GENERALIDADES DE LA ADMINSITRACION DOCUMENTAL

2. A. OBJETIVOS QUE DEBE PERSEGUIR LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Partiendo de la idea de que la Administración Documental debe ser concebida como una herramienta administrativa cuya finalidad debe ser la de ejercer un tratamiento adecuado y oportuno a la información documental, facilitando la manipulación y conservación de la misma; de acurdo a la normatividad archivística propia de cada Nación y las políticas y procedimientos delineados por la organización con respecto a la gestión de su información y administración de sus documentos, esta debe enfocarse en lograr uno objetivo general como es de servir de apoyo a la Organización en las actividades administrativas planificando, organizando, controlando y evaluando la documentación producida y recibida por las distintas áreas desde su origen hasta su destino final con, y unos específicos como son:

• Definir e implementar los procedimientos necesarios para llevar a cabo la tramitología con los documentos producidos y recibidos en la Organización.

• Responder veraz y oportunamente con la información documental requerida por los clientes internos y externos de la organización.

• Garantizar una efectiva trazabilidad de los documentos desde su inicio hasta su disposición, de acuerdo a lo dispuesto por la normatividad archivista que regula Vs la necesidad de consulta y manipulación de la información que la organización tenga.

• Garantizar permanentemente la conservación, organización y su fácil acceso a la documentación archivada.

• Facilitar y garantizar la adecuada organización y mantenimiento de los archivos.

• Establecer un control racional y ordenado de los documentos que se manejan.

• Buscar la reducción de costos y espacio en los procesos etapas de organización, búsqueda y conservación de documentos.

2. B. ENSAYO SOBRE EL PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL EN LAS EMPRESAS

INTRODUCCIÓN

La Administración Documental en términos generales tiene un papel muy amplio dentro del marco empresarial, ya que su funcionalidad primordial es el de ofrecer información de forma precisa, ágil y oportuna. Por lo anterior, es lógico determinar que por ende; la persona formada y preparada para desempeñarse en este rol debe estar en capacidad y tener todo el potencial de definir y poner en marcha planes y programas de Gestión documental, como también brindar soluciones adecuadas a los requerimientos y necesidades de la organización de una forma efectiva y concreta.

En el campo profesional, el Administrador documental debe estar formado para regular la función archivística en las empresas, formular normas y políticas que faciliten la gestión Documental dentro de las mismas, por lo cual hace enmarcarlo como una fuerza de trabajo con funciones de mucha responsabilidad. Es por esta razón que las organizaciones deben considerar a este profesional en el campo, como una ficha clave para el buen desempeño de la Gestión empresarial, lo cual se hace necesario que el área de Recursos Humanos defina, establezca analice y documente su perfil de cargo basado en competencias enfocado que cumpla con los requerimientos y el enfoque estratégico de la organización.

DESARROLLO

En términos generales; el papel del Administrador Documental en una organización se compone de las siguientes funciones:

• Desempeñar los procesos necesarios para la adecuada conservación y preservación de la información documental.

• Proporcionar un óptimo servicio a los clientes internos y externos de la organización en los momentos de requerimientos de información.

• Implementar y ejercer adecuados mecanismos y procesos de recepción, clasificación, organización, sistematización, archivo y disposición final de la documentación de la empresa.

• Implementar y garantizar el cumplimiento de las normas vigentes sobre el manejo documental y las reglas implementadas de la organización con respecto al préstamo y devolución de documentos.

• detectar problemas de estructura, almacenamiento y organización de la documentación y plantear las posibles soluciones a la gerencia para la designación de los recursos económicos, humanos, entre otros necesarios para su implementación.

Para que el Administrador Documental

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