Auditoria en Sistemas Laboratorio Diregido CASO LA TUNERA S. A.

PROCESO

DESCRIPCION

Gestión de Pedidos

Los   pedidos ingresaban a la fábrica por vía fax, teléfono, email y Facebook (100 mil anuales)

La secretaria  de ventas era la encargada  de recibir, clasificar  y enviar las órdenes  de compra  a los facturadores, quienes verificaban el estatus del cliente con el departamento de créditos y cobros, para dar si el procedimiento adecuado en cada caso.

Almacén

Una vez facturado los artículos, el facturador llevaba las copias al encargado de exportaciones, quienes procedían a separar las dos copias superiores de la factura y la colocaba en sobre marcado “contiene factura”, y unía con una grapa el sobre por detrás del grupo de papales de facturación.

Ventas.

Diariamente se revisan las facturas de ventas contra las órdenes de compras y salidas de bodega para comparar códigos, precios y cantidades.

Cuentas por Cobrar

Diariamente se hacía un corte de caja y se procedía a llenar la boleta de depósito para el banco prescrito por el Jefe de Tesorería.  El depósito lo realizada el piloto repartidor quien se lleva todo el dinero al banco en efectivo en una bolsa de papel muy bien resguardada y a diferentes horas del día.   Se preparaban estados de cuentas mensuales y un balance de comprobación.   Luego se imprimía un reporte con el estatus de los clientes y los pagos realizados durante el mes.

Cobros, Referencias y Cuentas nuevas

No existe un procedimiento definido de cómo autorizar créditos, el encargado   se basaba más en apreciaciones y en la confianza más que en cumplir con un procedimiento, pero hay que recordar que la experiencia y la confianza son factores de éxito según expertos en motivación personal.

Informe de ventas e inventarios

Diariamente a través del sistema, se emitía un reporte de ventas, y mensualmente se preparaban informes de ventas por cliente, haciendo figurar la cantidad y valor de los productos por cliente, dentro de cada territorio  de  ventas.    Se  preparaban  resúmenes  de  la  actividad  de  ventas  tanto  al  extranjero  como nacional

Control de inventarios

Los reportes de existencias se actualizaban cada semana.  Se recibía un aviso cuando ocurrí una carencia por más de veinticuatro horas de tramitación de los pedidos.   En este caso, era responsabilidad de la sección de inventarios asegurar una fecha de producción definida (coordinadamente con la función de programación) o tratar de surtir la mercancía, faltante, tomándola de la bodega de algún cliente que las tuviese en exceso (pedidos en stock).

Compras

Las compras se dividen en dos categorías básicas:   materias primas y semiterminadas y artículos de oficina. Las  materias  primas  y  semi-terminadas  se  compraban  mediante  el  sistema  de  concurso.  Todas  las órdenes de compra mayores de Q 50 mil requerían tres cotizaciones. Si el pedido era menor de Q 30 mil, procedía a aprobar la requisición (si es que había sido expedida) a tomar la nota de la cantidad, descripción, vendedor y precio en una hoja de papel que pasaba a las secretarias que redactaban las órdenes de compras.

Cuentas por Pagar

Las copias de las órdenes de compra se ingresaban diariamente al sistema.  Al recibir la factura aprobada por el departamento de compras, se comparaba con las órdenes de compra pendiente.

Para validar un pago era necesario que cumpliese con los siguientes requisitos:

i.  Las claves estuviesen completas y correctas

ii. Que los descuentos fuesen lo que debían de ser

iii. Que hubiese coincidencia entre el importe del cheque y el de la factura

iv. En el caso de pago con fotocopias que llevara el visto bueno del contador general.

Egresos – Desembolsos

La sección de egresos separaba el original del cheque del comprobante de pago aprobado y procedía a recabar la firma autorizada, que en este caso tenía el gerente general, el contador general y el tesorero. Todos los documentos de respaldo se cancelaban y retornaban a la sección de pagos para ser archivados. Se llevaba un registro diario de los cheques firmados o transferencias directas vía online.  Los originales de los cheques cancelados eran archivados en la sección de egresos con posterioridad a su cancelación.

Trimestralmente la sección de pagos desprendía de los documentos cancelados comprobatorios de pagos, con más de dos años de antigüedad y únicamente quedaba un reporte en el sistema.  Los registros se devolverán para ser archivados y eventualmente destruidos después de haber sido conservados por un período de tres años sin tener en cuenta los años que establece la ley tributaria en cuanto a la prescripción de documentos.   El tesorero era responsable del más alto nivel de los egresos, así como de las más actividades de crédito.

Procesamiento de información y resultados

Por medio del contador general quien es la persona encargada de elaborar los estados financieros mensuales, el pago de impuestos correspondientes.  Este reportaba al contador y tenía bajo su cargo al facturador, bodeguero y auxiliares de contabilidad.   El contralor era responsable de la preparación de informes financieros así como de las cuentas por pagar, cuentas por cobrar, procesamiento de datos y sección de correo electrónico.

Los análisis no repetitivos se preparaban según fuese necesario.  Esta clase de informes solía analizar el rendimiento sobre las inversiones en equipo e instalaciones, así como de la utilidad de fabricar determinados productos.   Se efectuaban también comparaciones de rendimientos y posibles utilidades sobre nuevos desembolsos de importancia

Control establecido

Actividad de Control

Los pedidos se reciben via fax, teléfono, email y Facebook

La secretaria de ventas es la encargada de recibir y clasificar las órdenes de compras a los facturadores, quienes verifican el status del cliente.

Los documentos de embarque se entregan al encargado de exportaciones

Una vez facturado los artículos, el facturador lleva las copias al encargado de exportaciones

Todos los documentos de embarque se entregaban al encargado de exportaciones y la lista de empaque se dejaba pendiente para entregar al transportista (el flete era pre-pagados por la Compañía)

El sistema actual no permite llevar el detalle de los saldos pendientes de embarcar pero información que están trabajando en ello fuertemente.

De las ventas realizadas se informa diariamente a contabilidad para verificar los códigos, precios y cantidades de los artículos actualizar los saldos del inventario y con referencia a las cuentas por cobrar no se llevan registros actualizados.

La gerencia verifica e informa al final del día sobre el total de las ventas realizadas, para mantener actualizado el listado de clientes e inventarios.

Se hace corte de caja a diario y el jefe de tesorería realiza la boleta de depósito.

El deposito lo realiza el piloto repartidor en horario diferente.

El contador tiene el password de supervisor de todos los sistemas

El contador provee los accesos a los sistemas cuando le son requeridos

Los pagos recibidos por el departamento de créditos, se enviaban al departamento de cuentas por cobrar, con una copia de la carta del cliente

En el caso de las cuentas que no hubiesen podido ser cobradas, se procedía a indagar la correspondencia hasta llegar a un resultado satisfactorio y al tener mas de dos años de no cobrada la factura se enviaba al departamento jurídico de la compañía

Diariamente a través del sistema, se emitía un reporte de ventas, y mensualmente se preparaban informes de ventas por cliente, haciendo figurar la cantidad y valor de los productos por cliente, dentro de cada territorio  de  ventas

Se  preparaban  resúmenes  de  la  actividad  de  ventas  tanto  al  extranjero  como nacional

Los reportes de existencias se actualizaban cada semana

Se recibía un aviso cuando ocurrí una carencia por más de veinticuatro horas de tramitación de los pedidos.   En este caso, era responsabilidad de la sección de inventarios asegurar una fecha de producción definida (coordinadamente con la función de programación) o tratar de surtir la mercancía

En las  compras se dividen en dos categorías: materias primas y semiterminadas y artículos de oficina

Las  materias  primas  y  semi-terminadas  se  compraban  mediante  el  sistema  de  concurso.  Todas  las órdenes de compra mayores de Q 50 mil requerían tres cotizaciones

Las copias de las órdenes de compra se ingresaban diariamente al sistema

Al recibir la factura aprobada por el departamento de compras, se comparaba con las orden de compra pendiente.

Si la factura no pudiese ser aprobada a su recibo, tenía que pasar al departamento de origen antes de pasar adelante.  En caso que hubiera varios pagos a efectuarse a un proveedor, todos se procesaban juntos.

Para validar un pago era necesario que cumpliese con los siguientes requisitos:

i.      Las claves estuviesen completas y correctas

ii.      Que los descuentos fuesen lo que debían de ser

iii.      Que hubiese coincidencia entre el importe del cheque y el de la factura

iv.      En el caso de pago con fotocopias que llevara el visto bueno del contador general.

La sección de egresos separaba el original del cheque del comprobante de pago aprobado y procedía a recabar la firma autorizada, que en este caso tenía el gerente general, el contador general y el tesorero

Todos los documentos de respaldo se cancelaban y retornaban a la sección de pagos para ser archivados. Se llevaba un registro diario de los cheques firmados o transferencias directas vía on line.  Los originales de los cheques cancelados eran archivados en la sección de egresos con posterioridad a su cancelación

Por medio del contador general quien es la persona encargada de elaborar los estados financieros mensuales, el pago de impuestos correspondientes

Este reportaba al contador y tenía bajo su cargo al facturador, bodeguero y auxiliares de contabilidad.   El contralor era responsable de la preparación de informes financieros así como de las cuentas por pagar, cuentas por cobrar, procesamiento de datos y sección de correo electrónico.

Se efectuaban también comparaciones de rendimientos y posibles utilidades sobre nuevos desembolsos de importancia.