema tiene problemas ya que se demora mucho ya que no está automatizado, además presenta falta de capacitación a nivel almacén.

Actualmente algunos de los usuarios del sistema que cuenta la empresa no lo usan por diversos motivos.

Con respecto a las herramientas de soporte tiene:

Actualmente la empresa cuenta con las siguientes herramientas que sirven de apoyo en los procesos del área:

Hojas de cálculo: Almacenan la información registrada de los productos en stock.

Archivadores: Donde se encuentran los file del cliente, es decir todo el historial de compra desde el primer día.

Cuaderno de Ocurrencias: Almacena los equipos, mobiliario, herramientas y que ingresa a la empresa Además de cualquier situación inusual que se observe.

Sistema informático: Es el programa que almacena todo lo ocurrido en la empresa, ventas, almacén, etc., lo malo que no todos los trabajadores lo usan ya que algunos no lo entienden.

Se evaluará la organización, es decir se conocerán los factores que rigen a esta, como por ejemplo su visión, misión y se identificarán los individuos importantes que laboran en ella, para tener un concepto claro de estos stakeholders que se verán afectados por la implantación de un nuevo sistema.

También será necesario identificar los procesos importantes de esta organización, y las actividades que están incluidas en cada uno de ellos. Por esta razón especificaremos los diferentes casos de uso de negocio y evaluaremos porque es que se van a automatizar.

1.4 Organigrama actual

1.5 Problema Encontrado

Cuando fuimos a hacer la entrevista se encontró los siguientes problemas:

El problema Actualización del Stock

Impacta en A la hora de verificar el stock del producto, siempre se solicita al área de almacén si existe o no.

Una oportunidad sería Implementar un sistema que permita seleccionar la forma de pago deseada, según la opción escogida evaluar, verificar para su posterior cancelación.

El problema Variación continua del tipo de cambio del dólar

Impacta en Ya que la empresa compra en dólar, debe venderlo en dólar pero debemos tener en cuenta que la moneda nacional es el nuevo sol y en el sistema que actualmente tiene la empresa esto es un problema ya que ciertos usuarios tienen permisos para cambiar ya si lo hace cualquier persona, los empleados pueden robar a la empresa.

Una solución exitosa sería Implementar un sistema que permita registrar el tipo de cambio del día una sola vez y se quede guardado por el resto del día para que así la administradora no tenga que estar escribiendo continuamente el tipo de cambio a la hora de la venta.

El problema Falta de Orden en Almacén para poder ubicar el producto.

Impacta en La entrega de la lista de pedidos realizada por el cliente.

Una solución exitosa sería Desarrollar un sistema que clasifica el stock de los productos que tiene la empresa LimaChem, luego que brinde la información deseada para poder ubicar al producto de manera rápida para su envase. Eso también nos permite reordenar los productos el área de almacén con sticker que tengan un código de clasificación y además de estar estandarizados en Almacén por Tipo.

1.6 Definición del proyecto

1.6.1 Contexto

El área de ventas de la empresa Limachem se encuentra enmarcada en la estructura organizativa de la empresa, colaborando con sus servicios tanto al público interno como externo de la organización.

El sistema de ventas actual de Limachem Ingenieros se realiza de dos formas manual e informática, se realiza estas dos formas porque algunos de los trabajadores de la empresa no se acostumbren a utilizar el sistema informático

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